Protokollförare på bolagsstämma

Utseende av protokollförare

Det finns inga särskilda regler eller kvalifikationer för protokollförare i lagstiftningen. Protokollföraren utses av stämmoordföranden. Ordföranden ska se till att protokoll förs och kan ta på sig arbetet själv. Därför väljer inte stämman protokollförare även om det är rimligt att protokollföraren presenteras för aktieägarna och antecknas i protokollet, till exempel med skrivningen ”Det antecknas att ordföranden gett [NN] i uppdrag att föra protokoll vid dagens bolagsstämma”.

Det är vanligtvis fallet att ordföranden sköter själva ordförandeskapet på stämman och låter någon annan sköta protokollet. Protokollföraren utses av stämmoordföranden på enklast möjliga vis genom en kontakt innan stämman. Det finns inga restriktioner för vem som får vara protokollförare, men det är lämpligt för stämmans självständighet att protokollförare inte är en person ur bolagets styrelse eller företagsledningen, även om det är vanligt.

Många gånger agerar protokollförare även sekreterare till stämmoordföranden som är denna behjälplig med beslut, underlag, förslag, röstning och information. Mycket kan hända vid en större bolagsstämma och ordföranden har ofta god hjälp av en sekreterare. I lagen finns dock inga regler om sekreterare och rollerna är inte direkt utbytbara.

Protokollförarens arbetsuppgift

Protokollföraren ska upprätta och underteckna protokollet genast efter stämman. Tidsramen bestäms av att protokollet ska hållas tillgänglig för aktieägarna senast två veckor efter stämman. Det är därför lämpligt att ha förberett ett protokoll baserat på Dagordning och de ärenden som förväntas komma upp på stämman.

Vid tidpunkten då protokollet presenteras för aktieägarna bör protokollet även vara justerat av stämmoordföranden och valda justerare. Därför är färdigställandet av protokollet ett arbete som kräver viss kommunikation och samarbete, vilket måste ske inom tvåveckorsfristen. Särskilt om det finns kontroversiella beslut eller olika åsikter kan tiden kännas kort.