För att bolagsstämman ska kunna fatta beslut krävs att ärendena beskrivs och läggs fram på ett sätt som kan möjliggöra röstning. Att ordna framförda förslag på ett sådant sätt att stämman kan fatta beslut i de ärenden som finns på dagordningen är en ordningsfråga som stämmoordföranden har ansvaret för och som föregår varje beslutsärende.
Stämmoordföranden leder acklamation
Det normala är att stämmobesluten fattas med hjälp av Acklamation. För att det ska fungera måste dock stämmoordföranden lägga fram ärendet på ett sätt så att beslutet kan fattas med Ja- eller Nej-rop.
Stämmoordförande eller annan funktionär redogör för ärendet och framställda förslag. Andra behjälpliga funktionärer kan till exempel vara valberedningens ordförande eller en så kallad ropare.
Stämmoordföranden klargör förslagen till beslut och hur röstningen ska gå till, till exempel i vilken ordning förslagen kommer att presenteras för stämman. Ordföranden ställer så kallade propositioner baserade på de olika förslagen i ett ärende, ett förslag i taget. Ordföranden frågar då aktieägarna om de vill bifalla förslaget. Till exempel ”Vill stämman bifalla styrelsens förslag?”.
Aktieägarna förväntas att ljudligt svara bifallande genom att ropa Ja eller nekande genom att ropa Nej. Ordföranden lyssnar noga till deltagarnas reaktioner. Metoden är alltså ett öppet förfarande där varje stämmodeltagare kan höra hur andra aktieägare röstar.
Stämmoordförande tolkar utfallet och uttalar sin uppfattning om vilket av förslagen som fått majoriteten av rösterna. Ordföranden sammanfattar röstningen med att uttala stämmans beslut, till exempel ”Jag finner att stämman beslutat att bifalla styrelsens förslag”.
Efter att ha uttalat sin uppfattning om stämmans förslag väntar ordföranden en kort stund för att se om någon stämmodeltagare begär omröstning, vilket en aktieägare alltid har rätt till. Om det inte begärs omröstning klubbar ordföranden beslutet som då får anses giltigt och bindande.
Beslutet förs till protokollet av protokollföraren.
Stämmoordföranden leder omröstning
Omröstning ska alltid ske om någon av aktieägarna begär det. Det räcker med att en enda av aktieägarna begär omröstning, det krävs alltså inte någon särskild andel av de närvarande. Ordföranden bör lämna utrymme för en begäran om omröstning efter en acklamation och det att ordföranden uttalat sin uppfattning om vad stämman beslutat, men före det att beslutet klubbats. Omröstning är en långdragen procedur och bör användas sparsamt, egentligen endast i de fall där det exakta röstetalet har betydelse.
En omröstning kan vara antingen Öppen omröstning eller Sluten omröstning. Huvudregeln vid bolagsstämmor i aktiebolag - efter att acklamation prövats - är att omröstning ska ske öppet, även vid val av bolagsfunktionär. Bolagsstämman kan besluta om sluten omröstning med enkel majoritet, det är inte något en enskild aktieägare har rätt att få till stånd (utom vid ett val av bolagsfunktionär i kupongbolag).
En eller flera aktieägare begär omröstning, normalt muntligen på stämman genom att ropa ”Omröstning!” eller ”Votering!”. Ordföranden konstaterar och uttalar att omröstning är begärd.
Beroende på vad det finns för teknik tillgänglig på bolagsstämman kan omröstningen äga rum på olika sätt:
Fullständig omröstning, som innebär att styrelseordföranden frågar var och en av de röstberättigade enligt röstlängden hur de röstar. Detta är givetvis mycket omständligt vid en stämma med många närvarande aktieägare.
Kumulativ omröstning, som innebär att stämmoordföranden frågar röstberättigade enligt en röstlängd sorterad efter storleken på röstinnehavet. Ordföranden fortsätter fråga och adderar successivt rösterna till dess att tillräcklig majoritet uppnåtts eller förslaget fallit. I bolag med koncentrerat aktieägande räcker det ofta med att veta hur de fem - tio största aktieägarna röstar.
Omröstning genom handuppräckning och manuell rösträkning. Särskilda rösträknare kan hjälpa stämmoordföranden och protokollföraren att räkna uppräckta händer. Metoden kan kombineras med olikfärgade pappersark för att rösta på olika förslag.
Omröstning med hjälp av elektronisk utrustning som görs tillgänglig vid stämman, till exempel elektroniska röstdosor till varje aktieägare eller gemensamma röststationer.
Vid omröstning i börsbolag finns en regel som föreskriver att om en aktieägare så begär ska bolaget i stämmoprotokollet eller bilaga redovisa utfallet av omröstningen i detalj.