Arbetsgivare måste dels betala sociala avgifter enligt lag, t.ex. arbetsgivaravgifter, dels betala avgifter enligt avtal, t.ex. avgifter till AFA/FORA (tidigare AMF). FORA (www.fora.se) och Alecta (www.alecta.se) hanterar arbetsmarknadsförsäkringarna. Avgifterna till AFA/FORA omfattar bl.a. premier till avtalsgruppsjukförsäkring (AGS), avgångsbidrag/ersättning (AGB), trygghetsförsäkring vid yrkesskada (TFY) samt tjänstegrupplivförsäkring (TGL). I avgiften till AFA/FORA ingår även premien för tilläggspension för kollektivanställda. Arbetsgivare som tecknat pensionsförsäkring för tjänstemän enligt ITP-planen tillsammans med TGL hos Alecta får avgiften för båda försäkringarna på samma räkning. Kostnaden för TGL bokförs normalt på konto 7411 Premier för kollektiva pensionsförsäkringar (BAS 2024).
Underlaget för avgifterna är utbetald bruttolön inklusive sjuklön, övertidsersättning, semesterlön/semesterersättning. Under året debiterar FORA företagen preliminära avgifter (som grundar sig på tidigare inrapporterade löneuppgifter) varje jämn månad. Efter årets slut görs en slutavräkning utifrån faktiskt utbetalda löner under kalenderåret. Slutavräkningen kan antingen innebära att företaget måste göra extra inbetalning eller få pengar tillbaka. Enligt god redovisningssed och praxis reserveras FORA-avgifterna normalt i bokslutet, inte bara avseende under kalenderåret utbetald lön utan även på löneskulder och semesterlöneskulder.
Mer information om vad som ingår i löneskatteunderlaget kan hämtas på Alectas webbplatswww.alecta.se, Alecta pensionsförsäkringar.
Löpande bokföring
Följande konton kan enligt BAS användas för denna typ av försäkringar och avgifter:
1688 Fordran arbetsmarknadsförsäkringar
Utifrån försäkringsgivarens årsavräkning debiteras kontot i bokslutet för det belopp som utgör fordran på AFA/FORA eller liknande. Motkonto är 7571.
2253 Avsättning särskild löneskatt, deklarationspost
Kontot krediteras i bokslutet för avsättning till särskild löneskatt på pensionskostnader (SLP) som inte ska dras av (s.k. direktpension). Motkonto är 7532.
2943 Beräknad upplupen särskild löneskatt på pensionskostnader, deklarationspost
Kontot krediteras i bokslutet för avsättning till särskild löneskatt på pensionskostnader (SLP) som inte ska dras av. Avdrag för SLP görs samma år som avdrag medges för pensionskostnaden. Motkonto är 7532. Resultatet ska justeras i deklarationen. I avgiften till AFA/FORA ingår även premien för tilläggspension för kollektivanställda. Kostnaden för denna kommer därför att redovisas på konto 7572.
2951 Upplupna avtalade arbetsmarknadsförsäkringar
Kontot krediteras i bokslutet för upplupna arbetsmarknadsförsäkringar som ska dras av. Motkonto är 7571. Beskattningstidpunkten följer god redovisningssed. Den del som avser upplupna pensionsförsäkringspremier som inte ska dras av redovisas på konto 2959.
2959 Upplupna avtalade pensionsförsäkringspremier, deklarationspost
Kontot krediteras i bokslutet för upplupna pensionsförsäkringspremier som inte ska dras av. Enligt HFD 2011 not 42 ska upplupna pensionsförsäkringspremier dras av dels om de avser arbete som utförts under beskattningsåret och dels har betalats senast så företaget ska ha avlämnat sin inkomstdeklaration för det aktuella beskattningsåret. Motkonto är 7572. Resultatet ska justeras i deklarationen. Upplupna pensionsförsäkringspremier som ska dras av redovisas på konto 2951.
7532 Särskild löneskatt på pensionskostnader, deklarationspost
Kontot debiteras i bokslutet för kostnader för SLP som inte ska dras av vid årets taxering - även SLP som har beräknats på pensionskostnader som inte ska dras av (se konto 7572). Motkonto är 2253 eller 2943. Saldot på kontot ska justeras i inkomstdeklarationen.
7570 Premier för arbetsmarknadsförsäkringar
Kontot debiteras i den löpande bokföringen för arbetsgivarens avgifter till AFA/FORA (tidigare AMF). Avgifterna till AFA/FORA omfattar bl.a. premier till avtalsgruppsjukförsäkring (AGS), avgångsbidrag/ersättning (AGB), trygghetsförsäkring vid yrkesskada (TFY) samt tjänstegrupplivförsäkring (TGL). I avgiften till AFA/FORA ingår även premien för tilläggspension för kollektivanställda. Arbetsgivare som tecknat pensionsförsäkring för tjänstemän enligt ITP-planen tillsammans med TGL hos Alecta får avgiften för båda försäkringarna på samma räkning. Kostnaden för TGL ska bokföras på konto 7411 Premier för kollektiva pensionsförsäkringar.
Vid behov kan kontot underindelas i underkontona 7571 respektive 7572:
7571 Arbetsmarknadsförsäkringar
Kontot debiteras i den löpande bokföringen för försäkringsavgifter till AFA/FORA och liknande försäkringar. Kontot används i bokslutet för upplupna kostnader för arbetsmarknadsförsäkringar - med undantag för pensionsförsäkringspremier som inte ska dras av och som bokförts på konto 7572 och 2959. Motkonto är 1688 respektive 2951.
7572 Arbetsmarknadsförsäkringar pensionsförsäkringspremier, deklarationspost
Kontot debiteras i bokslutet för den del av arbetsmarknadsförsäkringskostnaderna som avser pensionsförsäkringspremier som inte ska dras av. Motkonto är 2959. Saldot på kontot ska justeras i inkomstdeklarationen.
Se uppslagsordet Arbetsmarknadsförsäkringar, Arbetare i Rätt Lön.
Bokslut
Vid bokslutet har företagen normalt löneskulder, t.ex. för inarbetade men ännu ej utbetalda löner och semesterlöner, löner och ersättningar. Under året betalade avgifter till FORA är avdragsgilla. Den normala betalningen till Collectum föranleder inte någon reservering i bokslutet om företaget bara rapporterat aktuell månadslön.
I början på året lämnar företaget uppgift om föregående års lönesumma, utifrån vilken AFA/FORA gör en slutavräkning. Av denna framgår om företaget har en skuld till eller fordran på FORA per den 31 december. Vid brutet räkenskapsår får företaget själv räkna ut skulden/fordran utifrån preliminära löneuppgifter och totala lönesummor.
Exempel, skuld till FORA:
Slutavräkningen från FORA visar att företaget har en skuld till FORA på 48 000 kr. Av denna avser 36 000 kr pensionsförsäkringspremier (avtalspension) och 12 000 kr vanliga avtalsförsäkringar (AGS, AGB, TFY och TGL).
Konto |
| Debet | Kredit |
7571 | Arbetsmarknadsförsäkringar | 12 000 |
|
2951 | Upplupna avtalade arbetsmarknadsförsäkringar |
| 12 000 |
7572 | Arbetsmarknadsförsäkringar pensionsförsäkringspremier, deklarationspost | 36 000 |
|
2959 | Upplupna avtalade pensionsförsäkringspremier, deklarationspost |
| 36 000 |
För betalda pensionsförsäkringspremier ska särskild löneskatt, SLP, beräknas genom att underlaget multipliceras med aktuell skattesats (f.n. 24,26 %), särskild löneskatt på pensionskostnader. Konto 7533 Särskild löneskatt för pensionskostnader debiteras och konto 2514 Beräknad särskild löneskatt på pensionskostnader krediteras med beräknad SLP.
Skulden på konto 2959 i exemplet ovan ligger också till grund för avsättning för särskild löneskatt, SLP. Konto 7532 Särskild löneskatt pensionskostnader, deklarationspost debiteras och konto 2943 Beräknad upplupen särskild löneskatt på pensionskostnader, deklarationspost. Beskattningen av SLP sker det år premierna betalas och avdrag vid beskattningen medges samma år.
Exempel fordran på FORA:
Slutavräkningen från FORA visar att företaget har en fordran på FORA på 20 000 kr. Av denna avser 15 000 kr pensionsförsäkringspremier (avtalspension) och 5 000 kr vanliga avtalsförsäkringar (AGS, AGB, TFY och TGL).
Konto |
| Debet | Kredit |
7571 | Arbetsmarknadsförsäkringar |
| 5 000 |
1689 | Övriga kortfristiga fordringar | 5 000 |
|
7572 | Arbetsmarknadsförsäkringar pensionsförsäkringspremier, deklarationspost |
| 15 000 |
1688 | Fordran arbetsmarknadsförsäkringar | 15 000 |
|
Semesterlöneskulden beräknas och debiteras lämpligt lönekonto löner och ersättningar och krediteras konto 2920 Upplupna semesterlöner. Upplupna avtalade lagstadgade och sociala avgifter på semesterlöneskulden beräknas utifrån aktuell procentsats per balansdagen. Lämpligt konto, t.ex. konto 7519 Sociala avgifter för semester- och löneskuld, debiteras och konto 2941 Beräknade upplupna lagstadgade sociala avgifter krediteras. Avsättning för upplupna försäkringskostnader beräknas utifrån storleken på semesterlöneskulden på konto 2920 vid årets utgång (gäller ej för företag som tillämpar K2). Avsättning för upplupna avgifter för AGS, AGB, TFY och TGL krediteras konto 2951 Upplupna avtalade arbetsmarknadsförsäkringar och debiteras konto 7571 Arbetsmarknadsförsäkringar. Avsättning för upplupna pensionsförsäkringspremier för avtalspension (SAF-LO) krediteras konto 2959 Upplupna avtalade pensionsförsäkringspremier, deklarationspost och debiteras konto 7572 Arbetsmarknadsförsäkringar pensionsförsäkringspremier, deklarationspost.
K2-regler
Enligt punkt 17.10 ska de anställdas intjänade men inte uttagna semesterdagar redovisas som semesterlöneskuld i posten Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter. Lagstadgade arbetsgivaravgifter ska ingå i semesterlöneskulden men däremot inte avgifter enligt avtal.
Dessutom gäller enligt punkt 7.11 att alla premier på pensionsförsäkringar som baseras på lönen eller liknande eller som på annat sätt är kopplat till ett intjänande ska kostnadsföras när lönekostnader redovisas eller när annat intjänande görs. Andra pensionspremier kostnadsförs vid betalning.
Det är förenligt med god redovisningssed att utöver att i bokslutet beräkna upplupna löner, upplupna semesterlöner samt upplupna arbetsgivaravgifter på upplupna löner och semesterlöner och upplupna avgifter till FORA även beräkna skulden för upplupen särskild löneskatt. Semesterlöneskuld, upplupna avgifter till FORA och skulden för särskild löneskatt på upplupna avtalade pensionsförsäkringspremier redovisas dock enligt sedvanliga allmänna regler.
K-årsbokslut
För företag som tillämpar K ÅB gäller samma regler som för K2. De företag som väljer att följa K3 ska tillämpa reglerna i kapitel 28 Ersättning till anställda.
Enligt K ÅB gäller, precis som enligt K2, att någon reservering för avtalsenliga sociala avgifter inte ska göras på semesterlöneskulder i bokslutet. Enligt punkt 16.10 ska de anställdas intjänade men inte uttagna semesterdagar redovisas som semesterlöneskuld i posten Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter. Lagstadgade arbetsgivaravgifter ska ingå i semesterlöneskulden men däremot inte avgifter enligt avtal. För mer information se uppslagsorden Arbetsmarknadsförsäkringar, arbetare och AFA Försäkring i Rätt Lön. Försäkring i Rätt Arbetsrätt samt Arbetsmarknadsförsäkring i Rätt Skatt.