Med förmåner menas förmåner/ersättningar som utgår i annan form än i kontanter och som grundar sig på ett anställnings- eller uppdragsförhållande.
Löpande bokföring
Utgifter för personalvårdsförmåner debiteras normalt konto 7699 Övriga personalkostnader eller på aktuellt utgiftskonto.
Avdragsgilla kostnader avseende skattepliktiga förmåner debiteras normalt lämpligt konto i kontogrupp 73.
Om den anställde betalar för förmånen - direkt till arbetsgivaren eller genom nettolöneavdrag vid löneutbetalningen - krediteras tidigare använt konto, t.ex. konto 7380 Kostnader för förmåner till anställda med beloppet. Alternativt krediteras konto 7388 Anställdas ersättning för erhållna förmåner.
Om den anställde betalar för förmånen genom avdrag från bruttolönen, dvs. genom bruttolöneavdrag, krediteras använts bruttolönekonto, t.ex. konto 7010 Löner, med beloppet. Alternativt krediteras konto 7018 Bruttolöneavdrag, kollektivanställda med beloppet (respektive konto 7218 Bruttolöneavdrag, tjänstemän eller konto 7228 Bruttolöneavdrag, företagsledare). Arbetsgivaravgifter ska bokföras och redovisas i skattedeklarationen avseende bruttolön minus bruttolöneavdraget.
I samband med löneutbetalningen till den anställde ska avdrag för preliminär skatt göras - inte bara på månadens bruttolönebelopp utan även på månadens skattepliktiga förmånsvärde - i kredit på konto 2710 Personalskatt. Vid skattedeklarationstillfället debiteras den avdragna skatten konto 2710 och krediteras konto 1630 Avräkning för skatter och avgifter. Samtidigt redovisas arbetsgivaravgifter avseende bruttolön inklusive förmånsvärden, i debet på konto 7510 Arbetsgivaravgifter 31,42 % Alternativt kan annat lämpligt konto i kontogrupp 75 användas.
I samband med inbetalningen av den avdragna personalskatten och arbetsgivaravgiften till skattekontot debiteras normalt avräkningskontot 1630, skattekonto.
Om arbetsgivaravgiften i stället bokförs som kostnad i samband med löneutbetalningen debiteras t.ex. konto 7510 Arbetsgivaravgifter 31,42 % och krediteras konto 2730 Lagstadgade sociala avgifter. I samband med skattedeklarationen debiteras konto 2730 och krediteras avräkningskontot 1630. I samband med inbetalningen till skattekontot debiteras konto 1630.
Bokslut
När lönen betalas ut i efterskott, brukar även förmånerna för vilka arbetsgivaravgifter ska betalas, redovisas i efterskott. Per balansdagen upplupna arbetsgivaravgifter beräknas på förmånsvärdet och bokförs på konto 7510 Arbetsgivaravgifter 31,42 % - alternativt något av alternativkontona 7511, 7512. Konto 2730 Lagstadgade sociala avgifter krediteras. Arbetsgivaravgifter som inte ska betalas under månaden efter räkenskapsårets utgång utan vid ett senare tillfälle, t.ex. avseende per balansdagen intjänad lön och förmåner, debiteras däremot konto 7510 Arbetsgivaravgifter 31,42 % och krediteras konto 2940 Upplupna lagstadgade sociala och andra avgifter. Återföringen av interimstransaktionerna i det nya räkenskapsårets bokföring kan ske genom att samma konton bokförs omvänt om den faktiska kostnaden bokförts på detta konto. Den faktiska kostnaden kan också bokföras direkt mot interimskontot. Om det är en återkommande periodisering kan det i stället vara lämpligt att låta posten ligga kvar under året och i bokslutsarbetet justera med årets förändring.
Se uppslagsorden Förmån i Rätt Moms och Förmåner i Rätt Skatt.