Vid kreditförsäljning av varor och tjänster skriver företaget ut en faktura (räkning) som i dagligt språkbruk benämns kundfaktura eller kundfordran och som skickar till köparen, ofta digitalt eller på papper. Informationen kan också finnas tillgängligt för kunden att hämta. Fram till dess fakturan är betald, har företaget en fordran på köparen - en kundfordran. Om inte bokföringstidpunkten senareläggs ytterligare ska bokföring av affärshändelsen ske när kundfakturan utfärdas. Kundfordringar redovisas som en egen post under rubriken Kortfristiga fordringar i balansräkningen i årsredovisningen och årsbokslutet.
Löpande bokföring
Kundfordringar bokförs normalt vid utställandet på konto 1510 Kundfordringar. Enligt 5 kap. 2 § BFL får företag, vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst 3 mkr, tillämpa kontantmetoden, dvs. att vänta med att bokföra affärshändelser till dess betalning sker. Därmed bokförs inte kundfordringar utan en intäkt bokförs när betalning sker. Vid räkenskapsårets utgång ska dock samtliga då obetalda kundfordringar bokföras.
Bokslut
Kundfordringar på koncernföretag och andra närstående företag omförs normalt i bokslutsarbetet till konto 1560 Kundfordringar hos koncernföretag och 1570 Kundfordringar hos intresseföretag, gemensamt styrda företag och övriga företag som det finns ett ägarintresse i eftersom fordringar på dessa företag särredovisas i årsredovisningen.
K3-regler
Ett företag ska enligt punkt 11.13 redovisa en finansiell tillgång eller en finansiell skuld i balansräkningen när företaget blir part i det finansiella instrumentets avtalsmässiga villkor.
Räntebärande finansiella instrument som är fordringar och som redovisas som omsättningstillgångar får enligt punkt 11.16 vid det första redovisningstillfället värderas till upplupet anskaffningsvärde. Upplupet anskaffningsvärde för en finansiell tillgång är enligt punkt 11.10 det finansiella instrumentets förväntade kassaflöden diskonterade med den effektivränta som beräknades vid anskaffningstillfället.
Enligt punkt 11.17 får en schablonmässig metod användas vid värdering av finansiella instrument som är fordringar och som redovisas som omsättningstillgångar om det är svårt att få fram korrekta uppgifter, eller om en mer exakt värdering inte kan motiveras av kostnadsskäl.
En schablonmässig metod får användas endast om
det finns ett relevant och tillförlitligt underlag för schablonen,
schablonen används konsekvent, och
schablonen ger ungefär samma värde som en värdering med utgångspunkt från årets faktiska förhållanden.
Ett företag, som vid det första redovisningstillfället har valt att värdera räntebärande finansiella instrument som är fordringar och som redovisas som omsättningstillgångar till upplupet anskaffningsvärde, ska enligt punkt 11.19 även fortsättningsvis värdera dessa till upplupet anskaffningsvärde.
Har ett företag i allt väsentligt överfört de risker och fördelar som är förknippade med innehavet av en finansiell tillgång till en annan part, får enligt punkt 11.31 tillgången inte längre redovisas i balansräkningen.
Är det svårt att bedöma om väsentliga risker och fördelar har överförts, ska företaget bestämma om det behållit kontrollen över den finansiella tillgången. Har företaget behållit kontrollen, ska det fortsätta att redovisa tillgången. Har företaget inte behållit kontrollen, får tillgången inte längre redovisas i balansräkningen.
K2-regler
Fordringar som normalt ska betalas inom 12 månader efter balansdagen är enligt punkt 13.2 kortfristiga. En kortfristig fordran får, enligt punkt 13.4, inte tas upp till ett högre belopp än vad som beräknas inflyta. Kundfordringar som företaget belånat ska enligt punkt 13.6 värderas enligt punkt 13.4 och redovisas i balansräkningen i posten Kundfordringar.
Kortfristiga fordringar i utländsk valuta ska enligt punkt 13.5 värderas till balansdagens kurs. Den del av en fordran i utländsk valuta som är säkrad med ett terminskontrakt ska däremot värderas till terminskursen.
K-årsbokslut
Fordringar som normalt ska betalas inom 12 månader efter balansdagen är enligt punkt 12.2 kortfristiga. K ÅB baseras på K2-regelverket och reglerna är lika. Eftersom K ÅB har ett val mellan att följa regelverket i sin helhet eller om reglerna i kapitel 2-16 eller 18 i K ÅB innebär begränsningar för företaget vid tillämpning av de bestämmelser i ÅRL som anges i 6 kap. 4 § andra stycket BFL, får företaget tillämpa reglerna i K3, vilket innebär att reglerna i K3 avseende detta ord ska följas. Dock är det värt att notera att det finns specialregler för de olika associationsformerna om företaget väljer att följa K ÅB. Se K-årsbokslut.
En kortfristig fordran får, enligt punkt 12.4, inte tas upp till ett högre belopp än vad som beräknas inflyta. Kundfordringar som företaget belånat ska enligt punkt 12.6 värderas enligt punkt 12.4 och redovisas i balansräkningen i posten Kundfordringar.
Kortfristiga fordringar i utländsk valuta ska enligt punkt 12.5 värderas till balansdagens kurs. Den del av en fordran i utländsk valuta som är säkrad med ett terminskontrakt ska däremot värderas till terminskursen.
K1-regler
Enligt K1 för enskilda näringsidkare punkt 6.56 ska kundfordringar tas upp till ett belopp som motsvarar vad företaget fakturerat eller utifrån affärsmässiga skäl borde ha fakturerat och vid räkenskapsårets utgång inte fått betalt för.
Ett företag ska enligt punkt 6.57 ta upp sina kundfordringar till det belopp som anges i faktura, avtal eller liknande handling inklusive mervärdesskatt. Fordringar får dock inte tas upp till ett högre belopp än vad som på balansdagen kan förväntas att betalas.
Om det har fattats beslut om konkurs, ackord eller annat förhållande efter årets sista dag, men innan det förenklade årsbokslutet är färdigställt, ska enligt punkt 6.58 fordringarna tas upp till det belopp som med hänsyn till beslutet kan förväntas komma att betalas.
Motsvarande bestämmelse för ideella föreningar och registrerade trossamfund återfinns i punkterna 6.48-50.