Utgifter i samband med inrikes eller utrikes tjänsteresor för t.ex. biljetter och hotellkostnader redovisas som resekostnader om det inte ses som en direkt kostnad och därför redovisas i kontoklass 4. Detta gäller både om företaget betalat direkt, via internet, via resebyrå eller via faktura från kontokortsföretag om en anställd betalat med företagets kontokort.
Om en anställd i samband med en tjänsteresa med egna medel betalat resor för buss, taxi, spårvagn, flyg, tåg etc. och haft utlägg för kost och logi (hotellrum) - men överlämnar kvitton t.ex. i samband med reseräkning anses kvittona enligt Skatteverket och BFN vara företagets och inte den anställdes så dessa kvitton måste uppfylla kraven på en verifikation enligt 5 kap. 7 § BFL. Även om företaget erhållit en skannad version av kvittot så måste företaget även ha originalkvittot.
Utgifterna redovisas som resekostnader i kontogrupp 58 i företagets bokföring. Utbetald resekostnadsersättning redovisas normalt i kontogrupp 73.
Annan resekostnadsersättning än mot uppvisande av kvitton kan debiteras kontogrupp 73 Kostnadsersättningar och förmåner (BAS 2024). Arbetsgivaren ska dessutom göra avdrag för preliminär skatt och betala arbetsgivaravgifter. En reseräkning kan utgöra underlag för beräkning av traktamenten. Resekostnadsersättning ska inte förväxlas med traktamentsersättningar, vilka är avsedda att utgöra en ersättning för ökade levnadskostnader. Vid resor i tjänsten med egen bil, milersättning, har den anställde även rätt till ersättning för erlagda parkeringsavgifter.
Om säljaren betalat resekostnader, som enligt överenskommelse eller avtal uppdragsgivaren/köparen ska stå för, kan säljaren sedan i fakturan ta ut ersättning för sina utgifter eller fakturera separat, fakturerade kostnader.
Även avgifter för avbeställningsskydd bokförs som resekostnader. Om sådant inte tecknats och företaget avbokar beställd resa, tar researrangören normalt ut en avbokningsavgift. Denna avgift bokförs normalt som en resekostnad trots att resan inte blir av.
Löpande bokföring
Företagets utgifter i samband med tjänsteresor debiteras kontogrupp 58 Resekostnader, alternativt konto 5890 Övriga resekostnader. Om en anställd betalat dricks t.ex. i samband med taxiresa ingår denna utgift i resekostnaden.
Utbetalt reseförskott debiteras konto 1610 Kortfristiga fordringar hos anställda, alternativt underkontot 1611 Reseförskott. När den anställde lämnar reseräkning avseende tjänsteresan krediteras tidigare använt konto, t.ex. konto 1610, och aktuellt utgiftskonto, t.ex. konto 5800 Resekostnader, debiteras med resekostnaderna och konto 2640 Ingående moms debiteras med momsen.
Bokslut
Eftersom reseräkningar skrivs efter tjänsteresans slut kan upplupna resekostnader per balansdagen behöva redovisas som upplupen kostnad (skuld). Den upplupna resekostnaden debiteras t.ex. konto 5800 Resekostnader och krediteras konto 2990 Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter. Återföringen av interimstransaktionerna i det nya räkenskapsårets bokföring kan ske genom att samma konton bokförs omvänt om den faktiska kostnaden bokförts på detta konto. Den faktiska kostnaden kan också bokföras direkt mot interimskontot. Om det är en återkommande periodisering kan det i stället vara lämpligt att låta posten ligga kvar under året och i bokslutsarbetet justera med årets förändring.
K1-regler
Enligt K1 för enskilda näringsidkare (förenklat årsbokslut) ska företagets resekostnader bokföras i näringsverksamheten om de avser verksamheten, i annat fall utgör resekostnader privata uttag.
Se uppslagsorden Förmåner och Tjänsteresa i Rätt Skatt.