Samlingsfakturor har traditionellt enbart innehållit försäljning, men i och med en ökad användning av så kallad självfakturering (”self-billing”) ser vi att samlingsfakturorna i dessa fall innehåller mer än bara försäljning. Även inköp som görs dokumenteras i samma handling. Men är detta tillåtet enligt bokföringslagen (BFL)? Det vill säga, kan en samlingsfaktura som upprättas inom ramen för en självfaktura innehålla flera olika typer av affärshändelser och vad gäller då avseende den obrutna verifikationsnummerserien? Med en åkare och en åkericentral som exempel belyser Eva Törning och Peter Nilsson detta ämne.
Enligt 5 kap. 6 § BFL ska det finnas en verifikation för varje affärshändelse. En åkares körning åt en åkericentral ska därför som huvudregel generera en faktura som enligt BFL utgör verifikation för affärshändelsen. I många fall har dock åkararen och åkericentralen ett avtal som innebär att det är åkericentralen som, efter att åkaren har rapporterat in utförda körningar, ställer ut åkarens kundfaktura. Det innebär att åkericentralen ställer ut en självfaktura på sitt eget inköp. På självfakturan står åkaren som avsändare och den innehåller åkarens nettoomsättning och utgående moms.
Systemet med självfakturering är ofta konstruerat för att minska åkarens (leverantörens) administration och åkericentralen (kunden) får kontroll bland annat över hur mycket som ska faktureras till slutkunden. Det innebär också att administrationen enbart behöver byggas upp på ett ställe, i det här fallet åkericentralen.
Den självfaktura som åkericentralen utfärdar utgör således både en verifikation för åkarens försäljning och en verifikation för åkericentralens inköp.
Verifikationsnummer
Varje verifikation ska enligt 5 kap. 7 § BFL innehålla ett verifikationsnummer eller annat identifikationstecken. Enligt förarbetena till bestämmelsen är ett verifikationsnummer eller ett annat identifikationstecken till för att kunna se sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen. Det kan också vara ett av flera sätt att säkerställa fullständigheten i bokföringsposterna.1
I punkterna 5.9 och 5.10 i bokföringsvägledningen (BFNAR 2013:2) anger BFN att det får förekomma flera nummerserier men oavsett om ett företag har en eller flera verifikationsnummerserier, ska serierna vara obrutna under en tidsperiod. Detta hindrar dock inte att en serie över en balansdag kan hänföras till två olika räkenskapsår.
I och med att självfakturan upprättas på uppdrag av, i vårt fall, åkaren numreras den enligt en löpande nummerserie som gäller för åkaren. Åkericentralen kan behöva åsätta fakturan ett helt annat verifikationsnummer för att uppfylla lagens krav på verifikationsnummerserie.
En självfaktura som innehåller både försäljning och inköp
Det är inte ovanligt att det ingår i avtalet om självfakturering att köparen, i vårt fall åkericentralen, på självfakturan får ta med sin egen fakturering avseende administrativa tjänster, drivmedel etc. Fakturan innehåller då dels åkarens försäljning (med utgående moms), dels åkarens inköp (med ingående moms). Syftet är bland annat att minska dokumentsflödet. Frågan är nu om detta kan anses vara en samlingsfaktura enligt BFL och vad som i så fall gäller avseende verifikationsnummer.
En samlingsfaktura är ett exempel på en gemensam verifikation enligt 5 kap. 6 § BFL. I punkt 6.1 a, bokföringsvägledningen anges att likartade affärshändelser får dokumenteras i en gemensam verifikation om det är återkommande affärshändelser som av praktiska skäl sammanförs i en samlingsfaktura och som avser en period på högst en månad. Vanliga exempel är kontokortsfakturor och fakturor på bröd som hämtas ut från ett bageri. Verifikationen innehåller en sammanställning av de inköp med kontokort respektive brödleveranser som skett under en viss period.
Det finns dock, såvitt vi kan bedöma, inte någon begränsning att dessa likartade affärshändelser bara får utgöra en typ av affärshändelse. Utifrån hur lagen är formulerad och mot bakgrund av syftet med densamma, att sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen ska kunna identifieras, torde det inte finnas hinder att låta mer än en typ av likartade affärshändelser ingå i en samlingsfaktura. Under förutsättning att de är återkommande och till sin egenart likartade torde de därför kunna uppfylla kraven i BFL. En förutsättning är att det för varje slag av likartade affärshändelser av verifikationen går att utläsa de uppgifter som BFL kräver.
Verifikationsnummerserien hos åkaren styrs av försäljningsfakturan och hos åkericentralen av inköpsfakturan. Vid en kontroll i efterhand av fullständigheten i bokföringsposterna torde det på ett enkelt sätt gå att se sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen.
Slutsats
Att en verifikation innehåller både en försäljning och ett inköp torde enbart förekomma i de fall det finns ett avtal mellan parterna som reglerar att de dokument som upprättas ska innehålla både försäljning och inköp. Sådana avtal är räkenskapsinformation.
Avtalet beskriver också varför och hur en av dessa transaktioner styr verifikationsnummerserien för respektive part. I systemdokumentationen bör det därför finnas en beskrivning av denna typ av transaktioner. För åkaren inkluderas vissa inköp av verifikationsnummerserien för försäljning till åkericentralen. Motsvarande gäller för åkericentralen där försäljning av vissa varor och tjänster inkluderas i verifikationsnummerserien för inköp och detta styrs av vilken kund (åkare) som fakturan avser.
Med vår tolkning att bestämmelsen i bokföringsvägledningen inte begränsar användningen av samlingsfakturor i samband med självfakturering till exempelvis enbart försäljning utan att det är det faktum att affärshändelsen som sådan som är återkommande, finns utrymme för att kunna inkludera såväl försäljning som inköp i en verifikation och dessutom låta verifikationens (kundfakturans) nummer utgöra verifikationsnummer hos både kund och leverantör.
Utifrån syftet med lagen, att sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen ska kunna identifieras, gäller detta enligt vår uppfattning endast under förutsättning att det finns avtal om självfakturering där även detta regleras, att självfakturan har en löpande och obruten nummerserie samt att det framgår av parternas systemdokumentation.
Fotnoter
1) Prop. 1998/99:130, s 396. Se aven Bokföringslagen – en kommentar, Nilsson, Törning Norstedts Juridik 2015, sid. 124 och 208 ff.
Peter Nilsson är Jur. dr, skattejurist och ansvarig för redovisningsfrågor inom LRF Konsult.
Eva Törning är redovisningsspecialist och ansvarig för redovisningsfrågor inom Grant Thornton.