Den 1 januari 1977 träder en ny bokföringslag i kraft. Auktoriserade revisorn Sune Carlsson, som var sakkunnig i 1971 års utredning om bokföringslagstiftningen, kommenterar här några avvikelser mellan den antagna lagtexten och propositionen.

Onsdagen den 24 mars 1976 antog riksdagen en ny bokföringslag som träder i kraft den 1 januari 1977 och då i de flesta avseenden ersätter 1929 års bokföringslag. Behandlingen i riksdagen blev spännande. Allt var upplagt för lottning, eftersom lagutskottets borgerliga majoritetsbetänkande skulle ställas mot minoritetens reservation. Lagutskottets betänkande var enhälligt utom på två punkter:

  1. Minoriteten (s och vpk) hade reserverat sig mot lagutskottets förslag att bokslutsbestämmelserna i 11–21 §§ ej skulle gälla för mindre företag med högst två årsanställda och en årsomsättning understigande 200 tkr.

  2. Minoriteten ansåg att endast de företag, som vid lagens ikraftträdande har brutet räkenskapsår, skulle få tillämpa de i propositionen föreslagna dagarna 30 april, 30 juni eller 31 augusti.

Det blev ingen lottning. Lagutskottets förslag vann med 158–157. Voteringsresultatet föranledde ett sorl i kammaren som kunde uttydas ”Vem var det som tryckte på fel knapp?”

Om vi lämnar tankegångar om politisk maktställning, lottningar och tekniska missöden vid votering därhän, kan vi konstatera att vi äntligen fått en ny bokföringslag. En lag, som har föregåtts av ett omfattande utrednings- och remissarbete alltsedan 1962 års utredning tillsattes och lämnade sitt betänkande SOU 1967:49, 1971 års utredning och betänkandet SOU 1973:57, remissyttranden och underhandskontakter, lagrådets behandling och till sist lagutskottets och skatteutskottets behandling före riksdagens beslut med anledning av propositionen.

I första numret av BALANS redogjorde hovrättsassessor Jan Bökmark för regeringens proposition till ny bokföringslag. Lagtexten återges på sid 23–26 i detta nummer av BALANS.

Den antagna lagen innebär följande ändringar i förhållande till propositionen:

1 § Bestämmelser om årsbokslut i 11–21 §§ gäller ej enskild näringsidkare som driver sin verksamhet utan biträde av fler än två årsanställda personer och i vars rörelse den årliga bruttoomsättningssumman understiger 200.000 kronor.

2 § Hänvisning till undantaget i 1 § enligt ovan vid bestämmandet av vad bokföringsskyldigheten innefattar.

8 § Ett nytt tredje stycke enligt vilket den s k pärmmetoden för fordringar och skulder accepteras när det rör sig ”om endast ett mindre antal fakturor... i rörelse och fordringarna eller skulderna enligt dessa verifikationer ej uppgår till avsevärda belopp”. I sådant fall kan bokföring dröja tills betalning sker, under förutsättning att detta är förenligt med god redovisningssed. Dock gäller att ”Verifikationerna för obetalda fordringar och skulder skall ordnas och förvaras för sig så att betryggande överblick fortlöpande finns över dem.”

9 § Förtydligande i tredje stycket som innebär att ”huvudbokföringen skall hållas aktuell och avstämmas. Den tidigare bestämningen ”avstämmas mot grundbokföringen” har bortfallit.

12 § Propositionens krav på räkenskapsåret har mjukats upp. Bestämmelsen att kalenderåret skall vara räkenskapsår har bortfallit. Brutet räkenskapsår får tillämpas men propositionens bokslutsdagar 30 april, 30 juni och 31 augusti kvarstår. Ett tillägg gjordes med innebörden att regeringen eller myndighet som regeringen bestämmer kan, om det föreligger synnerliga skäl, medge andra bokslutsdagar för perioder av tolv hela månader som räkenskapsår (”lex SAS”). – Omläggning till brutet räkenskapsår kräver liksom enligt propositionen länsstyrelsens tillstånd. Omläggning för att få samma räkenskapsår för flera rörelser eller koncernbolag får ske utan särskilt tillstånd.

19 § Balansräkningens tillgångsposter kassa resp banktillgodohavanden har lagts samman till en post ”Kassa och banktillgodohavanden”.

Jag skall här något kommentera ändringarna i 1 och 8 §§ samt 12 §. Avslutningsvis sammanfattas även bokföringslagens regler om ADB.

Undantag från reglerna om årsbokslut

En kärnfråga i en bokföringslag är hur kretsen av bokföringsskyldiga skall bestämmas. 1929 års lag ålägger vissa företagsformer bokföringsskyldighet oavsett art och omfattning av verksamheten. Dessutom räknas bokföringspliktiga verksamhetsgrenar upp, medan undantagsbestämmelser fritar mindre rörelser med litet antal anställda från bokföringsskyldighet. Både 1967 och 1973 års betänkanden föreslog en utökning av kretsen bokföringsskyldiga till att omfatta, förutom vissa rättssubjekt, den som ”yrkesmässigt driver självständig rörelse”. De båda utredningarna anknöt till skatterättens rörelsebegrepp sådant det bestäms i 27 § kommunalskattelagen. Detta framstod som naturligt, då en rörelseidkare skall taxeras efter bokföringsmässiga grunder oavsett om han är bokföringsskyldig enligt 1929 års lag eller inte.

Regeringen valde vid bestämmande av kretsen bokföringsskyldiga begreppet ”näringsidkare”, som är ett vidare begrepp än rörelseidkare, men undantog å andra sidan enskild person som driver jordbruk eller skogsbruk eller som inte hyr ut mer än två lägenheter i uthyrningsverksamhet som inte är att anse som hotell- eller pensionatsrörelse eller avser del av egen bostad.

Diskussionerna i lagutskottet har uppenbarligen kommit att handla om en avvägning mellan behovet att hålla ihop kretsen av bokföringsskyldiga och de utökade kraven på bokföringsskyldighetens fullgörande. I det senare avseendet uppnåddes en kompromiss som innebär att den s k pärmmetoden accepteras enligt 8 § 3 st ”Om endast ett mindre antal fakturor... förekommer i rörelsen eller fordringarna eller skulderna enligt dessa verifikationer ej uppgår till avsevärda belopp, kan bokföringen av sådana fordringar och skulder dröja till betalning sker, under förutsättning att detta är förenligt med god redovisningssed”. Denna regel överensstämmer med vad som föreslogs av 1971 års utredning.

Genom denna ändring av propositionen, om vilken lagutskottet blev enigt, ansågs inte propositionens förslag vad gäller den löpande bokföringen medföra någon större arbetsökning eller vara särskilt mer komplicerad än vad som redan nu följer av bestämmelserna om anteckningsskyldighet enligt 20 § taxeringsförordningen.

Bestämmelserna om årsbokslut enligt propositionen finner emellertid lagutskottets borgerliga majoritet vara svårförståeliga och främmande för de mindre företagarna. Man väljer som exempel schema för resultat- och balansräkning i 18–19 §§ som man finner svåra, medan däremot självdeklarationens rörelsebilaga R 1 anses vara mer lättfattlig. Personligen kan jag inte dela lagutskottets uppfattning.

Det uppstår en mängd oklarheter för de mindre företagare som inte berörs av årsbokslutsreglerna t ex:

  1. Skall man slippa upprätta balansräkning med specifikation av tillgångar och skulder i bilagor?

  2. Gäller bestämmelserna om räkenskapsårets förläggning enligt 12 § inte dessa mindre företagare?

  3. Gäller definitionen av anläggnings- resp omsättningstillgångar enligt 13 § och värderingen av dessa tillgångar enligt 14–17 §§ inte de mindre företagarna? Men vad skall de då hålla sig till? Blir det enbart kommunalskattelagen eller tänker man sig någon ny ”minibokföringslag”?

Jag kan inte komma ifrån misstanken, att den enligt min uppfattning dåligt underbyggda undantagsregeln för mindre företagare vad gäller årsbokslutet, är grundat på ett antal missförstånd. Eller kan det möjligen vara en strävan efter popularitet bland en stor kategori väljare valåret 1976? Om så är fallet tycker jag man gjort de mindre företagarna en björntjänst.

Enligt min uppfattning ger nämligen lagens årsbokslutsbestämmelser en fasthet åt bokföringens slutprodukter, resultaträkning och balansräkning, som framförallt är nödvändig för de mindre företagen. Ingen har hittills kunnat övertyga mig om att en enkel bokföring (som till skillnad från dubbel bokföring inte avslutas med vinst- och förlustkonto) skulle vara enklare att tillämpa än dubbel bokföring. Begreppet ”enkel bokföring” är bestickande men ger ett endast skenbart intryck av enkelhet.

När lagutskottet påstår att ”bokslutet för t ex mindre detaljaffärer enligt nuvarande regler endast verkställs i inventarieboken i form av inventarium och balansräkning” och dessutom framhåller ”att dessa småföretag inte gör någon resultatberäkning förrän i samband med självdeklarationen, så vinsten eller förlusten kommer fram på rörelsebilagan” får man ett intryck av ett tillstånd som inte skulle gå att påverka.

Naturligtvis skall även det mindre företaget ha en informationsberedskap som i första hand gagnar företagaren själv. Jag hoppas verkligen att även organisationerna för de mindre företagen fortsätter att verka för utveckling av den goda redovisningsseden. Det känns angeläget att påpeka att det inte blir förbjudet för de mindre företagen att tillämpa bokföringslagens bestämmelser om årsbokslut!

För egen del instämmer jag till fullo i vad som anförs i reservationen beträffande undantag från reglerna om årsbokslut. Där behandlas konsekvent kopplingen mellan civilrättsliga krav, regler i skatteförfattningarna samt mindre företagares behov av enkla och tillförlitliga metoder för att upprätta årsbokslut både för egna och skattemyndigheternas behov.

Räkenskapsårets omfattning

Den fråga i propositionen till ny bokföringslag som vållat den livligaste debatten i näringslivet är utan tvekan bestämmelserna om räkenskapsårets förläggning. Utredningen föreslog att nuvarande frihet skulle få gälla medan i propositionen föreslogs att kalenderåret skulle vara räkenskapsår. Undantag skulle medges endast för rörelser med brutet räkenskapsår som påbörjats före lagens ikraftträdande den 1 januari 1977. Inskränkning gjordes emellertid till bokslut per den 30 april, 30 juni och den 31 augusti. I skrivelse till och uppvaktning hos lagutskottet framhöll FAR tillsammans med flera andra organisationer behovet av att den nuvarande friheten skulle bibehållas. Främst pekade FAR på den ojämna arbetsbelastning som skulle uppstå för redovisnings- och revisionsbyråer om räkenskapsåret skulle sammanfalla med kalenderåret för flertalet företag.

Lagutskottet remitterade propositionen och avgivna motioner till skatteutskottet för yttrande. Skatteutskottets majoritet underströk i utskottets yttrande det i propositionen framhållna kontrollbehovet som skäl för att inskränka användningen av brutet räkenskapsår. Skatteutskottet hänvisade till det fattade principbeslutet om ändrade regler för taxering i första instans som skall gälla från och med 1978 års taxering. Anstånd med avgivande av deklaration skall kunna medges till den 15 maj och till den 15 juni om synnerliga skäl föreligger. Dessa lättnader i förening med utnyttjandet av ADB-bokföring borde enligt skatteutskottets mening väsentligt underlätta övergång till kalenderår som räkenskapsår.

Mot detta anförde skatteutskottets borgerliga minoritet avvikande mening och hävdade att brutet räkenskapsår borde kunna tillämpas generellt om detta avslutades den 30 april, 30 juni eller 31 augusti. Därmed skulle även nytillkommande bokföringsskyldiga kunna ha brutet räkenskapsår.

Lagutskottets borgerliga majoritet följde i sitt betänkande den avvikande mening som anförts av skatteutskottets borgerliga minoritet! Riksdagens beslut gav oss följande regler om räkenskapsåret:

12 §

Räkenskapsåret skall omfatta tolv månader. Annat räkenskapsår än kalenderår (brutet räkenskapsår) skall omfatta tiden den 1 maj–30 april, 1 juli–30 juni eller den 1 september–31 augusti. Föreligger synnerliga skäl, kan regeringen eller myndighet som regeringen bestämmer medge att annan period av tolv hela månader skall utgöra räkenskapsår.

När bokföringsskyldighet inträder eller räkenskapsåret lägges om, får räkenskapsåret avse kortare tid än tolv månader eller utsträckas att omfatta högst aderton månader. Avkortning av räkenskapsår får också göras om bokföringsskyldigheten upphör.

Tillämpas brutet räkenskapsår, får omläggning av räkenskapsåret ej ske med mindre tillstånd därtill ges av länsstyrelsen.

Den som är bokföringsskyldig i fråga om flera rörelser skall använda samma räkenskapsår för dessa, om ej synnerliga skäl föranleder annat. För att få samma räkenskapsår för flera rörelser får omläggning av räkenskapsår ske utan särskilt tillstånd. Vad nu sagts äger motsvarande tillämpning inom koncern.

Tillägget i första stycket om dispens när särskilda skäl föreligger för annat räkenskapsår än de perioder som anges, tillkom sedan ABA, det svenska moderbolaget till SAS, framhållit behovet att även fortsättningsvis få göra bokslut för perioden 1 oktober–30 september. Detta räkenskapsår föreskrivs i det konsortialavtal beträffande SAS som godkänts av de tre skandinaviska parlamenten och regeringarna. För att inte den svenska bokföringslagen skulle framtvinga ändringar i detta avseende borde SAS och dess svenska moderbolag ABA enligt skrivelsen till lagutskottet medges dispens från bestämmelserna om räkenskapsåret. Även Industriförbundet underströk inför lagutskottet betydelsen av att förutsättningarna för internationella samarbetsavtal inte rubbas av den nya svenska bokföringslagstiftningen.

Utskottet framhåller i sin skrivning att avsikten är att dispensbestämmelsen bör tillämpas mycket restriktivt. Detta markeras i lagtexten genom att synnerliga skäl måste föreligga för att dispens skall kunna ges samt att regeringen skall behandla dispensärendet.

Huruvida denna dispensregel i någon utsträckning blir tillämplig för utlandsägda företag i Sverige med koncernbokslut per andra dagar än de som medges i 12 § återstår att se.

Regler om ADB

Det har sagts att anledningen till att 1967 års betänkande inte lades till grund för en ny bokföringslag redan på slutet av 1960-talet var den beska kritik som några remissinstanser riktade mot detta förslags regler om användning av ADB i bokföringen.

I betänkandet från 1971 års utredning lades bestämmelserna om ADB i ett särskilt kapitel. Härigenom fick ADB en olycklig särbehandling som på ett utmärkt sätt föll bort i propositionen, vilken utan några ändringar antogs av riksdagen vad gäller ADB-reglerna.

I den nya bokföringslagen återfinns bestämmelser angående ADB i följande paragrafer:

7 § om systemdokumentation och behandlingshistorik,

10 § om räkenskapsmaterialets form,

11 § om bilagor till årsbokslutet,

22 § om arkivering.

Systemdokumentation och behandlingshistorik

Generellt krävs enligt 7 § en beskrivning över bokföringens organisation och uppbyggnad, över använda hjälpmedel och deras funktion samt över kontoplanen ”om det behövs för att ge överblick över tillämpat bokföringssystem”. Det torde inte behöva röra sig om särskilt komplicerade förhållanden förrän här avsedda beskrivningar fyller en viktig uppgift, inte minst för den bokföringsskyldige själv, för att klarlägga hur bokföringen är upplagd. Denna bestämmelse är tillämplig för såväl manuella som mekaniserade system.

När ADB används i bokföringssystemet skall beskrivningen kompletteras med systemdokumentation och behandlingshistorik. Detta krav gäller emellertid endast ”i den mån det behövs för att man utan svårighet i efterhand skall kunna följa och kontrollera de enskilda posternas behandling och företagna bearbetningar inom systemet”.

En väsentlig skärpning av nu rådande praxis innebär regler att all beskrivning och dokumentation enligt 7 § är räkenskapsmaterial och därmed bl a träffas av reglerna om arkivering ”i ordnat skick inom landet under minst tio år” enligt 22 §.

Många praktiska frågor inställer sig vid ADB angående omfattning och utformning av systemdokumentationen och behandlingshistoriken. I lagtexten anges inte vad systemdokumentationen skall innehålla. Föredragande statsråd säger i motiveringarna i propositionen (sid 212) att det inte är lämpligt att precisera hur den dokumentation, som utgörs av verifieringskedjan och systemdokumentationen, exakt bör läggas upp. I motiven hänvisas till de allmänna exempel som nämnts av utredningen angående vad som bör ingå i dokumentationen. Dessa stämmer väl överens med de allmänna krav som ställs upp i FARs förslag till rekommendation om intern kontroll samt FARs gröna skrift ”Synpunkter på intern kontroll i datorbaserade redovisningssystem”. I utredningen hänvisas även till de anvisningar som är erforderliga från Bokföringsnämnden men att dessa till en början kan tänkas innebära endast en hänvisning till de riktlinjer som utarbetats av Sveriges Standardiseringskommission (SIS) om systemdokumentation.

Inte minst i fråga om ADB och systemdokumentation är den nya bokföringslagens hänvisning till god redovisningssed i 2 § betydelsefull. Härigenom har åstadkommits en flexibilitet som möjliggör en smidig anpassning till den utveckling som kan väntas. Det finns emellertid anledning att uppmärksamma vad föredragande statsråd skriver i den allmänna motiveringen till 7 § (sid 193 i propositionen): ”För egen del vill jag framhålla att det måste vara ett oeftergivligt krav, då automatisk databehandling används, att man utan svårighet i efterhand kan följa och kontrollera hur de enskilda posterna har behandlats och vilka bearbetningar som företagits inom datasystemet.”

Räkenskapsmaterialets form (10 §)

Material i vanlig läsbar form (leverantörsfaktura, bokföringsorder, dagbok, huvudboks- eller reskontrakort, datalista i pappersformat etc) torde fortfarande vara den vanligaste formen för räkenskapsmaterial. Enligt 10 § kan material i vanlig läsbar form ersättas av registreringar i mikroskrift (COM – Computer Output Microfilm) eller av ADB-media som hålkort, hålremsa, magnetband eller annat material med registreringar ”som genom omedelbar utskrift kan tagas fram i vanlig läsbar form eller i COM.”

De inskränkningar som görs är att COM-registreringarna och ADB-materialet endast får användas om det kan anses säkerställt, att registreringarna är varaktiga, lätt åtkomliga samt att materialet bevaras på betryggande sätt.

En annan inskränkning beträffande ADB-materialet (hålkort, hålremsa, magnetband etc) är att det inte får användas för sammanfattningar av huvudbokföringen eller samtidigt för både verifikationer och grundbokföring. Den senare begränsningen torde f n ha liten praktisk betydelse. Mottagaren av t ex ett magnetband som ersätter de traditionella leverantörfakturorna torde känna ett behov att genom utskrift antingen i vanlig läsbar form på datalista eller via COM förvissa sig om vad magnetbandet innehåller.

Anvisningar är nödvändiga från Bokföringsnämnden på en rad punkter t ex:

  • vilka tekniska krav skall ställas på materialet beträffande varaktighet?

  • vilka tidskrav skall ställas på ”omedelbar utskrift”?

  • hur skall en betryggande förvaring vara arrangerad?

Utformningen av 10 § möjliggör en mycket avancerad användning av ADB i bokföringen. Så kan t ex fakturorna från en leverantör ersättas med magnetband, grundbokföringen i det sammanhanget utgöras av mikrokort framställda enligt COM-tekniken, huvudboken och eventuell leverantörreskontra ligga kvar på skivminne med utskrift endast av ”råbalansen” (sammanfattningar av huvudboken). Förteckningen över leverantörskulderna som bilaga till årsbokslutet kan slutligen föreligga på mikrokort om bilagan enligt 11 § ”är av särskilt vidlyftig beskaffenhet”.

Personligen tror jag inte att den nya bokföringslagen kommer att innebära någon större revolution för användningen av ADB i bokföringen. Inte minst vi revisorer har anledning se till att bokföringssystemen hos våra klienter uppfyller krav på materialets varaktighet, lättåtkomlighet och bevarande i betryggande former. Synpunkter och rekommendationer från FAR angående intern kontroll vid ADB har goda förutsättningar att bli vägledande. Stora förhoppningar riktas naturligtvis också på Bokföringsnämnden. Dess begränsade resurser till att börja med måste göra att man i varje fall inte behöver befara alltför långtgående detaljreglering av ADB-området. Och tur är väl det.

Bilagor till årsbokslutet (11 §)

I 11 § anges att årsbokslutet består av resultaträkning och balansräkning och att till dessa kan bilagor upprättas. Årsbokslutet skall skrivas in i en bunden bok (årsbok) så snart det kan ske och senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Årsbokslutet med bilagor skall upprättas på svenska i vanlig läsbar form. Som redan nämnts kan ”bilaga som är av särskilt vidlyftig beskaffenhet” upprättas i COM-format. Detta förekommer redan nu i banker för att komprimera de omfattande specifikationerna av fordringar och skulder.

Vem som har att avgöra vad som är av ”särskilt vidlyftig beskaffenhet” finns tack och lov inte angivet i lagtexten. Det tidigare i lagrådsremissen angivna kravet på länsstyrelsens tillstånd föll bort efter lagrådsbehandlingen. Det torde bli vi revisorer som har att avgöra om en bokslutsbilaga skall få föreligga i mikroskrift.

Arkivering (22 §)

De detaljerade reglerna i bokföringslagen vore verkningslösa om inte bestämmelser fanns om bevarande av räkenskapsmaterialet. Det gäller för den bokföringsskyldige att hålla en informationsberedskap vilket kräver att materialet arkiveras så länge det har intresse av interna skäl, av borgenärsskäl etc. Det allmänna har ett vittgående intresse att kunna utöva en effektiv skattekontroll baserad på räkenskapsmaterial för den period under vilken eftertaxering kan ske.

För ADB utökas nu arkiveringskravet till att gälla även systemdokumentation och behandlingshistorik. Datorsystemen är oftast under kontinuerlig förvandling och det torde bli sällsynt med system som är oförändrade under hela den tio-åriga arkiveringstiden. Det kan förefalla meningslöst att arkivera systemdokumentation för datorsystem som togs ur drift för kanske nio år sedan. Kanske finns över huvud taget inte den dator som användes kvar på marknaden. Behandlingshistoriken skulle kunna bli synnerligen omfattande om den skulle utgöras av de log-listor som produceras automatiskt i en del system. För att arkiveringen av räkenskapsmaterial i samband med ADB skall bli ändamålsenlig kommer det att krävas anvisningar från Bokföringsnämnden.

Något krav att permanent arkivera registreringar som en gång gjorts t ex på magnetband finns inte. Skyldigheten att som räkenskapsmaterial bevara hålkort, hålremsa, magnetband etc upphör om de registrerade uppgifterna på betryggande sätt förs över till vanlig läsbar form eller till COM. Detta hindrar naturligtvis inte att vi som externa revisorer begär att våra klienter under t ex två år skall bevara transaktionerna på magnetband för att möjliggöra effektivisering av revisionen genom körning av speciella datorbaserade revisionsprogram, som kan summera register, göra urval, jämföra transaktioner – etc. Fortfarande har sådana revisionsmetoder relativt liten omfattning. När den nya bokföringslagen nu har accepterat ADB-tekniken för så omfattande användning inom bokföringen finns det anledning att vi revisorer lär oss att i större utsträckning än nu behärska och utnyttja ADB-tekniken för revisionsändamål.

Sune Carlsson, auktor revisor