Revisornss roll: Förslag till rekommendation – Regler för tillhandahållande av redovisningstjänster

1. Allmänt

Ledamot skall bedriva verksamheten med omsorg och på ett sådant sätt att gällande lagstiftning och föreskrifter utfärdade av myndigheter kan följas.

Verksamheten skall planeras så att arbetsuppgifterna kan utföras inom föreskriven tid och inom tid som överenskommits med uppdragsgivaren.

Årsbokslut och årsredovisningar skall upprättas enligt de krav som ställs i bokföringslagen och andra lagar samt med beaktande av god redovisningssed enligt FARs rekommendationer och BFNs anvisningar.

Bearbetning och återlämnande av erhållet material skall ske utan onödigt dröjsmål.

2. Organisation

Tillhandahållande av redovisningstjänster kan bedrivas såväl i organisatoriskt avgränsad enhet som integrerad med revisionsverksamhet. Angivna regler är tillämpliga oberoende av organisationsformen.

Då redovisningsverksamheten har större omfattning bör den ledas av härtill särskilt utsedd person. Ansvarig person bör anvisas för varje uppdrag.

I verksamheten deltagande medarbetare skall ha erforderlig utbildning och ges möjlighet till fortlöpande vidareutbildning inom verksamhetsområdet.

Automatisk databehandling kan erbjudas dels genom samarbete med utomstående dataservicebyrå dels genom användning av egna datorer och annan utrustning. Vid samarbete med dataservicebyrå skall tillses att denna uppfyller erforderliga krav på säkerhet och dokumentation. Vid bearbetning med egen dator måste därutöver tillses att såväl personella som maskinella backup-resurser finns. Erforderliga arbetsinstruktioner skall finnas tillgängliga. Service och underhåll av maskin- och programvaror skall vara tillfredsställande ordnat.

3. Ansvarsfördelning

Klienten skall upplysas om att han har ett självständigt ansvar för sin redovisning och därpå baserade rapporter även i det fall byrån lämnar långtgående biträde. Ansvarsfördelningen och uppdragets omfattning bör preciseras, exempelvis genom s k uppdragsbrev.

4. Hantering av klientens material

Betryggande rutiner skall finnas för mottagning, förvaring och återleverans av klientens räkenskapsmaterial.

Förvaringen av omhändertaget material skall uppfylla rimliga säkerhets -och sekretesskrav. Möjlighet att försäkra klientens tillhörigheter skall tillvaratas.

5. Redovisningskvalitet

System och rutiner skall vara så utformade att klientens rimliga krav på rapporter kan tillgodoses. Standardiseringar får ej medföra att redovisningen i otillräcklig grad anpassas till klientens förhållanden.

Inkomster och utgifter skall i väsentliga hänseenden periodiseras vid de bearbetningar då resultat- och balansräkningar presenteras.

Uppföljning skall ske mot budget eller uppgifter från föregående år då så är möjligt. Användning av relevanta nyckeltal bör eftersträvas.

Bearbetningen av räkenskapsmaterial skall innefatta sådana kontroller att det i allt väsentligt säkerställes att erhållet material blir fullständigt och korrekt behandlat. För att säkerställa redovisningens kvalitet kan i vissa fall en genomgång av material erhållet från klienten vara erforderlig innan registrering sker.

6. Dokumentation

De grundläggande kraven avseende beskrivning över bokföringens organisation och uppbyggnad, kontoplan och använda hjälpmedel uppställs i bokföringslagen.

Systemdokumentation och behandlingshistorik erfordras då automatisk databehandling användes och det behövs för att man utan svårighet i efterhand skall kunna följa och kontrollera dels de enskilda posternas behandling och dels företagna bearbetningar inom systemet. Närmare anvisningar har utgivits av Bokföringsnämnden.

Rättelser av klients felbokföring skall alltid godkännas av klienten. Av byrån upprättade verifikationer avseende rättelser och bokslutsnoteringar bör undertecknas av klienten. Åtgärderna kan vidtagas i efterhand om det är motiverat av praktiska förhållanden.

7. Rapporter

Framtagna rapporter skall innan de överlämnas till klienten genomgås för sådan rimlighetsbedömning som kan göras mot bakgrund av byråns kunskaper om och erfarenhet av klientens förhållanden.

Om en rapport i något väsentligt avseende ej är fullständig (exempelvis med avseende på periodisering av inkomster och utgifter) skall detta tydligt anges.

Rapporter får endast enligt särskilt uppdrag överlämnas till tredje man. De skall dessförinnan ha godkänts av klienten.

Då bokslut eller rapport utvisar att stora avvikelser från förväntningar förekommer, eller då det finns anledning anta att mer än halva aktiekapitalet i aktiebolag förlorats, skall klienten särskilt upplysas om detta och i sistnämnda fall även om de särskilda regler som därvid gäller.

8. Bokslut

Vid upprättande av bokslut skall avstämningar, kontroller och analyser utföras i syfte att förhindra väsentliga fel i detta.

Utfört bokslutsarbete skall dokumenteras väl och presenteras för uppdragsgivaren på ett lättförståeligt sätt. Till bokslutet kan lämpligen fogas skriftliga kommentarer. Jämförelse med budget och motsvarande uppgifter från föregående år bör göras.

Ledamot skall verka för att årsredovisningshandlingar i tid insändes till PRV eller annan vederbörlig myndighet.

9. Deklarationer och rapporter till myndigheter

Vid biträde med upprättande av självdeklaration bör förslag till ”Anvisningar för god revisorssed i samband med biträde vid upprättande av självdeklaration” följas.

Vid biträde med upprättande av andra deklarationer och rapporter till myndigheter, bör kvaliteten på underlaget samt skäligheten i de lämnade uppgifterna alltid bedömas.

10. Budgets och prognoser

Ledamot kan medverka till en förbättring av klients ekonomiska planering och kontroll exempelvis genom införande av budget och budgetuppföljning.

Ledamots namn får dock ej användas i samband med prognoser och framtida planerade aktiviteter på sådant sätt att det kan antas att han styrker sannolikheten av framtidsbedömningen. Ledamot är emellertid oförhindrad att i övrigt inom ramen för sin kompetens medverka vid det tekniska upprättandet av prognoser och andra framtidsbedömningar. Då det kan förutsättas att uppgifterna kommer att användas av andra än klienten skall redogörelse lämnas för det källmaterial som använts vid upprättandet, de viktigaste antagandena samt omfattningen av ledamotens medverkan och ansvar.

11. Kvalitetskontroll

För att säkerställa att redovisningsarbetet bedrivs i enlighet med ovan angivna normer bör man i verksamheten tillämpa ett system av kvalitetskontrollåtgärder som ger rimlig säkerhet för att brister i kvaliteten på utfört arbete och överträdelser av jävsreglerna förhindras eller upptäckes. Sådana åtgärder kan uppdelas i uppdragsanknutna kontroller och allmänna kontroller.

Uppdragsanknutna kontroller genomförs inom ramen för varje enskilt uppdrag. Ansvaret för att dessa kontroller genomförs åvilar den för redovisningsuppdraget huvudansvarige. Sådana kontroller kan avse genomgång av framtagna rapporter och av den redovisningsplan som tillämpas för uppdraget.

Allmänna kontroller är åtgärder av administrativ natur som syftar till att skapa förutsättningar för att redovisningstjänsterna skall kunna utföras med hög kvalitet. Ansvaret för genomförandet av sådana kontroller åvilar den ledamot som inom byrån är ansvarig för redovisningsverksamheten.