Balans nr 12 2001

Kvalitetskontroll: Den granskade byrån – Så upplevde vi kontrollen

Till Yngve Lindells Revisionsbyrå hittar man genom den pelarprydda entrén till ”Kavalleristen”, en ståtlig gammal kavalleribyggnad i Helsingborg, totalrenoverad 1988 efter att ha stått tom i många år.

Byrån är lokalt förankrad. Kunderna finns i huvudsak i nordvästra Skåne även om det också finns uppdrag spridda över hela Sverige.

Kunderna är både små och riktigt stora. Man har haft ett börsnoterat företag med en omsättning på närmare fem miljarder. Det avregistrerades dock i augusti i år.

Just nu arbetar femton personer på byrån – fyra auktoriserade revisorer och två godkända. Lika delägare är auktoriserade revisorerna Roger Johansson, Anders Argelius och Ulf Herrström. Företaget startades 1966 av Yngve Lindell, som avled 1996.

Den här revisionsbyrån är en av många som gått igenom FARs kvalitetskontroll utan anmärkning.

Omfattande intern utbildning

Yngve Lindells Revisionsbyrå har satsat hårt på kvalitetskontrollen.

– Vi har lagt ner mycket pengar och tid på vårt system för kvalitetskontroll – bland annat i form av intern utbildning och deltagande i kurser, säger Roger Johansson. För två år sedan hade vi ett internt möte i Mölle där hela byrån var samlad i över en vecka.

Envar kan räkna ut att det torde ha gått åt över sexhundra timmar bara där.

I Mölle drogs riktlinjerna upp för hur det skulle se ut med det interna inspektionsprogrammet, uppläggen av revisionsprogram för olika företag – ja, hela mallen för kvalitetsarbetet.

En naturlig utveckling

Ulf Herrström berättar att byrån länge har haft det som en process att arbeta fram kvalitetskontrollsystemet som en naturlig utveckling i datoriseringen.

Man har haft datoriserade revisionsprogram, från början Bilan och sedan Hogia Audit. Med de programmen har man styrt upp dokumentation och granskning så att man fått en naturlig kvalitetskontroll.

– Och nu har vi formaliserat kvalitetskontrollen på det sätt som FAR har velat att den ska genomföras, säger Anders Argelius.

– Vi har ju jobbat med intern kvalitetskontroll i alla år. Men tidigare har vi inte haft detta med inspektionsprogram utan kvalitetskontrollen har omfattat enskilda uppdrag, säger Roger Johansson.

En sorts certifikat

Vad tycker ni egentligen om den föreningsstyrda kvalitetskontrollen?

– Det är bra att den finns, säger Anders Argelius. Den ger oss ett slags certifikat som visar att vi vet vad vi sysslar med.

– Väldigt många andra företag genomgår certifiering – varför skulle inte också revisorerna göra det? säger Roger Johansson. Jag tycker att det är självklart. Det har inte varit enkelt och det har varit tidskrävande men också väldigt nyttigt. Vi har tänkt om i vissa avseenden och sett över en del rutiner. Det har också varit en styrka att alla på byrån varit engagerade.

Allt hänger ihop

Själva inspektionskostnaden betecknar de tre delägarna som totalt försumbar i sammanhanget.

– Den är otroligt liten i förhållande till all den interntid vi lagt ner – säkert tusen timmar totalt sett, säger Anders Argelius. Totalkostnaden avser naturligtvis inte enbart målet att klara själva kvalitetskontrollen utan den omfattar hela vårt system.

Systemets kapacitet sträcker sig vida längre än att bara nå själva kontrollmålet.

– Vår FAR-kontrollant blev ju nästan salig över systemet och han är inte ensam om att ha blivit det, säger Anders Argelius. Vi är också belåtna. Alla rutiner hänger ihop i systemet och allt är fortlöpande dokumenterat på intranätet. Det handlar ju inte bara om kvalitetskontroll utan om hela vårt sätt att arbeta: om att se exakt var man befinner sig i arbetet med varje klient, om att redovisa tid, om att debitera etc.

Ingen isolerad företeelse

– Men att formalisera rutinerna och arbetet på hela byrån har också med kvaliteten att göra, säger Ulf Herrström.

Kvalitet är alltså ingen företeelse som ska ses isolerat. Den ska genomsyra allt arbete, alla system, alla rutiner.

Ulf Herrström, pappa till systemet hos Yngve Lindells, hade som mål att samla upp alla byråns rutiner i ett enda ”nav”.

Handgjorda rutiner och lösa Excel-ark skulle inte behövas. Rutinerna borde samlas så att man enkelt kunde hitta information och ha den samordnad i en databas. Data skulle kunna jämföras och framför allt vara tillgängliga för hela personalen.

Nu fungerar det så. På intranätet finns tidsredovisning, kundregister, kontaktregister, byråstandardmallar, arkiveringsrutiner, arkivregister, faktureringsrutiner, interndebiteringsunderlag, kvalitetsbok, bibliotek, planering, informationsplank, telefonlappar, reseräkningar och alla andra administrativa rutiner.

Den så kallade kvalitetsboken är själva kvalitetskontrollen med alla rutiner för hur byrån ska arbeta i revisionsprocessen.

– Systemet har starkt bidragit till att kvalitetsarbetet förenklats, säger Ulf Herrström.

Ett mått på hur vi låg till

Så ni var kanske inte alls oroliga över att FARs kvalitetskontrollant Christer Cederblad skulle granska er?

– Nej, det var vi inte, säger Anders Argelius. Vi tyckte att det var intressant och trevligt.

– Kvalitetskontrollen var ett bra sätt för oss att få ett mått på hur vi låg till med det kvalitetsarbete vi hade gjort, säger Ulf Herrström. Vi fick en bedömning och fick veta att vi låg rätt till.

Proceduren tog inte heller någon lång tid. Christer Cederblad besökte Yngve Lindells Revisionsbyrå måndag – tisdag den 24–25 september. På fredagen i veckan därpå kom bekräftelse från FAR om att allt var klart.

Skönt att inte ha det i februari

– Christer Cederblad hade inga negativa synpunkter på våra system, våra upplägg eller vår dokumentation, säger Anders Argelius.

I förväg hade han skickat en lista på saker som han ville ha fram: till exempel inspektionsprogrammet och beskrivningar av våra rutiner. Han ville ha fram ett antal akter, dels bolag som var top-of-the-line, dels några med orena berättelser. Men han var också inne i valven där byrån har ett par hundra hyllmeter papper, tittade i pärmarna och kunde se att akterna såg likadana ut där också.

– Det känns bra att ha kontrollen klar – och att ha den klar nu, säger Anders Argelius.

Han avundas inte dem som har kontrollen hängande över sig i februari (28 februari 2002 är sista dagen):

– Hälften av vår effektiva tid ligger i januari–februari–mars. Så är det ju.

En byrå av ungefär samma storlek

Varför valde ni Christer Cederblad som kontrollant?

– Vi hade inte träffat någon av de tre kontrollanter som vi fick på förslag från FAR. Det var nog bara bra – inga förutfattade meningar. I Christer Cederblad såg vi en person från en byrå av ungefär samma storlek som vår egen.

Inge Wennberg

Sifferkollen Läs mer

Belopp

Basbelopp
År 2019 2020 2021
Prisbasbelopp 46 500 47 300 47 600
Förhöjt pbb. 47 400 48 300 48 600
Inkomstbasbelopp 64 400 66 800  
Utdelning fåmansföretag
År 2018 2019 2020
Schablonbelopp 169 125 171 875 177 100

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2018 2019 2020
Räntesats 0,36 0,51 0,50

 

Referensränta
År 2016-07-01 2019-07-01 - 
Räntesats -0,5 0,0
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2018 2019 2020
Positiv 6,49 6,51 6,50
Negativ 1,50 1,51 1,50
Statslåneränta
År 2018 2019 2020
31 maj 0,49 0,05 -0,01
30 nov 0,51 -0,09  

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2018 2019 2020
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 6,50
Förmånsbil, bensin 9,50 9,50 9,50
Kostförmån
År 2018 2019 2020
Frukost, lunch och middag 235 245 245
Lunch eller middag 94 98 98
Frukost 47 49 49
Skattefria gåvor
År 2018 2019 2020
Julgåva 450 450 450
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 350
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2018 2019 2020
Skattesats 22% 21,4% 21,4%
Mervärdesskatt
År 2018 2019 2020
Normal

25 %

25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1938 - 1954 1955 -
Arb. avgifter 0 % 10,21% 31,42%
Egenavgifter 0 % 10,21% 28,97%