Balans nr 2 2003

Effektiv revision i 10/24-bolag: RS öppnar för nytänkande

I en serie på tre artiklar pläderar Hans Sjölund för att använda de unika möjligheterna med BAS-planen och SIE4-filerna vid revisionen av små bolag, s.k. 10/24-bolag. Han diskuterar i vilken utsträckning den nya RS (Revisionsstandard i Sverige) ger möjligheter att modernisera och rationalisera revisionen i småbolagen och han ger exempel på hur det skulle kunna se ut. De följande artiklarna införs i nästkommande nummer av Balans.

Äntligen får vi arbeta enligt samma normer som våra europeiska kolleger. Det innebär nytt lärande denna höst och nästa. Om vi samtidigt kan passa på att använda moderna redskap så blir merkostnaden marginell i förhållande till effektivitetsökningen. Redskapen som vi behöver, näten som fångar in väsentligheterna, bygger på våra unika svenska förutsättningar.

RS är redan omodern i den meningen att datorer betraktas som något udda som förpassas till RS 401 ”Revision i en datoriserad informationssystemmiljö”. IFAC åtgärdar detta och remisserna som ligger ute på nätet utgår från en helt datoriserad miljö. Excel har blivit global standard för sifferhantering och är ett nödvändigt verktyg för en effektiv revision.

RS är omfattande och kompletteras därför med förenklingar för små bolag. De normerna beskrivs i RevU 1005. Vi är tämligen ensamma i världen om att ha revisionsplikt för 10/24-bolag. Den stora mängden bolag är en direkt följd av att vårt skattesystem gynnade aktiebolagsformen fram till skattereformen på nittiotalet.

De små bolagen har tillgång till mycket bra standardsystem för redovisning och löner vilket ger nya möjligheter för revisorerna. De revideras med högre kvalitet och på kortare tid om vi använder de unika svenska möjligheter som SIE och BAS erbjuder. Företagens dynamiska utveckling över flera år kan och bör beskrivas i rullande diagram som bygger på precisionen i månadsdata. Periodiseringsfelen under räkenskapsåret framträder tydligt i en konto/månadsmatris.

En årsredovisning (ÅR) består huvudsakligen av olika summeringar ur huvudboken. När revisorn intygar att år är riktig så är kärnan i revisionsberättelsen att de transaktioner som bygger upp summorna är rätt redovisade. Med SIE4-filer och datorstöd kan vi vaska fram det fåtal verifikat eller transaktioner som är värda en prickning mot underlag. Urval skapas med transaktioner som avviker eller på grund av sin storlek inte får vara fel. Hela materialet blir granskat med datorstödet. Revisionsbevisen blir väl dokumenterade och starka.

I början av varje revisionsstandard finns en innehållsförteckning.

Därefter följer en textruta med likalydande text för alla RS. I denna står att läsa:

Revisionsstandards i Sverige skall tillämpas vid revision av ett företags årsredovisning och bokföring samt företagsledningens förvaltning...

RS innehåller grundläggande principer och tillvägagångssätt...

I undantagsfall kan en revisor finna det nödvändigt att avvika från en RS för att uppnå revisionsmålet på ett mer effektivt sätt (förf. markering). När en sådan situation uppstår, skall revisorn vara beredd att motivera avvikelsen.

RS behöver bara tillämpas på väsentliga förhållanden.

De grundläggande principerna för revision gäller givetvis för både stora och små uppdrag. Lika självklart är metoderna att nå revisionsmålen olika och regelmässigt enklare i småbolagen. Avvikelser kan bli vanliga i 10/24-bolag som har en basmiljö och exporterar SIE4-filer till revisorer med moderna verktyg.

Standardisering är fundamentet

Grunden för att vi svenskar skall kunna genomföra kostnadseffektiva revisioner i 10/24-bolagen är solid. Den består av SIE4, BAS och Excel.

Standard Import- och Exportfiler (SIE) blev den lyckosamma effekten av skattemyndighetens krav på SRU-uppgifter i början av nittiotalet. Skatteprogrammen behövde snabbt och enkelt få in uppgifter från redovisningen. Programmerarna enades om en gemensam standard för att utbyta huvudboksinformation. Formatet kallas SIE av typ 1 och innehåller det in- och utgående saldot för varje konto.

Idag kan redovisningssystemen både exportera och importera SIE-filer av typ 4. Dessa filer innehåller hela huvudboken, inklusive projekttransaktioner. Det har givit småföretagen en fantastisk frihet att kommunicera med andra program och med sina revisorer. Till och med lite större programleverantörer som Visma, Navision och Intentia har insett poängen med SIE.

Globalt utvecklas XBRL-GL vilket kommer att ge storföretagen en motsvarighet till SIE4. Vår svenska SIE-förening arbetar för att även kunna presentera data i XBRL-GL men det tar tid. Ännu kommer SIE4 att dominera några år.

BAS/EU-BAS gör det möjligt att snabbt klientanpassa registeranalysens frågor i våra revisionsverktyg. På marknaden finns sedan ett par år flera olika program som analyserar huvudböcker via SIE4-filer. De små företagen lagrar normalt varje affärshändelse direkt i huvudboken och av texten kan man oftast utläsa fakturans nummer, leverantörens namn etc.

Microsoft Excel har kommit att bli totalt dominerande standard sedan det tog över tätplatsen från Lotus 1-2-3. Revisorer skall behärska den moderna räknemaskinen. Bra verktyg för moderna revisorer är små specialiserade program som ger Excel ytterligare egenskaper. Det ger revisorerna en chans till kontinuerlig utveckling.

Ta vara på möjligheten

SIE och BAS är en unik kombination som vi svenskar är ensamma om i Europa. Gissningsvis har minst 90% av alla 10/24-bolag redan idag en redovisning som kan exporteras i SIE4-format med BAS/EU-BAS som grund.

Vi svenska revisorer har byggt upp effektiva analysverktyg som bygger på standards. En 10/24-klient kräver endast små anpassningar av föreslagna kontonummer i granskningsplaner och urval. Därmed kan vi kostnadseffektivt gå igenom HELA huvudboken i jakten på väsentliga, avvikande eller riskutsatta transaktioner.

Småbolagen har en självklar rätt att kräva en maximalt effektiv revision som bygger på SIE4 och BAS/EU-BAS. Den sortens kontroller kommer 10/24-bolagen alltid att vilja betala för – även om revisionsplikten avskaffas.

Revisorn SKALL förstå företagets verksamhet och dess miljö...

Kravet innebär att revisionsteamet i börsbolagen måste sätta sig in i och förstå klienternas ofta komplicerade företagsstrukturer och marknader. Detta skall givetvis dokumenteras.

RevU 1005 punkt 38–40SE kommenterar RS 310 ”Småföretagens verksamhet och miljö”. Den är som regel enkel och okomplicerad. En erfaren revisor har en tillräcklig kännedom om butiker i allmänhet för att direkt kunna revidera exempelvis en bensinmack. Då behövs inga vittgående utredningar om petroleumbranschens konkurrensförhållanden och framtidsutsikter.

Idag används ofta ett batteri av nyckeltal för att beskriva företaget. Nyckeltalen bygger på helårsdata. Detta kan och bör utvecklas. Skapa Excel-diagram som baseras på månadsdata. Kurvan presenteras grafiskt. Diagrammet skall ge en klar signal om vad som hänt under räkenskapsåret men även åren dessförinnan.

Tekniken kan jämföras med tandläkarens rutinmässigt tagna röntgenbild som visar honom hur tandstatus ändrats sedan senaste besöket. Som regel arbetar vi bara med småföretagen ett par gånger per år och skall då snabbt bli uppdaterade.

Analysera kontoklasser över flera år

En resultaträkning beskriver utvecklingen i verksamheten. Ovan visas hur den kan presenteras som ett flöde över tiden. Tekniken är enkel. Beräkna månadstotaler per kontoklass. Lägg in dem i en matris, beräkna flytande tolvmånadersvärden och presentera dessa grafiskt. Säsongsvariationer jämnas ut. Trender kan utläsas och ger information om vart lönsamheten är på väg och varför. Normala variationer och/eller periodiseringsfel blir hack i kurvorna.

Ovanstående diagram [se tryckt utgåva av Balans nr 2 2003 sid. 30] byggs upp av månadsbelopp för kontoklass 3–8 i ett litet industriföretag. Bilden består av 72 resultatrapporter (månader). Lägg märke till hur produktionen ökar kraftigt fram till 9801 dvs. januari 1998. Kostnaden för personal är relativt konstant. Därefter görs en dykning nedåt under ett år. Från våren 1999 ökade omsättningen igen men med stigande personalkostnader. Nettoresultatet fortsätter att minska och är kritiskt lågt på sommaren 2000. Därefter saknas mätvärden vilket ger det horisontella strecket.

Vi revisorer har tillgång till månadsdata. Vi kan kosta på oss att använda mera rådata i analysen än SCB. Excel gör grovjobbet men första året kostar en kvart extra eftersom två–tre år läggs in. Därefter är tidsåtgången mindre än 15 minuter per år. Nyttan i revisionen är att både trender och periodiseringsfel framträder på ett standardiserat och tydligt sätt.

Nästa månad: Riskanalys

Auktor revisorHans Sjölundär verksam i egen byrå i Norrtälje. Han har även utvecklat revisionsprogram för PC-miljö (Kapell, Bilan). Han medverkade senast i Balans nr 6–7/1997.

Sifferkollen

Belopp

Basbelopp
År 2019 2020 2021
Prisbasbelopp 46 500 47 300 47 600
Förhöjt pbb. 47 400 48 300 48 600
Inkomstbasbelopp 64 400 66 800 68 200
Utdelning fåmansföretag
År 2018 2019 2020
Schablonbelopp 169 125 171 875 177 100

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2018 2019 2020
Räntesats 0,36 0,51 0,50

 

Referensränta
År 2016-07-01 2019-07-01 - 
Räntesats -0,5 0,0
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2018 2019 2020
Positiv 6,49 6,51 6,50
Negativ 1,50 1,51 1,50
Statslåneränta
År 2018 2019 2020
31 maj 0,49 0,05 -0,01
30 nov 0,51 -0,09  

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2018 2019 2020
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 6,50
Förmånsbil, bensin 9,50 9,50 9,50
Kostförmån
År 2018 2019 2020
Frukost, lunch och middag 235 245 245
Lunch eller middag 94 98 98
Frukost 47 49 49
Skattefria gåvor
År 2018 2019 2020
Julgåva 450 450 450
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 350
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2018 2019 2020
Skattesats 22% 21,4% 21,4%
Mervärdesskatt
År 2018 2019 2020
Normal

25 %

25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1938 - 1954 1955 -
Arb. avgifter 0 % 10,21% 31,42%
Egenavgifter 0 % 10,21% 28,97%

 

Visa mer...