Balans nr 4 2003

Effektiv revision i 10/24-bolag: Planering av granskningen – och slutsatserna

Substansgranskningen i småbolagen består av två delar. Dels alltid återkommande generella kontroller som i stort är lika för alla bolag, exempelvis att skatter betalats i tid, dels finns i regel även några saker att granska som är företagsspecifika. De urvalen skräddarsys i planeringsfasen, skriver Hans Sjölund i den tredje och avslutande delen av sin serie om effektiv revision i små bolag.

I revisionsverktyget beskrivs de önskade urvalen och testerna som skall göras med data i SIE-filen. I några av marknadens revisionsprogram kallas de ”frågor” och man anger vilka konton, belopp större eller mindre än, perioder, dagar eller texter som söks eller inte får vara med.

Remisserna från IFAC poängterar den ökade vikt som läggs vid att revisorerna länkar riskbedömningen till adekvata revisionsåtgärder. Detta kan åstadkommas när urvalen definieras genom att variera beloppsstorlekar med hänsyn till känsligheten i rutinen som urvalet gäller.

Exempel: Lista utbetalningar med stora belopp för attestkontroll, lista alla kassatransaktioner de fem sista dagarna i period tolv.

Genom att använda variabler (max., medel och min.) i stället för angivna belopp kan man bygga komplicerade frågor som normalanvändaren inte behöver förändra. Revisorn ser bara resultatet. I exemplet (nedan) är min. beräknad till 1 836 kr och max. till 36 724 kr.

UrvalSerieVerPeriodDayTextAccountsAmount BASMUS
LIKVIDA MEDEL
Utbetalningar > medel + (Mus = max)1000−1060<36274183632
Betalningar sista dagarna12>251000−10061
Korta placeringar > min1100−1199<1836, <−1836

Logiska tester

En mycket användbar metod i registeranalysen är logisk test. Det innebär att datorn testar att alla verifikat har en logisk struktur. En kundfaktura skall normalt konteras Försäljning, Utgående moms och Kundfordran. En inbetalning borde krediteras kundkontot och debiteras ett likvidkonto.

Här är inte fråga om urval utan en fullständig kontroll. Testerna skapar kraftfulla revisionsbevis med minimal arbetsinsats (nedan).

Syfte med test inom verifikatGrund konton+Deb −KredSumma Grund kontonVer SerieKontroll konton
Försäljningen har x % moms?3000−39991836B2410

forts.

Syfte med test inom verifikatProcentMin avvikelse (abs)Period frånPeriod till
Försäljningen har x % moms?251836112

Planer

Ett batteri av olika frågor kombineras till planer. Under året behövs flera olika planer. En för löpande granskning under året, en för bokslutsgranskningen, en för uppföljning i nya årets SIE-fil. Självklart skall man enkelt kunna lägga upp olika granskningsplaner för de fyra år [1] som uppdraget omfattar. Det blir då möjligt fylla en årsakt med samtliga önskade granskningsunderlag genom att klicka på önskad plan.

Om exempelvis frågorna ligger som rader och planerna är kolumner i ett Excelblad så kan man enkelt välja vilka frågor som skall ingå i planen genom att skriva in en etta vid respektive rad/kolumn. Om gränsvärdena skall justeras individuellt för någon av frågorna så kan riskfaktorn med fördel anges i samma tabell.

I exemplet (nedan) är nio olika planer inlagda:

  1. Omfattar alla frågor och används för att kalibrera dessa.
  2. Bokslutsplanen visar de kontoutdrag som vi normalt vill ha i samband med ett bokslut såsom försäkringspremier, inköpta inventarier, redovisade skatter m.m.
  3. Nya årets plan används för en analys av det efterföljande räkenskapsårets första månader. Här är vi intresserade av om kundfordringarna blivit betalda, avbokade eller krediterade. Vi letar kostnader över medelvärdet i period 1 och 2 för bedömning av risken för periodiseringsfel.
  4. En ”fiskal” plan undersöker moms, arbetsgivaravgifter och källskatter.
  5. Löpande granskning med mus-urval.
  6. kolumner för klientanpassade urval år 1–4.

Rutin/flöde
123456789
Logiska tester
Kunder betalas?1111
Leverantörer betalas?1111
Försäljning har x % moms?1111
Inköpen har x % moms?111
Lönen har y % sociala?1111
Frågor
Utbetalningar >medel + (Mus = max)11
Betalningar sista dagarna111
Korta placeringar >min1
Kunder, sista dagarna111
Fakturor period 12 >medium111
Försäljning (Mus = max)11

forts.

Rutin/flödeRisk faktorMotiv för annan faktor
Logiska tester
Kunder betalas?1,0
Leverantörer betalas?1,0
Försäljning har x % moms?1,0
Inköpen har x % moms?1,0
Lönen har y % sociala?1,0
Frågor
Utbetalningar >medel + (Mus = max)4,0
Betalningar sista dagarna
Korta placeringar >min1,0
Kunder, sista dagarna
Fakturor period 12 >medium1,0
Försäljning (Mus = max)4,0

Revisorn skall enligt RS 300 utarbeta och dokumentera en övergripande revisionsplan som behöver vara så pass detaljerad att den kan ge vägledning vid utarbetandet av granskningsprogrammet och skall ses över och ändras på det sätt som behövs under revisionens gång. En utskrift av Excelbladet borde räcka som övergripande revisionsplan avseende substansgranskningen i små företag.

Urval

RS 530 behandlar olika former av urval. Urvalen från SIE-filen möjliggör en väsentligt högre precision i revisionen. Vi kan vara säkra på att inte av misstag gå förbi en väsentlig post. Eftersom vi arbetar med en standardiserad datafil så finns alla förutsättningar för att förenkla användandet av olika urvalstekniker.

MUS-urvalMonetary Unit Sampling (mus) innebär exempelvis att varje 100 000:e försäljningskrona väljs ut. Det innebär att all försäljning över detta belopp kommer med i urvalet. Dessutom blir småposter representerade. mus-urvalen används normalt vid löpande granskning.

Stratifierade urval kan vara att vi söker poster nära bokslutsdatum eller över vissa belopp. I exemplet ovan väljer plan 5 ut alla utbetalningar över medelvärdet (dvs. väljer bort små utbetalningar helt) och gör därefter ett mus-urval i detta strata.

Skapa revisionsbevis

Ett revisionsverktyg bör ge en utskrift av alla väsentliga transaktioner och avvikelser från normal konteringsbild. När de är granskade och korrekta så är substansen i årsredovisningen verifierad.

Skapa maskinella urval

Huvudboken (SIE4-filen) analyseras först maskinellt enligt av revisorn definierade regler.

Då gallras normala, små och ointressanta transaktioner bort. Poängen är att urvalet begränsar en omfattande huvudbok till några sidor väsentligheter. Svårigheten, yrkesskickligheten, består i att behärska tekniken, att göra träffsäkra frågor i planerna. När det väl är gjort så är det bara att köra önskad plan på SIE4-filen.

Bra maskinella urval är logiska test som kontrollerar om olika transaktionstyper har konterats på förväntat sätt. Finns exempelvis stora kontanta utbetalningar som inte debiterats postgiro eller bank? I så fall vill vi veta vilka verifikat det gäller. Får vi betalt? Har vi missat Moms eller skatter? (Resultatet kan sammanfattas som i bilden nedan)

ResultatRättAvvikandeTotalt% avvikande
Kontant utbetalt – korrekt faktura?033100 %
Kunder betalas?11431173 %
Leverantörer betalas?14131442 %
Försäljning har 25 % moms?1862120710 %
LevFaktura har 20 % moms17401740 %
Löner har y % sociala?3674316 %
Löner har z % källskatter430430 %
Totalt694377315 %

De avvikande kundbetalningarna består av krediteringar eller omföringar och vi är intresserade av hela verifikaten.

Vi har alla prickat av att kundfordringarna blivit betalda. Med teknikens hjälp får vi en möjlighet att gå direkt till de intressanta fakturorna (se nedan).

SerieVerDatumVerifikattextKontoKontonamnBeloppSaldo
B541999-11-05KN11807/Celsius Tech Syst1210Kundfordringar−25 188585 457
B541999-11-05KN11807/Celsius Tech Syst2410Utgående moms5 0380
B541999-11-05KN11807/Celsius Tech Syst3011Försäljning projekt20 150−1 356 000
Summa grundkonton: [1210]−25 188
Summa kontrollkonton: [1010−1050]0
Procentsats: [−100]N/A
Omkostnader >10 000 kr
A1281999-12-31Lång 82420557052428120Räntekostnader50 625113 666
A2402000-06-30Lång 82420557082428120Räntekostnader50 625231 583
A2522000-06-307791Fastighetsskatter15 75015 750
D621999-09-07FA3323/Würth Svenska AB6460Förbrukningsmateriel13 72641 032
D971999-10-06FA 3358/Rosl Hydraul o Sve6090Övriga totalkostnader14 80225 641
D1661999-11-27FA3427/Segerblads Allserv6030Övr maskiner12 65017 645
D2121999-12-21FA3473/Skandia Industri7310Försäkringspremier16 62916 629
D3002000-03-03FA3561/Norrtälje Energi6050Elektricitet15 05593 316
D3292000-03-24FA3590/Elinst. L Gustavss6060Reparation/underhåll fastighet20 63486 090
D3312000-03-30FA3592/ABIC Kemi AB6460Förbrukningsmateriel21 031157 411
D3432000-04-06FA3504/Norrtälje Energi6050Elektricitet14 239107 555
D3742000-04-07FA3634/Sv. Modelltillv. F7681Föreningsavgifter avdragsgilla14 38023 480

forts.

Bedöm dem visuellt

Det är i praktiken omöjligt att utforma regler för urvalen som bara listar intressanta data. När uppdraget är nytt, eller revisorn ovan, så kommer urvalet att bli onödigt stort. Det beror på att de fördefinierade reglerna inte är tillräckligt anpassade till företaget.

Ett bra verktyg skall därför beräkna hur många transaktioner som uppfyller villkoren i ett urval innan det skrivs. Det ger en omedelbar möjlighet till korrigering av uppenbara fel. Därnäst skall urvalet skrivas till en temporär lista. Den temporära listan analyseras visuellt och önskade verifikat eller transaktioner markeras och kopieras till en granskningsrapport.

Ett urval av stora kostnader skrivs ut först i kontonummerordning för visuell bedömning och därefter omsorterade efter Serie och Nummer för enklare prickning.

Granska manuellt

Nu först är det dags att besöka klienten – väl förberedd. Med granskningsrapporten som underlag bearbetas verifikationspärmarna. Den faktiska granskningen av transaktioner mot underlag begränsas härmed till dem som sannolikt är fel eller på grund av sin storlek eller annat skäl inte får vara fel. Denna del i revisionen, som tidigare varit något slumpmässig och tidsödande, kan numera utföras effektivt och väl dokumenterat.

Dra slutsatser

Efter genomförd granskning är det lätt att dra slutsatser om risken för att väsentliga fel ännu ligger oupptäckta bland transaktionerna i SIE4-filen. Genom att även det följande årets första månader har bearbetats så är även risken för avklippsfel minimerad.

Resten av de timmar som arvodet täcker skall läggas på det som inte är lagrat i huvudboken.

Lagersaldon framgår inte av SIE4-filen. De analyseras genom att orimliga bruttovinster och väsentliga belopp sorteras fram. Funderingar om försäljningen är fullständigt redovisad kan självklart inte besvaras utan konstruktivt tänkande från revisorns sida. Klassificeringar, noter och övriga texter i årsredovisningen kräver sin tid.

Dokumentation

Dokumentationen i småföretagen har med den tidigare beskrivna arbetsmetoden kompletterats med tre nya utskrifter

  1. Flerårsgrafik
  2. Konto/Månadstabell
  3. Transaktionsurval

Var noga med att dokumentera sammanfattande resultat av testerna. Om exempelvis 600 fakturor kontrollerats med avseende på om moms bokförts med rätt belopp och alla var rätt så skall givetvis detta revisionsbevis skrivas ut till årsakten.

Om resultatet av frågorna överförs till Excel så kan revisorn anpassa listorna ytterligare. Transaktionerna kan sorteras i den ordning som verifikaten lagras hos klienten vilket ytterligare underlättar arbetet. Väl på plats görs noteringar om gjorda iakttagelser i de listor som skapades i urvalsfasen. De refererar tydligt till verifikaten vilket minimerar det manuella skrivandet.

Dokumentationen över substansgranskningen överträffar både dagens krav och det som diskuteras i remissen [2] för nya ”Audit Risk”.

Framtiden?

Är det överhuvudtaget möjligt att genomföra en prisvärd revision i 10/24-bolag enligt normerna i RS och remissutkasten? Ja, men både prisvärt för klienten och lönsamt för revisorn blir det bara med en kombination av datorstöd, standardisering och kunskap.

Det kräver en investering i verktyg och utbildning. RS kommer att påverka många av IREVs utbildningar. Kan irev passa på tillfället att integrera modern teknik i kurserna när de omarbetas?

forts.

Auktor revisor Hans Sjölund är verksam i egen byrå i Norrtälje. Han har även utvecklat revisionsprogram för PC-miljö (Kapell, Bilan). Han medverkade senast i Balans nr 3/2003 med den andra artikeln i serien om effektiv revision i småföretag.

  • [1]

    I remissen från IAASB föreslås att fungerande rutiner skall granskas åter med minst tre års intervall. Borde FAR/SRS svara att intervallet fyra år passar oss bättre eftersom de frågar specifikt om detta?

  • [2]

    IAASB undrar om det är rätt att ge ut detaljerade regler för dokumentationen. Risken synes stor att det konserverar ett gammalt tänkesätt och direkt hindrar utvecklingen av ny revisionsteknik.

Sifferkollen

Belopp

Basbelopp
År 2019 2020 2021
Prisbasbelopp 46 500 47 300 47 600
Förhöjt pbb. 47 400 48 300 48 600
Inkomstbasbelopp 64 400 66 800 68 200
Utdelning fåmansföretag
År 2018 2019 2020
Schablonbelopp 169 125 171 875 177 100

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2018 2019 2020
Räntesats 0,36 0,51 0,50

 

Referensränta
År 2016-07-01 2019-07-01 - 
Räntesats -0,5 0,0
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2018 2019 2020
Positiv 6,49 6,51 6,50
Negativ 1,50 1,51 1,50
Statslåneränta
År 2018 2019 2020
31 maj 0,49 0,05 -0,01
30 nov 0,51 -0,09  

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2018 2019 2020
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 6,50
Förmånsbil, bensin 9,50 9,50 9,50
Kostförmån
År 2018 2019 2020
Frukost, lunch och middag 235 245 245
Lunch eller middag 94 98 98
Frukost 47 49 49
Skattefria gåvor
År 2018 2019 2020
Julgåva 450 450 450
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 350
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2018 2019 2020
Skattesats 22% 21,4% 21,4%
Mervärdesskatt
År 2018 2019 2020
Normal

25 %

25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1938 - 1954 1955 -
Arb. avgifter 0 % 10,21% 31,42%
Egenavgifter 0 % 10,21% 28,97%

 

Visa mer...