Balans nr 6-7 2007

Gott om fallgropar för nyttan av IT

Miljön viktig för en lyckad IT-investering

Den tänkta nyttan av en IT-lösning äventyras om lösningen hamnar i en missgynnande miljö. Forskning visar att det finns gott om fallgropar. Verksamheter behöver därför försäkra sig om att ha en professionellt utformad IT-management. Förmåga att hantera långvariga förändrings- och förbättringsarbeten är också en kritisk framgångsfaktor skriver Birgitta Fagerström Kareld. Här kan revisorer och andra rådgivare spela en viktig roll.

Tidigt utvecklade IT-stöd togs i bruk med en rak och enkel ambition. Effektiviteten skulle öka genom de personalbesparingar som blev möjliga, när människor kunde ersättas med datorer och datasystem. Manuella rutiner omformades till automatiska och resultaten kunde värderas med ROI-kalkyler. Sättet att kalkylera IT var inte ett stort problem på 1970-talet, även om de kalkylerade vinsterna inte alltid realiserades.

I dag kan IT användas som stöd för de flesta funktioner i en verksamhet. Det kan handla om allt ifrån att skapa nya affärer och tjänster, förbättra kundrelationer och stärka processutförande till att få en verksamhet att fungera på ett helt nytt sätt. Uttrycket ”IT-lösning söker problem” är inte utan grund och de nya IT-lösningarna marknadsförs med stor självsäkerhet. Så här kan det låta (klipp från annonser i Computer Sweden 2005).

  1. ”Effektivisera affärsprocesserna med 25 %”
  2. ”Vad är det som tar hand om sig själv så att du kan sköta ditt, tittar framåt så du slipper se bakåt – och som du räknar hem snabbt” Rätt svar: Vår produkt XX
  3. ”Kan er säljstyrka ha det affärskritiska CRM-system de behöver för att bearbeta, ta in samt behålla värdefulla kunder... med produkten ZZ erhåller du avkastning på investerat kapital inom veckor, inte år”
  4. Löften i annons för ”callcenter lösning”:
    1. Öka antalet nöjda och lojala kunder
    2. Se läget i försäljning och kommande fakturering (utan att ägna en halv dag)
    3. Minska eller ta bort köerna – ge bättre service och öka försäljningen

Problemet med de många IT-lösningarna och möjligheterna handlar emellertid varken om markandsföring eller om tvivelaktiga drivkrafter. Leverantörer måste få tala för sin vara och teknikdrivna investeringar måste rimligen få förekomma.

Men det behövs motkrafter eftersom den kritiska frågan handlar om förverkligandet av potentialen i tekniken. Vad händer där IT-lösningarna landar och hur kan verksamheter agera för att åstadkomma förväntade effekter av sina IT-investeringar? En kort redovisning av några forskningsresultat ger vägledning – om än inte i helt enhetlig riktning då frågeställningen är komplex.

I en klassisk studie med ekonomifokus som kommit att kallas produktivitetsparadoxen visade författaren (Brynjolfsson, 1993) att IT-investeringar och produktivitetsökningar inte följdes åt inom tjänstesektorn. Investeringarna visade en kontinuerlig ökning samtidigt som produktiviteten planade ut. För producerande verksamheter var bilden mer positiv. Förklaringarna till paradoxen gjordes efter fyra spår: mätfel, eftersläpning i effekter, omdistribution inom en bransch och missmanagement i meningen överkonsumtion av 1T på grund av bristande mätmetoder.

IT – informationsteknik eller informationsteknologi (eng. Information Technology), samlingsbegrepp för de tekniska möjligheter som skapats genom framsteg inom datateknik och telekommunikation.

IS – informationssystem

ROI – Return on Investment

I en förnyad analys ett par år senare kom samma författare fram till en delvis motsatt ståndpunkt. Genom att dela upp begreppet IT-nytta i komponenterna produktivitet, utförande och konsumentnytta kunde man visa att IT-investeringarna förbättrat både produktivitet och kundvärde. Verksamheters utförande hade emellertid inte påverkats positivt (Brynjolfsson & Hitt, 1994).

I en senare artikel (Senn, 2002) klassificeras tidigare forskning om IT-investeringar i tre fokusområden: produktivitet, process ochIT-tillgångar. För produktivitet relateras forskning genomförd med ett antal olika ekonometriska modeller. Den övergripande slutsats som dras är att ROI för IT-kapital varit i genomsnitt 54 % inom tillverkande företag under perioden 1987–1991. I artikeln lyfter dock författaren som återgivit forskningen fram användandet av sekundärdata (ibland ofullständig) som en begränsande faktor för studiernas kvalitet.

Inte meningsfullt mäta enbart IT-investeringar

Forskning med processfokus menar att IT-investeringar måste förstås i sitt sammanhang. Ett exempel ges på en modell som är utformad för att förstå relationen mellan ledningars motiv för IT-investeringen och verksamhetens förmåga att omsätta investeringen till produktiv output. De övergripande slutsatserna av denna forskning är att en mätning av enbart IT-investeringar har ett för brett fokus för att vara meningsfull. Investeringsaktiviteter måste istället undersökas med avseende på ledningens syfte som kan vara strategiskt, ha informerande ambitioner eller vara transaktionsstödjande. Omvandlingseffektivitet är således en viktig faktor för en investerings inverkan på verksamheten. Det är slutligen enligt detta synsätt även viktigt att genomföra longitudinella studier för att förstå teknikens inverkan.

För forskning med fokus på IT som tillgång presenteras en modell som delar in IT-tillgångarna i teknisk infrastruktur, IT personal och användare/brukare. Modellen säger att hög kvalitet på IT-tillgångar inte garanterar verksamhetsnytta. Det är snarare olika processers koppling till affärsverksamheten som slutligen avgör vilka verksamhetsnyttor som uppstår. Processerna som avses är utvecklingsprocessen och IT-funktionens sätt att fungera. Annan forskning med fokus på IT som tillgång kom fram till att det inte fanns något signifikant samband mellan IT-tillgångar och administrativ produktivitet.

Nödvändigheten av att organisationer agerar proaktivt för förverkligande av IT-nytta poängteras också. Ett tidigt presenterat förslag var att betrakta organisationen som en stödstruktur för IT-användning. En systematisk genomgång av IT-användningens omgivning borde därför genomföras och åtgärdas (Srinivasan & Davies, 1987). En annan ansats på samma tema gick ut på att studera relationen mellan produktivitet och IT-investeringar med hjälp av en modell där produktivitetsökningen antogs vara beroende av tre komponenter – kompetens hos personalen, organisering av aktiviteter och organisationens förändringsförmåga. Modellens utgångspunkt var, att både kompetens och organisation måste förändras om potentialen i IT ska kunna realiseras (Docherty & Stymne, 1995).

IT-governance

Temat ”IT-governance” handlar om att hantera och styra IT-investeringar. Temat hämtar sin näring från forskningsresultat som säger att framgångsrika organisationer integrerar sin IT-verksamhet med övrig verksamhet på ett medvetet och systematiskt sätt (Weill & Ross, 1998). Några argument från dessa författare:

– Information och IT är generellt sett de minst förstådda av verksamheters nyckeltillgångar – de är därför nödvändiga att ta itu med.

– Högpresterande organisationer (i IT-governance avseende) får upp till 40 % mer avkastning på sina IT-investeringar.

– Endast 38 % av de undersökta verksamheternas ledningar skulle kunna beskriva sin struktur för IT-governance. Frågan som infinner sig blir då: Hur kan man alls förvänta sig att ledningar utan denna kunskap ska kunna följa och tillämpa det strukturen säger?

– Verkningsgraden av IT-investeringar kan förbättras avsevärt och medlet för detta är att professionalisera IT-verksamheten.

– Alla verksamheter har IT-governance. De mest effektiva organisationerna har dock genomfört en aktiv design av IT-governance mekanismer som uppmuntrar de beteenden/handlingar som ligger i linje med verksamhetens visioner, strategier, värderingar och normer.

En försiktig slutsats av redovisad forskning är att andelen outnyttjad IT-potential är betydande inom tjänstesektorn. Eftersom IT-kostnader står för omkring 10 % av verksamheters totala kostnader skulle en förbättring i detta avseende få betydande ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser.

Min forskning har varit inriktad på vad organisationer kan och bör göra för att stödja nyttig IT-användning. Forskningen ansluter till förverkligande temat genom att studera IT-användning med utgångspunkt i det arbete som utförs. De befintliga IT-systemen i en viss arbetssituation betraktas som stöd och hjälpmedel för utförande. Modellen ovan beskriver en undersöknings- och analysmodell för IT-nytta.

Analysmodell för IT-nytta

Modellens utgångspunkt är de arbetsuppgifter en individ (eller roll/funktion) utför och frågeställningen som besvaras är vilket bidrag individens samtliga IT-stöd ger för arbetets utförande. Detta representeras i modellens undre del. Modellens övre del innehåller verksamhetens möjligheter att stödja nyttig IT-användning genom att tillämpa tillgängliga kunskaper inom IT-området.

Analysmodellen användes i en fler-falls-studie med empiriskt material från tre offentliga verksamheter. Genom att fråga individer om arbetsuppgifter och bidrag från IT-stöd kunde 33 faktorer kopplade till IT-nytta extraheras fram. Faktorer som förekom i samtliga fall handlade om (önskad) effektivisering av det egna arbetet och om (önskad) användbarhet. Brukare vill helt enkelt vara effektiva och de irriteras på brister i IT-stödet. Andra faktorer som stack ut var behov av kunskap i systemanvändning, verksamhetsanpassning och integration mellan system.

Faktorerna, som i de flesta fall kom att handla om IT-onytta, matchades mot kunskapsområden enligt figurens övre del. Resultat: 30 av de 33 faktorerna kunde matchas mot litteraturområden. Detta innebär att IT-områdets litteratur och forskning innehåller relevanta aspekter för nyttig och effektiv IT-användning. En slutsats av studien var att IT-nyttan skulle öka om grundläggande kunskaper från IT-området började tillämpas. Ett annat förslag, som jag hoppas kommer att prövas i verksamheter, var att förvaltning av IT-stöd borde ske med utgångspunkt i användningssituationer. Hela IT-arbetsmiljön skulle därigenom belysas och problem med integration mellan system bli tydliga. Dagens systemförvaltningsmodeller har teknikfokus och sätter IT-systemen i centrum för förvaltningen.

I tabellen på nästa sida visas brukarnas syn på sitt IT-stöd i de tre genomförda fallstudierna.

Begreppet ”effectiveness” och faktorer för IT-nytta

Exemplen från marknadsföringen av IT-stöd och redovisad forskning visar att det finns en IT-potential som väntar på att förverkligas. Mitt bidrag handlar om kunskaps tillämpning, IT-lösningarna skulle kunna vara träffsäkra mot verksamhetsbehoven och ge både förbättringar och effektivitetshöjningar men förverkligandet är helt beroende av den miljö organisationerna erbjuder. Och det är här jag ser att revisorer kan ha en viktig uppgift. Organisationers uppmärksamhet behöver riktas mot grundförutsättningarna för framgångsrikt tillgodogörande av IT-investeringar. Sammanställningen nedan innehåller exempel på områden med viktiga frågeställningar att fokusera på. Tillfredställande svar på frågorna skulle innebära att en IT-investering har en god och främjande miljö att landa i. Detta är enligt min bedömning steg ett för teknikförverkligande och effektivitet.

Birgitta Fagerström Kareld är universitetslektor i informatik vid Växjö universitet.

Faktorer som visar att brukare vill vara effektivaFall nr.
System ska vara integrerade1
System ska vara uppgiftsanpassade1
System ska vara enkla att använda1
System ska vara pålitliga och genomskinliga1
System ska vara effektiviserande för det egna arbetet1
Organisationer bör satsa på system som användarna bedömer att de behöver och vill ha1
Informationen i ett system bör vara lämpligt strukturerad2
Tillgängligheten är viktig när man är beroende av systemet2
Det är viktigt att kunna använda systemen som stöd för det egna arbetet2
System ska inte användas till alla typer av arbetsuppgifter2
System ska vara effektiviserande2
Om systemen ska stödja handläggningen är all funktionalitet som bidrar i det avseendet viktig – det ska stämma med hur man vill arbeta3
Systemen borde vara integrerade med varandra – ingen hoppning3
Effektivisering av det egna arbetet är viktigt3
Registrering i flera system är onödigt utfört arbete – systemen borde kunna kommunicera med varandra utan inblandning från handläggare3
IT-stöd för områden som ej omfattas av IT-stöd efterfrågas (kontakter, kommunikation, aktörer)3

Bedömd överensstämmelse mellan begreppet ”effectiveness” och faktorer för IT-nytta (Fagerström, 2003)

Förslag på fokusområden för dialog och revision

IT-managementområdeAtt undersöka
IT-styrningMedvetet utformad IT-stymingsmodell?
Beslutsunderlag vid IT-investeringar
Styrningsmodell känd i ledningsgrupp och verksamhet?
Styrning och mål gällande IT-processer/funktioner?
IT-strategiFinns och med vilket fokus?
”Alignment” med kärnverksamheten?
Tillämpning och löpande uppdatering?
Koppling till verksamhetens strategier och
processer för verksamhetsplanering?
SystemutvecklingFinns implementerad modell?
Hur utvärderas nyttan av modellen?
Egen kompetens i metoder och modellering?
Konsultanvändning – till vad?
Kostnad för modellen i relation till nytta?
SystemförvaltningFinns modell som används aktivt?
Fokus för modellen
Koppling till IT-styrning?
ArkitekturFinns IT- och IS-arkitektur?
Användning och utvärdering?
Hur uppdateras den?
Ansvar för efterlevnad?

Referenser:

Brynjolfsson, E. (1993), The productivity paradox ofinformation technology. Communications of the ACM, vol. 36 nr. 12

Brynjolfsson, E. & Hitt, L. (1994), Creating Value and Destroying Profits? Three Measures of Information Technology’s contributions. MIT Sloan School, Cambridge.

Docherty, P. & Stymne, B. (199$), Mediators of IT-Effectiveness. Working Paper 1995:72, Institute for Management of innovation and Technology (IMIT). Fagerström, B. (2003), IT-användning – En analysmodell för IT-nytta, Avhandling, Luleå tekniska Universitet.

Senn, J.A. (2002), IT: Do managers and IT professionals View Business Value of Information technology Differently? Proceedings of the 36th Hawaii International Conference on System Sciences,

Srinivasan, A. & Davies, J. (1987), A Reassessment of Implementation Process Models. Interfaces 17:3 sid. 64–71.

Weill, P. & Ross, J. W. (1998), IT-governance. How Top Performers Manage IT

Sifferkollen Läs mer

Belopp

Basbelopp
År 2019 2020 2021
Prisbasbelopp 46 500 47 300 47 600
Förhöjt pbb. 47 400 48 300 48 600
Inkomstbasbelopp 64 400 66 800  
Utdelning fåmansföretag
År 2018 2019 2020
Schablonbelopp 169 125 171 875 177 100

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2018 2019 2020
Räntesats 0,36 0,51 0,50

 

Referensränta
År 2016-07-01 2019-07-01 - 
Räntesats -0,5 0,0
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2018 2019 2020
Positiv 6,49 6,51 6,50
Negativ 1,50 1,51 1,50
Statslåneränta
År 2018 2019 2020
31 maj 0,49 0,05 -0,01
30 nov 0,51 -0,09  

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2018 2019 2020
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 6,50
Förmånsbil, bensin 9,50 9,50 9,50
Kostförmån
År 2018 2019 2020
Frukost, lunch och middag 235 245 245
Lunch eller middag 94 98 98
Frukost 47 49 49
Skattefria gåvor
År 2018 2019 2020
Julgåva 450 450 450
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 350
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2018 2019 2020
Skattesats 22% 21,4% 21,4%
Mervärdesskatt
År 2018 2019 2020
Normal

25 %

25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1938 - 1954 1955 -
Arb. avgifter 0 % 10,21% 31,42%
Egenavgifter 0 % 10,21% 28,97%