Balans nr 1 2008

Revision av företag som anlitar redovisningsbyrå

Vad behöver revisorn ta hänsyn till ur ett SME-perspektiv?

Vilka ställningstaganden förväntas ett företags revisor göra i samband med att han eller hon granskar ett företag som använder sig av en redovisningsbyrå? Jan-Ove Bengtsson, Sten Eriksson och Bo Åsell tar i denna artikel upp hur RS 402 är tänkt att hjälpa revisorn.

Revisorns skyldighet att ta hänsyn till vilken betydelse en servicebyrås verksamhet har för klienten samt vilken inverkan den skulle kunna få på revisionen ingår i revisorns normala revisionsuppdrag.

Revisorn har krav på sig att ha eller skaffa sig tillräcklig kunskap om verksamheten för att kunna planera och utföra sin revision (jämför RS 310 punkt 2).

Klientens redovisningssystem och system för intern kontroll har stor betydelse för revisorns riskbedömning och möjligheter att planera och utföra revisionen effektivt (jämför RS 400 punkt 2).

Om klienten anlitar en servicebyrå finns särskilda frågor att ta hänsyn till vid revisorns bedömning, vilka belyses i en separat revisionsstandard RS 402 Revisorns överväganden vid revision av företag som anlitar servicebyråer.

Många småföretag använder en servicebyrå, så kallad redovisningsbyrå, för att biträda med bokföring och upprätta bokslut för företaget. Servicebyrån utför då även, som en del av sina rutiner, olika delar av företagets interna kontroll. Det är viktigt att påminna om att det är företagets styrelse som har ansvar för den interna kontrollen avseende finansiell rapportering, även om den i praktiken utförs av en servicebyrå.

För styrelsen och företagsledningen är det viktigt att utföra vissa kontroller av det material som lämnas till servicebyrån för registrering och rapportering. Det kan röra sig om uträknade bunttotaler eller antalsuppgifter tillsammans med rimlighetsbedömningar av det material och de rapporter som kommer från servicebyrån. Därutöver måste styrelsen och företagsledningen veta ifall den interna kontrollen utförs på ett korrekt sätt hos servicebyrån. Företagets revisor är självklart också intresserad av att få detta klarlagt och bedömt, för att kunna avgöra om den interna kontrollen är tillfredsställande hos klienten.

Nedan beskrivs vilka ställningstaganden som företagets revisor förväntas göra i samband med att han eller hon granskar ett företag som använder servicebyrå och vad RS 402 säger för att hjälpa revisorn i denna ansats.

Intern kontroll

Revisorn måste bilda sig en uppfattning om vilken intern kontroll företagsledningen har för att styra företaget mot uppsatta mål och för att hantera de risker som finns. Tänker företagsledningen acceptera riskerna eller minska effekten av dem genom kontrollåtgärder? Eller tänker man på något sätt undvika riskerna?

Hur definieras intern kontroll?

Begreppet intern kontroll har använts länge inom redovisning och revision. Rätt hanterad kan intern kontroll vara till stor nytta och stöd för verksamheten till exempel genom:

  1. Effektivare processer.
  2. Bättre information till och därmed större förtroende från företagets intressenter.
  3. Undvikande av kostsamma fel.

Ett bra system för intern kontroll minskar risken för att fel i det dagliga arbetet, såväl avsiktliga som oavsiktliga, leder till fel i redovisningen eller förluster för företaget. Den interna kontrollen kan dock inte fånga upp alla fel och dessutom kostar intern kontroll pengar. Kostnaden för kontrollen måste alltid vägas mot den fördel i form av minskad risk som den kan ge.

En speciell situation är när klienten anlitar en servicebyrå för redovisningstjänster. Revisorn ska då beakta hur redovisningsbyrån påverkar klientens redovisningssystem och system för intern kontroll. En redovisningskonsult kan på samma sätt som en ekonomiavdelning utgöra en kontrollfunktion i företaget. Det är därför viktigt för revisorn att bedöma dels redovisningskonsultens kompetens och dels skapa förståelse för det redovisningssystem som används.

Till intern kontroll hör att ansvars- och arbetsfördelningen är genomtänkt och fungerar. Attest- och rapportsystemen måste vara ändamålsenliga. En bra ansvars- och arbetsfördelning innebär bland annat att ingen person ensam ska kunna hantera en transaktion i alla led. Risken för fel – och även för oegentligheter – blir annars större. Redovisning, betalning och kontroll bör om möjligt skötas av olika personer eller avdelningar.

Revisorns överväganden vid bedömning av den interna kontrollen

RS 402 innebär bland annat att – om servicebyråns arbete har en väsentlig betydelse eller inverkan på revisionen (vilket normalt är fallet) – revisorn ska ha en övergripande förståelse och kunskap om hur servicebyråns rutiner påverkar klientens redovisningssystem och interna kontroll. (Jämför med RS 400 punkt 18, samt RS 402 punkt 2, 5 och 7).

”Revisorn kan då utifrån vad som är lämpligt, behöva ta hänsyn till följande:

  1. Typ av tjänster servicebyrån tillhandahåller.
  2. Uppdragsvillkor och förhållandet mellan klienten och servicebyrån.
  3. Väsentliga räkenskapspåståenden som påverkas av att klienten anlitar en servicebyrå.
  4. Den inneboende risk som kan finnas i dessa räkenskapspåståenden.
  5. Grad av samverkan mellan å ena sidan klientens redovisningssystem och system för intern kontroll och å andra sidan servicebyråns system.
  6. Intern kontroll hos klienten som kan tillämpas på de transaktioner som utförs av servicebyrån.
  7. Servicebyråns förmåga och finansiella styrka, innefattande de följder det skulle kunna få för klienten om servicebyrån ej kan fullgöra uppdraget.
  8. Information om servicebyrån, t.ex. information i användarhandböcker och tekniska handböcker.
  9. Tillgänglig information om generella och datorbaserade kontroller som har betydelse för klientens tillämpningar.”

Ovanstående information kan därför vara nödvändig att införskaffa för att revisorn ska skaffa sig tillräcklig kunskap om verksamheten för att kunna:

  1. göra en bedömning av företagets redovisningssystem, intern kontroll och kontrollmiljö,
  2. bedöma risker för räkenskapsrevisionen,
  3. utföra förvaltningsrevisionen,
  4. planera val och omfattning av granskningsmetod (substansgranskning och/eller granskning av intern kontroll).

Förekomsten av en servicebyrå kan innebära att bolaget får en ökad intern kontroll, bland annat genom att fler personer är inblandade och att exempelvis mer redovisningskompetens tillförs. Frågeställningarna m.m. under avsnitten om intern kontroll ovan bör beaktas. Detta kan i sin tur leda till att kontrollrisken i revisionen minskar.

Revisorn måste dock beakta den ökade risken i sig som det innebär att bolaget inte har redovisningen in-house. (Denna problematik är lika för alla revisionsuppdrag där outsourcing i någon form förekommer.) Exempel på frågeställningar:

  1. Förekommer aktiviteter och/eller information i verksamheten som inte fångas upp av den redovisningsansvarige på grund av den fysiska distansen?
  2. Minskar företagsledningens möjligheter och/eller ansvarskännande för att kontrollera att redovisningen blir korrekt?

Denna ökade risk kan dock helt/delvis minskas via att servicebyrån har dokumenterat hög kompetens (möjlighet att upptäcka fel och/eller oegentligheter) och integritet (agerar för att rätta eventuella fel och/eller oegentligheter som upptäcks) och att fungerande rutiner finns.

Revisorn bör i sin riskanalys även göra en bedömning av kvaliteten på klientens och servicebyråns löpande kontroller och dokumentation av avstämningar m.m. För att kunna göra denna bedömning vid planeringen av revisionen behöver revisorn samla in information kring detta.

I likhet med revision av ett bolag som inte anlitar servicebyrå måste revisorn göra en subjektiv bedömning av den redovisningsansvariges kompetens, dennes vilja att göra rätt och vilka risker i övrigt som finns.

En revisor kan inte som regel välja att minska sin substansgranskning och förlita sig på en servicebyrås kontroll/medverkan – för att detta ska kunna ske måste revisorn göra fler egna kontroller (granskning av intern kontroll) och/eller inhämta ett utlåtande från servicebyråns revisor.

Kontrollrisken är som utgångspunkt hög om inte motsatsen kan visas – jämför RS 400 punkt 24.

Högre inneboende eller kontrollrisk kräver mer revisionsbevis genom substansgranskning (jämför RS 400 punkt 47).

Revisorn kan i ett litet företag anta, utan att planera/utföra exempelvis granskning av kontroller, att kontrollrisken ar hög (se RevU 1005 punkt 52). Detta minskar dock inte kravet på att revisorn ska behöva samla in tillräckligt med information för att få en övergripande förståelse för servicebyråns påverkan.

Revisorn ska välja den granskningsmetod som är effektivast för att uppnå revisionens mål (jämför med RS 300 punkt 2 samt RS 402 punkt 2). I de allra flesta fall vid revision av SME-företag (och framförallt så kallade mikroföretag) är det sannolikt att ett tredjepartsutlåtande enligt RS 402 inte är att föredra ur ett kostnadseffektivt perspektiv jämfört med vanlig substansgranskning.

Slutsats

Slutsatsen är att RS 402 innebär att revisorn, oavsett val av granskningsmetod, är skyldig att införskaffa tillräcklig kunskap om hur servicebyrån påverkar klienten och dess interna kontroll för att kunna bedöma risker och planera sin granskning. Normalt sett innebär förekomsten av en servicebyrå inte att omfattningen av den substansgranskning som krävs minskar, om inte revisorn dokumenterat kan visa att risken för fel minskar. I vissa fall kan denna dokumentation inhämtas via utlåtande från servicebolagets revisor. Utan kontroll av servicebyrå är det svårt att motivera mindre substansgranskning av klienten.

Auktor revisor Jan-Ove Bengtsson är verksam vid LR Revision Falkenberg. Godkänd revisor Sten Eriksson är verksam vid Folkesson Råd & Revision. Auktor revisor Bo Åsell är verksam vid Öhrlings PricewaterhouseCoopers.

Sifferkollen Läs mer

Belopp

Basbelopp
År 2019 2020 2021
Prisbasbelopp 46 500 47 300 47 600
Förhöjt pbb. 47 400 48 300 48 600
Inkomstbasbelopp 64 400 66 800  
Utdelning fåmansföretag
År 2018 2019 2020
Schablonbelopp 169 125 171 875 177 100

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2018 2019 2020
Räntesats 0,36 0,51 0,50

 

Referensränta
År 2016-07-01 2019-07-01 - 
Räntesats -0,5 0,0
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2018 2019 2020
Positiv 6,49 6,51 6,50
Negativ 1,50 1,51 1,50
Statslåneränta
År 2018 2019 2020
31 maj 0,49 0,05 -0,01
30 nov 0,51 -0,09  

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2018 2019 2020
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 6,50
Förmånsbil, bensin 9,50 9,50 9,50
Kostförmån
År 2018 2019 2020
Frukost, lunch och middag 235 245 245
Lunch eller middag 94 98 98
Frukost 47 49 49
Skattefria gåvor
År 2018 2019 2020
Julgåva 450 450 450
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 350
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2018 2019 2020
Skattesats 22% 21,4% 21,4%
Mervärdesskatt
År 2018 2019 2020
Normal

25 %

25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1938 - 1954 1955 -
Arb. avgifter 0 % 10,21% 31,42%
Egenavgifter 0 % 10,21% 28,97%