Riskbilden för revisorer och redovisningskonsulter ser annorlunda ut i dag än för några år sedan. Stämningsbenägenheten ökar och med det vikten av dokumentation. Självklart finns det skillnader i administrativa processer och rutiner mellan stora och små byråer, dock är det inte alltid de stora byråerna som är bäst på att dokumentera. Synsätten på dokumentation skiljer sig också åt mellan de olika disciplinerna, man har en längre tradition av dokumentation inom revision kontra redovisning.
Som alla förstår finns det en hel del att diskutera när FAR SRS skadenämnd träffas, vi har valt att här ta upp några av de ämnen som diskuterades under senaste mötet. Fokus har vi lagt på dokumentation och faran med så kallad ”spontanrådgivning”. Dessutom tipsar vi om hur man ska gå till väga om man har en skada eller om en missnöjd kund hotar med Revisorsnämnden.
Uppdragsbrev
Vi rekommenderar att all kommunikation med kunden dokumenteras. Se till exempel alltid till att skriva ett utförligt uppdragsbrev, även om det är ett okomplicerat uppdrag. Uppdragsbrev samt allmänna villkor finns att hämta på FAR SRS hemsida om man har ett regelverk att följa. För redovisningskonsulter finns det nu en standard för redovisningskonsulter, Reko, som ett stöd i den dagliga verksamheten.
Spontanrådgivning
Ett stort problem ur dokumentationssynpunkt är så kallad ”spontanrådgivning”. Ett exempel är när en kund ringer upp och vill ha ett snabbt svar. Han får sitt svar, tar det för en absolut sanning och handlar därefter. Du glömmer bort att ni överhuvudtaget har pratat med varandra. I efterhand visar det sig att rådet var felaktigt och du blir. stämd. Ofta saknas det, i dessa situationer, dokumentation om vad som sagts.
Då du inte har hela bilden kan du inte garantera att ditt råd är helt korrekt vilket du bör upplysa kunden om. Det innebär att det är kundens val och ansvar hur han agerar utifrån det råd du gett. Försök ta för vana att alltid ta noteringar vid telefonsamtal: vad frågade kunden, vilket råd gav du, osv. Ett annat förslag är att skapa ett standardmejl för bekräftelse där du frånsäger dig ansvaret vid så kallad spontanrådgivning.
Revisorsnämnden
Det har kommit till vår kännedom att vissa kunder hotar med att anmäla revisorer till Revisorsnämnden vid missnöje. Om du anser att du har rätt, fall inte till föga. Ta gärna del av praxis i disciplinärenden (se Revisorsnämndens hemsida) och se vilken typ av fall som behandlas i dessa. Det kan du även rekommendera kunden att göra. Revisorsnämnden prövar endast skador inom ramen för revisionsverksamhet. Har du gjort en korrekt bedömning har du ingenting att bekymra dig för. Acceptera aldrig ett ansvar utan att kontakta FAR SRS och försäkringsbolaget. Kom ihåg att du inte är ensam – FAR SRS stödjer revisorerna. Vi är på din sida!
Är det vanligt förekommande med hot eller känner du dig hotad? Mejla gärna till oss på skadenämnden på farsrsskade-namnd@aon.se och berätta.
Skador
Har man aldrig fått ett anspråk om ersättning riktat mot sig är det svårt att veta hur man ska gå till väga om det händer.
Får du ett anspråk om ersättning riktat mot dig, börja med att ta kontakt med ansvar skadejuristerna på försäkringsbolaget för råd och tips. De kommer sedan att sända dig en skadeanmälan som du ska fylla i och skicka tillbaka. Därefter tar försäkringsgivaren över kontakten med motparten. Är du osäker på om det verkligen är en skada kan du kontakta FAR SRS eller din försäkringsförmedlare.
I vissa fall har vi noterat att revisorn/ redovisningskonsulten själv tagit över problemet. Risken med att ta på sig ett ansvar innan försäkringsbolaget fått insyn i skadeståndsanspråket är att man kan bli utan ersättning. Efter utredning kan det visa sig att du inte kan anses skadeståndsskyldig vilket innebär att det inte finns någon skada och heller ingen ersättning från försäkringen.
Vi vet inte hur vanligt det är att man tar på sig ansvaret, men har en känsla av att det förekommer ganska frekvent, framför allt avseende mindre skador. Vi skulle därför vilja ha mer information om ämnet. Har ni erfarenhet av detta, kontakta oss gärna och berätta eller mejla på farsrsskadenamnd@aon.se.
Sammanfattningsvis: Glöm inte att dokumentera, notera och att skriva bekräftelsemejl. Vad har du gett för råd? Vad har du lovat? All kommunikation med kunden kan vara av vikt vid en eventuell skada.
FAR SRS skadenämnd Tove Hellerup