Dags för internet att bli platsen för den finansiella rapporteringen
XBRL är ett begrepp som figurerat i olika sammanhang de senaste åren. FAR SRS och Sveriges Redovisningskonsulters Förbund SRF har haft en ledande roll i att ta konceptet XBRL till Sverige genom bildandet av föreningen XBRL Sweden. På senare tid har XBRL speciellt uppmärksammats genom att SEC i USA beslutat om att XBRL blir obligatoriskt format för rapportering av finansiell information. Björn Rydberg och Per Thorling kommenterar utvecklingen och framtiden. Och hur är läget i Sverige?
XBRL – eXtensible Business Reporting Language
SEC – Securities ans Exchange Commission
XML – eXtensible markup Language
IFRS – International Financial Reporting Standards
SCB – Statistiska cantralbyrån
I Sverige har det sedan 2006 varit möjligt för svenska aktiebolag att skicka in sin årsredovisning till Bolagsverket elektroniskt via tjänsten e-räkenskap som bygger på XBRL-formatet. Under remiss finns för närvarande också en förstudierapport som behandlar hur aktiebolagens inlämnande av räkenskapsinformation kan förenklas för uppgiftslämnarna och samordnas mellan Skatteverket och Bolagsverket. En av förutsättningarna i rapporten är att det tekniska formatet ska vara XBRL.
Internationellt finns ett betydande antal etablerade lösningar som bygger på XBRL. T.ex. är XBRL-rapportering obligatoriskt från och med 2009 för samtliga bolag i Spanien samt icke-noterade bolag i Italien, I Japan och Kina är XBRL redan obligatoriskt för samtliga noterade bolag och Indien har tagit beslut om att gå samma väg som amerikanska SEC. I USA rapporterar också samtliga banker in sina kvartals- och årsrapporter i XBRL till Finansinspektionen, detsamma gäller ett flertal europeiska länder som t.ex. Spanien och Frankrike. Utvecklingen styrs av behovet av snabbare, mer lättillgänglig och kvalitetssäkrad information. XBRL möjliggör detta genom maskinell läsning, delning och en mer effektiv hantering av information. I Sverige tydliggörs detta behov bl.a. genom regeringens ambition att minska företagens administrativa kostnader med 25 procent där man anger samordning och standardisering som viktiga komponenter.
Vad innebär då denna utveckling för revisions- och rådgivningsbranschen? Vi ställer oss själva ett antal frågor kring XBRL och frågorna från våra kunder kommer sannolikt att öka.
Varför XBRL?
Drygt 15 år efter internets kommersiella genombrott lever vi fortfarande i en dokumentfokuserad värld, där man ofta måste gå igenom hundrasidiga rapporter för att identifiera just den information som man letar efter. Bland resonemangen hur vi kunde landa i den finanskris som triggades på bolånemarknaden lyfts just detta faktum fram. För att förstå vilka underliggande tillgångar och därmed vilka risker som fanns i en del komplicerade finansiella instrument så krävdes att man läste igenom och analyserade dokument som många gånger var över 500 sidor långa. Något som allt för få bemödade sig att göra.
I dag är det alltså en hög kostnad associerad med produktion, distribution och konsumtion av finansiell (och icke-finansiell) information. Nuvarande processer innebär ofta att information ska överföras mellan olika system som kräver omstansning från ett format till ett annat. Förutom att vara resurskrävande och tidsödande innebär den återkommande manuella processen att klipp-och-klistra eller skriva om informationen en risk för fel.
XBRL handlar om att strukturera informationen i olika rapporter i ett standardiserat elektroniskt format och göra dem enklare att producera, konsumera, jämföra och återanvända. Nya programvaror baserade på XBRL möjliggör för användare att få omedelbar tillgång till informationen i företags källdokument som årsredovisningar och kvartalsrapporter.
Förutom effektivare och mer kostnadseffektiva processer kan XBRL, genom att göra finansiell rapportering mer standardiserad, transparent och lättillgänglig, bidra till att öka kvalitet och tillförlitlighet i den finansiella rapporteringen.
Vad är XBRL?
XBRL är en tillämpning av det universella språket XML, särskilt anpassad för information vanligt förekommande i affärsrapportering. XML är en global öppen standard (eller språk) som används för att elektroniskt överföra information.
Idén bakom XBRL är enkel, i stället för att hantera informationen som ett textblock, som på en webbsida eller i ett PDF-dokument, förser XBRL informationen med unika märkord (taggar). Detta gör att informationen blir läsbar för datorer. Programvaror kan då automatiskt identifiera innehållet i en XBRL-rapport, välja ut, analysera och lagra det. Informationen kan också utbytas mellan olika system och presenteras på en rad olika sätt, allt efter användarens önskemål.
Grupperat i ett sammanhang ger taggarna en så kallad taxonomi, en katalogisering för ett specifikt ändamål som t.ex. en årsredovisning. XBRL-taxonomier finns uppbyggda för till exempel IFRS, och US GAAP. Dessutom har vi taxonomier för svensk årsredovisning för privata aktiebolag samt revisionsberättelse.
Hur fungerar XBRL?
Taxonomier är alltså det som ger struktur och sammanhang och som ger oss en gemensam vokabulär. De definierar begreppen, vad de betyder och hur de relaterar till varandra. När ett företag taggar sin finansiella rapport mot en taxonomi skapas ett så kallat instansdokument, som är den tekniska benämningen av ett företags rapport i XBRL-format. Vi väljer här att kalla instansdokumentet för XBRL-rapport. XBRL-rapporten innehåller primärt de rapporterade värdena/fakta kopplade till taxonomins taggar, bilden ovan visar hur de olika komponenterna kan se ut.
Hur fungerar det då i praktiken att upprätta och lämna in en årsredovisning i XBRL till Bolagsverket? Bilden på nästa sida illustrerar schematiskt hur elektronisk ingivning av årsredovisning kan gå till. Bilden visar hur grundbokföringen överförs från företagets ekonomisystem, via t.ex. SIE-filer, till ett bokslutsprogram. I programmet mappas (överförs) huvudboken och övrig information i årsredovisningen till taxonomins taggar. XBRL-rapporten laddas sedan upp i Bolagsverkets e-tjänst för elektroniskt undertecknande av styrelseledamöter och revisor. Tjänsten utför ett antal automatiska kontroller och skapar en visuell presentation av XBRL-rapporten i HTML- och PDF-format.
Inte bara årsredovisning
Det är i sammanhanget viktigt att poängtera att XBRL inte bara är ett format för uppställningsformer i årsredovisningen utan även kan tillämpas för en mängd andra former av affärsinformation. Exempel på detta kan vara rapporter för hållbarhetsredovisning, compliance-ändamål, ekonomisk statistik, kreditbedömning, m.m.
XBRL GL (Global Ledger) är ett redan befintligt format/taxonomi som kan fånga affärstransansaktioner på lägsta nivå kopplat till grundbokföring och som möjliggör ”taggning” av transaktioner redan då de kommer in i affärssystemet. Detta utgör en grund således för effektivisering av internredovisning och internrapportering.
Utveckling av taxonomier
XBRL är en global öppen standard och, som indikeras ovan, finns det ett betydande antal tillämpningar (taxonomier), både publicerade och under uppbyggnad.
Själva uppbyggnaden av en taxonomi sker utifrån det specifika behovet. Framtagandet av de svenska årsredovisningstaxonomierna har skett i öppna arbetsformer i XBRL-föreningens regi tillsammans med Bolagsverket och har pågått under flera år. Arbetsgruppen har involverat redovisningsspecialister inom FAR SRS och SRF samt andra medlemmar inom XBRL-föreningen. Varje framtagen taxonomi har också varit tillgänglig för publik granskning på <www.xbrl.se>. Grund för taxonomierna är årsredovisningslagen, bokföringsnämndens normgivning, god redovisningssed och rådande praxis hos bl.a. revisions- och redovisningsbyråer samt leverantörer av bokslutsprogram.
Andra taxonomier har tagits fram på liknande sätt, dvs. i arbetsgrupper med ämnesexperter och med möjlighet för externa intressenter att lämna synpunkter under en publik granskningsperiod.
Revision av XBRL
Själva konceptet XBRL bygger på elektroniska rapporter. Lagstiftaren har möjliggjort för en helt elektronisk årsredovisning som signeras elektroniskt av styrelse och vd. Genom ändringar i årsredovisningslagen (1995:1554) infördes från den 1 juli 2006 nya regler som tillåter att räkenskapshandlingar upprättas i elektronisk form (2 kap. 5 §) och att dessa kan undertecknas med avancerad elektronisk signatur (2 kap. 7 §), enligt lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer.
En utmaning utifrån ett revisionsperspektiv är att befintliga revisionsstandarder inte på ett tillräckligt tydligt sätt hanterar fallet där rapporter baseras på en elektronisk standard som XBRL. Specifikt har vi som revisorer ett antal frågeställningar att ta ställning till, speciellt när en XBRL-rapport blir den primära rapporten (ett elektroniskt original) på vilken revisorn ska ge sitt bestyrkande.
För närvarande pågår initiativ och diskussioner kring revision av XBRL-taggad information. På europeisk basis har FEE (Fédération des Experts Comptables Européens) under hösten 2008 startat upp en ”Task Force” (där bl.a. respresentanter för FAR SRS revisionskommitté ingår) för behandling av revisionsfrågor kopplade till XBRL.
Här i Sverige har en arbetsgrupp bestående av representanter från de stora revisonsbyråerna under 2008 adresserat frågor kring revisorns åtgärder vid revision av XBRL-baserad räkenskapsinformation och ingivningen till Bolagsverket. Detta har resulterat i en dialog med Bolagsverket kring förbättringar av tjänsten utifrån ett revisionsperspektiv.
Revision i samband med Bolagsverkets tjänst e-räkenskap
Bolagsverkets nuvarande lösning för ingivning av årsredovisning kan i huvudsak sägas omfatta två huvudalternativ:
Uppladdning och signering av XBRL-rapport som elektroniskt original av samtliga styrelseledamöter.
En elektronisk kopia (så kallad avskriftshantering) där en XBRL-rapport laddas upp och signeras enligt ett förenklat förfarande via fastställelseintyget, företrädesvis med ett pappersoriginal i botten.
Viktigt att klarlägga är att det handlar om produktion och revision av den slutliga årsredovisningen. En förutsättning är att revisorn utfört sedvanlig revision på balans- och resultatpostnivå.
Nedanstående skulle tills vidare kunna utgöra vägledning för de revisorer som har kunder som utnyttjar Bolagsverkets e-tjänst.
Allmänt
Vid upprättande, samt elektronisk ingivning, av årsredovisningen i XBRL tillkommer en del revisionsmoment för revisorn. Bland annat att hantera risken att företaget felaktigt tillämpat XBRL och gällande taxonomi för att presentera årsredovisningens innehåll och utformning. Vidare bör även säkerställas att XBRL-rapporten inte förändrats i något steg under ingivningsförfarandet (jämför med att vi redan nu vanligtvis hanterar olika versioner av årsredovisningen i slutskedet av revisionen).
Revisorns kontroll av instansdokumentet (XBRL-rapporten) och taxonomin
Det är av vikt att revisorn säkerställer att företaget på ett riktigt sätt har tillämpat XBRL och gällande taxonomi för att presentera årsredovisningens innehåll och utformning. I syfte att göra detta kan revisorn verifiera följande:
Kontrollera att rätt version av taxonomin används.
Kontrollera att all information/data är med i sin helhet, dvs. att all information korrekt överförts till instansdokumentet via taggningsprocessen.
Kontrollera att information/data är kopplad till rätt tagg utifrån taxonomins utformning.
I praktiken kommer revisorn att förlita sig på systemstöd för att göra dessa kontroller. Redan i dag ger bokslutsprogrammen och Bolagsverkets tjänst visst stöd i kvalitetssäkring för ovan nämnda kontrollbehov. Bl.a. utförs vissa inläsningskontroller i Bolagsverkets tjänst med automatik, exempelvis att rätt version av taxonomin används, summeringskontroller, m.m.
Ett väsentligt verktyg för revisionen i dagsläget är den utskriftsfunktion i Bolagsverkets tjänst som producerar en fullt läsbar årsredovisning i PDF-format utifrån ingiven XBRL-rapport. Revisorn behöver säkerställa att denna presentation ger en riktig bild av innehållet i den XBRL-rapport (instansdokumentet) som signeras. Här kan revisorn välja att förlita sig på Bolagsverkets tjänst (att PDFen är korrekt genererad) och komplettera med granskning direkt mot den underliggande XBRL-rapporten (jämföra innehållet i PDFen med XBRL-rapporten).
Framåt skapas naturligt möjligheter för branschen och programvaruleverantörer att skapa bra revisionsstöd för elektroniska räkenskapshandlingar.
På årsstämman
En fråga som diskuterats utifrån det elektroniska originalet är vad som ska användas för presentation på årsstämman. Även om en XBRL-rapport är fullt läsbar utifrån sin karaktär är denna som underlag givetvis olämplig (och inte tänkt) att användas för presentationsändamål. XBRL-rapporten är till för automatiserad bearbetning av datorer/applikationer. Presentation på årsstämman sker i stället med största sannolikhet utifrån den kvalitetssäkrade PDF-versionen som baseras på den reviderade XBRL-rapporten.
Utmaning för branschen
Revisorskåren har under senare år ställts inför (och kommer sannolikt att ställas inför nya) situationer där avsaknad av pappersbaserade revisionsbevis eller nya former av revisionsbevis föreligger. Vi har redan mer eller mindre helt elektroniska processer att ta ställning till kopplade till exempelvis elektronisk handel av aktier eller varor. En skillnad är dock att i Bolagsverkets tjänst rör det sig om att hantera själva slutprodukten, årsredovisningen.
Revisions- och redovisningsbranschen behöver skaffa sig kunskap om och förståelse för de nya arbetssätt som utvecklas och för möjligheterna med den nya tekniken. XBRL-föreningen har ett ansvar i att bidra i denna process. Men, framför allt är det upp till marknad och samhälle i form av stat, myndigheter och näringsliv att utvärdera, ta till sig och implementera processer och systemstöd för att dra nytta av denna nya teknologi.
Möjligheter att effektivisera
Den stora fördelen med att införa en gemensam global standard för elektroniskt utbyte av finansiell information är också en av de stora utmaningarna, nämligen att det är så många intressenter som berörs och påverkas. Förändring och anpassning till nya arbetssätt och tekniker är naturliga bromsklossar i utvecklingen. En standard uppnår sin fulla effekt först när den används av många, men hur uppnås den kritiska volymen? Det krävs incitament för förändring.
Något som talar för utvecklingen av enklare och effektivare informationsutbyte framöver är den allt mer tilltagande samverkan som sker både nationellt och internationellt. I Sverige har Bolagsverket tagit på sig ledartröjan och vi kan skönja en ökad samordning kring uppgiftsinhämtande mellan de stora myndigheterna som Skatteverket, Bolagsverket och SCB. Regeringen sätter kraft bakom denna utveckling via bildandet av den s.k. e-delegationen som på ”koncernnivå” ska driva utvecklingen av IT-baserad verksamhetsutveckling inom staten.
Inom EU pågår en mängd initiativ för att effektivisera den inre marknaden. Där lyfts XBRL fram som en viktig teknologi för att åstadkomma detta. Amerikanska SECs ställningstagande och införande av XBRL i syfte att skapa bättre transparens i kapitalmarknaderna kan också förväntas påverka utvecklingen positivt både i Europa och globalt.
XBRL är en teknik och en standard som spelar dessa initiativ och syften i händerna. Det är alltid en stor utmaning att komma överens och enas om en standard, men mycket står att vinna.
Auktor revisor Björn Rydberg är verksam vid Ernst & Young. Per Thorling är senior konsult vid Öhrlings PricewaterhouseCoopers.