Behandlingshistorik verkar vara ett okänt begrepp. I denna artikel klargör Caisa Drefeldt och Henrik Lundin vad som avses och vad behandlingshistoriken ska innehålla. Behandlingshistoriken är inte synonymt med en verifikationslista menar de, utan ett krav som är betydligt mer långtgående än en rapport över vilka bokföringsposter som gjorts i ett företags redovisning.
BFL – bokföringslagen
BFN – Bokföringsnämnden
Enligt 5 kap. 11 § BFL ska ett företag upprätta beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad för att ge en överblick över systemet (systemdokumentation). Företaget ska också upprätta sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårigheter följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling, så kallad behandlingshistorik. I BFN R 10 finns en omfattande beskrivning av vad god redovisningssed innehåller på detta område.
Med behandlingshistorik avses i detta sammanhang den dokumentation som gör det möjligt att i erforderlig omfattning i efterhand ta reda på vilka behandlingsregler som har tillämpats för enskilda bokföringsposter. För att detta ska vara möjligt är det nödvändigt att bearbetningsdatum framgår av räkenskaperna samt att förändringar i bokföringssystemet som påverkar bokföringsuppgifterna, kontosystem, räkenskapernas utformning och lagring dokumenteras.
Behandlingshistoriken fyller sitt syfte när den hålls aktuell och utformas så att man vid behov på ett enkelt sätt kan konstatera vilken version av kontoplan, samlingsplan, behandlingsregler med mera som gällde vid en viss tidpunkt.
Dokumentationen av förändringar bör avse beskrivning av förändringen och den tidpunkt när den skedde. I de fall behandlingshistoriken är svår att förstå eller då dokumenterade uppgifter är svåra att återfinna ska utformningen av behandlingshistoriken beskrivas särskilt.
Ovanstående är krav på vad som ska återfinnas i behandlingshistoriken. Det är viktigt att dessa krav i BFL verkligen efterlevs. Beskrivningen ovan ställer krav på att det av behandlingshistoriken går att utläsa inte bara när en bokföringspost daterades utan också när den faktiskt bokfördes. Alla förändringar i kontoplanen ska också dokumenteras och det ska framgå när kontoplanen ändrades. Vid integrerade redovisningssystem, exempelvis en leverantörsreskontra, ska det framgå av behandlingshistoriken om ett bankgironummer hos en befintlig leverantör har ändrats och när detta gjordes. Ett annat exempel är när ett företag använder sig av automatkonteringar. Dessa ska vara dokumenterade och när förändring sker ska det framgå av behandlingshistoriken vilken ändring som gjorts samt när den gjordes.
Numera är det vanligt med webbaserade redovisningssystem. Då är det lämpligt att behandlingshistoriken även innehåller loggningsuppgifter om vem som gjort vad i redovisningssystemet samt när detta har skett. Detta är viktigt för den interna kontrollen. I de fall en redovisningskonsult arbetar parallellt med kunden i systemet är det också viktigt att kunna visa vem som gjort vad i redovisningssystemet.
Tyvärr har vi konstaterat att kravet på behandlingshistorik inte alltid uppfylls i nuvarande redovisningsprogram. I ekobrottsutredningar har det framgått att redovisningsprogram kunnat användas på ett felaktigt sätt. Som exempel kan följande nämnas: En utredning visade att bokföringen var upprättad i efterhand och att vissa bokföringsposter hade ändrats. Detta kunde ekorevisorn konstatera då denne råkade se en verifikationslista där det framgick när posterna faktiskt hade registreras, men utredarna kunde konstatera att dessa registreringar inte återfanns i behandlingshistoriken. Orsaken till detta var (som framkom senare i utredningen) att vid bokslutsarbetet hade vissa bokningar gjorts för att dölja orimliga förhållanden mellan inköp och försäljning.
Med grundbok menas här presentation i registreringsordning
I en annan utredning kunde Ekobrottsmyndigheten konstatera att programvaror tillät att behandlingshistoriken inte aktiverades. I samma utredning konstaterades att ändringar av bokföringsposter i efterhand inte framgick av vare sig grund- eller huvudbok1, det vill säga ändringarna gick inte att spåra någonstans.
Då den aktuella programleverantören kontaktades visade det sig att detta var möjligt att göra för användare med så kallad byrålicens. Denna möjlighet är inte i överensstämmelse med BFL.
Behandlingshistoriken är viktig för att i efterhand kunna bevisa vad som faktiskt skett i ett företags redovisning samt är ett viktigt förebyggande instrument för företagsledningen när det gäller att undvika bedrägerier och andra oegentligheter. Ett redovisningssystem med en behandlingshistorik som uppfyller bokföringslagens krav och inte går att ändra i eller sätta ur funktion är en god kvalitetsstämpel på företagets redovisningssystem.
Henrik Lundin är ekorevisor vid Ekobrottsmyndigheten.
Caisa Drefeldt är auktoriserad revisor och ansvarig för redovisning inom Fars sektion Små & medelstora företag.