Och hur ska man göra med arkiveringen av sms-biljetter?
I höstas skickade Bokföringsnämnden ut en ny vägledning och allmänt råd om bokföring på remiss. Remisstiden har nu gått ut och remissvaren har nått Bokföringsnämnden. Remissen tydliggör att vår bokföringslag måste moderniseras. Den tekniska utvecklingen är mycket snabb, men lagstiftningen hänger inte med. Detta kan innebära att företag bryter mot lagen, det vill säga begår bokföringsbrott, trots att intentionerna är att följa lagen och göra rätt. Och det gäller inte bara de små företagen utan även stora företag. Fler företag använder sig av så kallade shared-center utomlands för att sköta redovisningen. Och då slår reglerna om tillfällig förvaring utomlands till, exempelvis reglerna om var elektronisk arkivering ska ske. Utlandsägda företag kan vara sammankopplade och utgöra en del av det utländska moderföretagets redovisningssystem, vilket innebär att moderföretaget kanske gör vissa bokföringar i det svenska företagets huvudbok utan att skicka över verifikationen till Sverige när det krävs. Arkiveringen sker kanske hos moderföretaget.
Och hur ska man göra med arkiveringen av sms-biljetter? Bokföringslagen säger att arkivering av räkenskapsinformation som är mottagen av någon annan, ska bevaras i samma skick som materialet var i när det kom till företaget. Hur ska det gå till? Hur gör man om mobilen blir stulen eller förstörd så att man inte kan se sms-biljetten igen? I och för sig får den överföras till annat medium, men den ska ändå sparas i fyra år. Kanske räcker det att spara sim-korten? Men är det verkligen telefonen eller simkortet som ska arkiveras. Biljetten är kanske en radiovåg (om det nu heter så), och hur arkiverar men en sådan på ett tryggt sätt? Jag har absolut inte svaret.
Sedan har vi det här med arkivering i molnet. Det borde fungera om servern står inom EU (slarvigt utryckt av mig men läs mer i 7 kapitlet 3 a § BFL) – men varför det? Är det inte åtkomsten som är det viktiga och att man i kontrollsyfte kan få fram en korrekt behandlingshistorik? Frågan gäller alla företag, inte bara större företag eller utlandsägda företag. Jag upplever att viljan att göra rätt finns. Men det är lätt att gå vilse på bokföringslagens krokiga stig.
En sak är i alla fall säker, företagen måste följa lagen. Det har ibland framförts att lagen har blivit obsolet, och det är sant. Men det innebär inte att man kan ignorera den – oavsett hur omodern den är.
På tal om bokföringslagen, denna lag som styr hur ett företag inte bara ska bokföra utan även hur företaget ska avsluta sina räkenskaper. Årsbokslut eller årsredovisning – det är frågan som bokföringslagen svarar på. När bokföringslagen kom 1999 var den stora nyheten att lagstiftaren, genom kapitel sex i lagen, hade stuvat in alla associationsformer som ska upprätta en årsredovisning i årsredovisningslagen. Denna lag som grundar sig på fjärde och sjunde bolagsrättsliga direktiven inom EG-rätten. Tidigare fanns lagen för respektive associationsform. Plötsligt skulle associationsformer som inte drivs i vinstsyfte in i årsredovisningslagen. Men borde man inte i stället ha frågat sig vilken information en användare av en årsredovisning behöver? Något som debatterats i marsnumret av denna tidning är bostadsrättsföreningarna. Denna hybrid till företag som inte har vinstsyfte men som berör mångas privatekonomi. Att vara eller inte vara i årsredovisningslagen? Det är frågan!
Jag vill också passa på att klarlägga vad jag avsåg i min förra krönika. Som någon helt korrekt påpekade så kan varumärken ha en längre avskrivningstid än tio år. Ett registrerat varumärke, alltså. Det jag avsåg var de tillfällen då man i förvärvsanalysen tillför ett värde till ett varumärke utan att det är registrerat. Det förekommer kanske lite väl ofta, men kanske mer i sfären som ligger utanför våra noterade marknadsplatser.
Caisa Drefeldt är auktoriserad revisor och redovisningsspecialist på KPMG i Göteborg. Hon skriver i vartannat nummer av Balans.
caisa.drefeldt@kpmg.se