Balans nr 10 2016

Tipsaren utklassar revisorn – därför bör företag ta visselblåsare på allvar

Tips är den överlägset viktigaste källan till att upptäcka oegentligheter. Därför blir ett fungerande visselblåsarsystem allt viktigare för företag, skriver Daniel Cadei, revisor och certifierad utredare på EY.

Många bolag och offentliga organisationer har nyligen börjat arbeta strukturerat med att inhämta information om oegentligheter inom den egna organisationen. En anledning är att det inte längre råder några tvivel om hur organisationer främst får reda på oegentligheter – genom tips! Utifrån årliga undersökningar gjorda av Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) är det belagt att det inte är revisorn eller ledningens översyn som främst upptäcker korruption, utan cirka 40 procent av alla fall upptäcks via tips. Det är därför av största vikt att organisationer har ett system som till största möjliga mån kan fånga upp dessa tips och inte ett system som försvårar för eller misstänkliggör tipsaren.

Hur kan då organisationer bli bättre på att ta hand om tipsare, och hur kan organisationerna stärka sitt skydd mot oegentligheter?

Jag ska här redogöra för fem olika faktorer som företag/organisationer måste beakta.

1. Anställda förstår inte hur systemet fungerar

Vem kommer att läsa min rapport? Kommer jag att få vara anonym? Kommer de att berätta för min chef att jag har berättat om händelsen?

Dessa är bara några av de frågor som anställda kan ha och som kan göra att de avstår från att rapportera oegentligheter. Att organisationen är tydlig gentemot sina anställda om hur visselblåssystemet är uppbyggt, vad det fyller för syfte och hur informationen hanteras ger större transparens och minskar misstron till systemet. Detta i sin tur medför att trösklarna för att rapportera om oegentligheter sänks.

2. Ej ändamålsenligt visselblåssystem

En rad organisationer har frågat mig om det inte räcker att ha regeln ”gå till din chef med klagomål” eller kanske att sätta upp en brevlåda i korridoren.

Att ha regeln att gå till din chef om du har information om oegentligheter bygger på två svenska grundprinciper: att det ska vara högt i tak och att medarbetaren har stor tilltro till sina chefer. Men vad gör man när det är chefen som begår oegentligheter, eller om man betvivlar chefens kompetens att avgöra hur informationen ska hanteras?

Att ha en brevlåda på korridorväggen är heller ingen bra idé. För det första ska du få personen att vandra upp till ”tipslådan” med risken av att bli sedd när man vill vara anonym, för det andra kommer det att bli svårt för organisationen att föra en dialog med tipsaren och få ut ytterligare information.

Organisationer visar att de tar oegentligheter på allvar om de investerar i ett modernt och genomarbetat visselblåssystem, med kvalificerade personer som hanterar tipsen och som kan rekommendera nödvändiga åtgärder. Allt annat skapar misstro mot systemet och ledningens arbete mot korruption.

3. Bristande bemötande mot personen bakom rapporten

Att tipsa om oegentligheter kan vara en extremt obehaglig upplevelse för tipsaren. Den som tipsar kan exempelvis ha varit utsatt för stor press av kollegor som begått brottet. Om organisationen skapar ett opersonligt system där man inte ser människan bakom tipset, kan det leda till att personen avstår från att rapportera. Detta betyder inte att företaget inte ska erbjuda anonymitet i rapporteringsfunktionen, utan att företagen ska verka för att se människan bakom tipset.

En organisation som väljer att införa ett visselblåssystem måste därför även skapa regler och strukturer som hjälper den som rapporterat. Det kan vara allt i från att organisationen försäkrar sina anställda om att det inte kommer bli några repressalier om man rapporterar, att deras anonymitet garanteras, till att erbjuda personer hälsovård eller juridiskt stöd.

4. Bristande kompetens och ofullständig hantering av rapporter

I fall där rapporten skapas och presenteras till ledningen utan att någon erfaren och kompetent person gjort en bedömning kring dess innehåll, finns risken att ledningen tar fel beslut. Det är främst två sorters felbeslut som kan förekomma. Man kan starta kostsamma utredningar som inte kommer att leda till något, eller så ignorerar man rapporten helt och hållet. I det första fallet kan det till exempel röra sig om allvarliga arbetsrättsliga missförhållanden, men där det i slutändan blir en fråga där ord står mot ord. I det andra fallet kan det till exempel röra sig om en rapport som innehåller uppgifter om komplicerade finansiella transaktioner, men där ledningen inte har kompetensen att förstå vad som har hänt och därför väljer att ignorera rapporten med slutsatsen att informationen är otillräcklig. Båda fallen leder till en ökad misstro kring ledningens arbete i allmänhet och visselblåssystemet i synnerhet.

5. Ledningen är inblandad i visselblåshanteringen

Att låta verksamhetschefer avgöra om visselrapporter är värda åtgärder kan leda till att organisationen fokuserar på fel rapporter och vidtar fel åtgärder, till exempel utredningar som kan vara både kostsamma och resurskrävande. Att låta ledningen komma in i ett för tidigt skede kan även leda till en icke önskvärd självgranskning och minskad transparens. Att låta en oberoende och specialiserad utredare utvärdera visselblåsrapporter ökar trovärdigheten samt leder organisation till att vidta rätt åtgärder.

Ett fungerande visselblåssystem är viktigt. Att ha ett system som hjälper en organisation att samla upp information från anonyma anställda är, utan tvekan, det mest framgångsrika sättet att få vetskap om oegentligheter. Detta har beskrivits i ACFE:s undersökningar år efter år. Det är dock minst lika viktigt att ledningen inte trampar snett och implementerar ett system som har väsentliga brister.

Med denna artikel har jag försökt belysa de vanligaste fallgroparna med visselblåssystem, och min förhoppning är att fler organisationer börjar hantera interna rapporter om oegentligheter professionellt. Detta kommer att leda till att man ökar sannolikheten att upptäcka korruption och det kommer även att sända tydliga signaler både internt och externt.

Daniel Cadei

Sifferkollen

Belopp

Basbelopp
År 2019 2020 2021
Prisbasbelopp 46 500 47 300 47 600
Förhöjt pbb. 47 400 48 300 48 600
Inkomstbasbelopp 64 400 66 800 68 200
Utdelning fåmansföretag
År 2018 2019 2020
Schablonbelopp 169 125 171 875 177 100

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2018 2019 2020
Räntesats 0,36 0,51 0,50

 

Referensränta
År 2016-07-01 2019-07-01 - 
Räntesats -0,5 0,0
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2018 2019 2020
Positiv 6,49 6,51 6,50
Negativ 1,50 1,51 1,50
Statslåneränta
År 2018 2019 2020
31 maj 0,49 0,05 -0,01
30 nov 0,51 -0,09  

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2018 2019 2020
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 6,50
Förmånsbil, bensin 9,50 9,50 9,50
Kostförmån
År 2018 2019 2020
Frukost, lunch och middag 235 245 245
Lunch eller middag 94 98 98
Frukost 47 49 49
Skattefria gåvor
År 2018 2019 2020
Julgåva 450 450 450
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 350
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2018 2019 2020
Skattesats 22% 21,4% 21,4%
Mervärdesskatt
År 2018 2019 2020
Normal

25 %

25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1938 - 1954 1955 -
Arb. avgifter 0 % 10,21% 31,42%
Egenavgifter 0 % 10,21% 28,97%

 

Visa mer...