Bolagsstämman är ett beslutsmöte som kräver ett informationsunderlag för de beslut som ska fattas. En viktig och tidskrävande del av förberedelsen inför en bolagsstämma är att ta fram materialet som aktieägarna ska få ta del av.
Aktiebolagslagen innehåller flera regler om vilka handlingar som ska finnas tillgängliga för aktieägare på själva stämman och inför stämman. Vilka handlingar som ska presenteras för aktieägarna varierar givetvis beroende på vilka beslut som ska fattas på stämman. Vid en årsstämma ska dock normalt viss standarddokumentation läggas fram.
Tillgängliga handlingar på årsstämman
På en årsstämma ska följande handlingar finnas tillgängliga:
Handling | Regel |
Kallelse och dagordning | Kallelsen inklusive dagordning samt förslag till beslut ska utfärdas enligt reglerna för kallelse och även finnas tillgänglig på stämman. |
Redovisningshandlingar och revisionsberättelse | Handlingarna ska finnas tillgängliga på stämman (ABL 7:25 och ABL 7:56 b). |
Aktiebok | ”Innehållet i aktieboken” ska finnas tillgängligt på stämman (ABL 7:28). I kupongbolag innebär det att hela aktieboken ska finnas där, men om aktieboken förs elektroniskt räcker det med en utskrift som visar ägarförhållandena på stämmodagen. I avstämningsbolag ska utskriften visa ägarförhållandena fem vardagar före bolagsstämman. |
Förslag till vinstutdelning | Om styrelsen föreslår vinstutdelning ska förslaget samt ett motiverat yttrande från styrelsen om utdelningens försvarlighet finnas tillgängligt på stämman (ABL 18:7 och 18:14), Vinstutdelning. |
Handling | Regel |
Revisorsyttrande om ersättning till ledande befattningshavare | I förekommande fall ska i börsbolag revisorns yttrande kring ersättning finnas tillgängligt (ABL 7:56 b). |
Valberedningens förslag och yttrande | I börsbolag och andra bolag som följer svensk kod för bolagsstyrning ska valberedningen presentera sina förslag och motiveringar (SBK 2.7). |
Utöver dessa informationshandlingar bör stämman ha centrala handlingar tillgängliga för referens som bland annat bolagsordningen, tidigare stämmoprotokoll, tidigare årsredovisningar, eventuella granskningsrapporter, med mera.
Information inför stämman
Många av de uppräknade handlingarna ska finnas tillgängliga minst två veckor (tre veckor i börsbolag) före stämman. Det sker i börsbolag och andra större bolag framförallt genom publicering på bolagets webbplats. De ska även skickas till den aktieägare som begär det utan kostnad om han eller hon uppger sin postadress.
Inför stämman ska följande handlingar finnas tillgängliga:
Årsredovisning (ABL 7:25, 7:56 b)
Revisionsberättelse (ABL 7:25, 7:56 b)
Förslag till vinstdelning och styrelsens yttrande (ABL 18:7, 18:14)
Fullmaktsformulär, i börsbolag (ABL 7:54 a)
Formulär för poströstning, i börsbolag (ABL 7:56 c)
Revisorns yttrande kring ersättning finnas tillgängligt (ABL 7:56 b)
Valberedningens förslag och motivering (SBK 2.6)
Information med elektroniska hjälpmedel
I börsbolag kan information lämnas till aktieägare med elektroniska hjälpmedel även när det i lagen anges att informationen ska lämnas på något annat sätt. Elektroniska hjälpmedel får endast användas om bolaget har tillförlitliga rutiner för att identifiera aktieägarna. Bolaget kan meddela aktieägaren genom brev att framtida information kan komma att lämnas med elektroniska hjälpmedel, om inte aktieägaren uttryckligen motsätter sig detta.
Informationens kvalitet
Liksom vid styrelsemöten finns det ett kvalitetskrav på den information som lämnas till aktieägarna inför och på en bolagsstämma. Det finns dock inte en generell regel om detta i aktiebolagslagen. I Svensk kod för bolagsstyrning som ska tillämpas av svenska börsbolag finns dock en generell princip beskriven i ingressen till reglerna om bolagsstämma: ”Bolagsstämma ska förberedas och genomföras på ett sådant sätt att förutsättningar skapas för aktieägarna att utöva sina rättigheter på ett aktivt och välinformerat sätt.”
Det förekommer dock på flera ställen att lagreglerna understryker att information ska framställas tydligt, till exempel ska styrelsen i dagordningen ange ärendena tydligt.