Arkivering

Lagstadgad arkivering

Enligt bokföringslag (1999:1078) ska all räkenskapsinformation sparas i sju år. Den ska sparas i ordnat skick så att uppgifter från tidigare år kan tas fram.

Arkivering av lönematerial

Räkenskapsinformation för företagets löneadministration kan t.ex. vara underlag för löneberedningen, utbetalningslistor, kopia på lönespecifikationer, m.m. Dessa ska enligt lag arkiveras i sju år.

När året är slut kan årets material flyttas till en arkivpärm. Men behåll åtminstone två års lönematerial så nära lönekontoret som möjligt. En anställd som slutar sin anställning kanske efter en tid vill ha ett arbetsgivarintyg för A-kassan. Det ska då anges hur många timmar respektive dagar den f.d. anställde har arbetat under de senaste tolv månaderna. Då underlättas arbetet om man har lönematerialet lätt tillgängligt.

Mycket information sparas också i lönesystemet. Det är viktigt att man då kan skriva ut informationen även efter ett antal år.

I ett låsbart skåp kan t.ex. en hängmapp för varje anställd förvaras. I hängmappen förvaras anställningsavtal, läkarintyg, tjänstledighetsansökningar, skattsedlar m.m.

Eftersom de flesta företag använder Skatteverkets e-tjänst Fråga om skatteavdrag (tidigare CSR-förfrågan) för att få aktuella skatteuppgifter för de anställda, behöver vi inte längre skattsedlar för alla anställda. I stället skrivs en lista ut efter det att svaret från centrala skatteregistret laddats ner i lönesystemet. Av listan framgår alla anställdas skattetabeller och eventuella jämkningar. Den här listan ersätter skattsedeln och ska alltså arkiveras som räkenskapsinformation.

Arkivplan

På varje företag bör det finnas en plan för arkiveringen. I arkivplanen bör man dokumentera vad som ska arkiveras, hur länge materialet ska arkiveras och vem eller vilka som är ansvariga för arkiveringen.

Man bör också bestämma hur materialet ska arkiveras och sorteras. Alfabetisk ordning eller tidsordning, avdelningsordning o.s.v. Det är viktigt att tänka igenom och planera sorteringen så att man lätt kan hitta material från tidigare år.

Det är bra att på varje arkivkartong sätta en etikett som visar när materialet ska gallras ut. Annars kan materialet i arkivet växa okontrollerat. Ibland kanske materialet inte får plats i företagets lokaler, då finns det företag som hyr ut lämpliga lokaler.

Hur länge ska materialet arkiveras? Reglerna i lagstiftningen anger sju år för de flesta räkenskapshandlingar. Annat material kanske arkiveras av andra skäl, t.ex. framtida forskningsbehov. Då måste arkivkartongerna för sådant material märkas så att det inte gallras ut. Kom också ihåg att gallra i arkiv som inte finns i företagets lokaler.