Definition

Fakturan är ett viktigt dokument då den utgör den vanligaste handlingen som utvisar krav på betalning för en såld vara eller tjänst. I momshänseende är handlingen mycket viktig då den dessutom utgör det underlag som ska finnas för att styrka (bevisa) avdragsrätten för ingående moms. Det finns ett flertal lagar som ställer krav på vilket innehåll en faktura ska ha. Bland annat finns sådana krav i bokföringslagen och aktiebolagslagen. Momslagen har de mest detaljerade kraven på hur en faktura ska se ut.

Momslagens definition på ordet ”faktura”

Enligt momslagen avses med faktura ett dokument eller ett meddelande i pappersform eller i elektronisk form som uppfyller villkoren för fakturor i 17 kapitlet i momslagen. Definitionen medför också att oavsett vad handlingen kallas t.ex. faktura, hyresavi, kvitto, avräkningsnota osv., så är handlingen en ”faktura” om den innehåller all den information som momslagen kräver.

En faktura enligt ett annat EU-lands momslagstiftning, om faktureringsreglerna i detta land är tillämpliga, är också en faktura. Denna definition innebär bl.a. att även en elektronisk faktura utgör en faktura i momssammanhang. För att det ska vara fråga om en elektronisk faktura ska det vara fråga om en faktura som både utfärdas och tas emot i ett elektroniskt format.

Lagrum

2 kap. 9-10 §§, 17 kap. mervärdesskattelagen (2023:200) i kraft fr.o.m. 1 juli 2023

1 kap. 17-17a §§, 11 kap. mervärdesskattelagen (1994:200) i kraft t.o.m. 30 juni 2023

Beskattning

För att veta när en faktura eller kvitto ska utfärdas enligt momslagen och hur den ska se ut måste man få svar på ett antal frågor.

  1. Vilket lands faktureringsregler gäller?

  2. När omfattas fakturan av momslagens regler?

  3. Om en faktura ska utformas enligt momslagen, vad ska fakturan då innehålla?

Vilket lands fakturaregler gäller?

Faktureringsreglerna i momslagen baseras på EU-direktiv. Vilket lands fakturaregler som gäller vid gränsöverskridande handel är i grunden reglerna i omsättningslandet och eftersom dessa inte är helt okomplicerade påverkar detta även lagvalsreglerna avseende fakturering.

Huvudregeln är att faktureringsreglerna ska gälla i den medlemsstat där varan eller tjänsten anses vara omsatt. Med avvikelse från huvudregeln ska faktureringsreglerna gälla i den medlemsstat där säljaren finns om säljaren inte är etablerad i den medlemsstat där omsättningen är gjord och om köparen i stället är betalningsskyldig enligt reglerna för omvänd redovisning. Säljarlandets faktureringsregler gäller även för transaktioner som är beskattningsbara utanför EU. Om självfakturering tillämpas och köparen i stället utfärdar fakturan ska reglerna enligt huvudregeln tillämpas. Om en vara levereras från ett land utanför EU till en EU-medlemsstat, och leveransen leder till en import så omsätts inte varan inom EU och om leverantören inte är etablerad i EU, gäller inte någon medlemsstats faktureringsregler.

För ett svenskt företag som är säljare kan förenklat sägas att svenska faktureringsregler gäller vid:

  • Försäljning av varor och tjänster i Sverige,

  • försäljning av varor till företag och andra beskattningsbara personer i andra EU-länder,

  • försäljning av varor till en köpare i annat EU-land som inte är betalningsskyldig för förvärvet,

  • försäljning av vissa tjänster till någon som inte är ett företag eller beskattningsbar person i ett annat EU-land (huvudregeln för tjänster).

Regler som innebär att den som varor och tjänster till privatpersoner (B2C) och som använder någon av de särskilda ordningarna för momsredovisning, ska tillämpa faktureringsreglerna i identifieringsmedlemsstaten. Att faktureringsreglerna i momslagen ska tillämpas behöver inte innebära att en säljare faktiskt behöver utfärda en sådan momsfaktura då det finns en huvudregel som innebär att ingen sådan faktura behöver utfärdas till privatpersoner. Skatteverket redogör för när Sverige är identifieringsmedlemsstat i ett ställningstagande (190409, dnr: 202 170210-19/111). Se vidare om de särskilda ordningarna i orden elektronisk tjänst, e-handel och särsilda ordningar.

När omfattas fakturan av momslagens regler?

När man konstaterat att det är svenska faktureringsregler som gäller måste man fastställa om det föreligger faktureringsskyldighet enligt momslagen? En faktura i momslagens mening måste ställas ut i följande fall:

  • När ett företag omsätter momspliktiga varor och tjänster till juridiska personer inom Sverige, inom EU och på export.

  • Faktureringsskyldighet enligt momslagen föreligger endast vid några enstaka tillfället när försäljning sker till privatpersoner (se punkt nedan). Observera dock att skyldighet att utfärda faktura eller kvitto kan föreligga enligt annan lagstiftning t.ex. bokföringslagen, aktiebolagslagen och skatteförfarandelagen.

  • När ett företag omsätter vissa momsfria varor och tjänster (se lista nedan) till juridiska personer.

  • När ett företag har gränsöverskridande leveranser av varor (försäljning) till privatpersoner (distansförsäljning). Vid försäljning av nya transportmedel och slutligen vid försäljning av bygg- och anläggningstjänster (med tillhörande varor) till privatpersoner.

Av uppräkningen ovan framgår att ett företag kan vara skyldigt att uppfylla momslagens krav på faktura även om man säljer varor och tjänster som är momsfria. I nedanstående tabell framgår i vilka fall som en faktura enligt momslagen (ML) måste utställas och i vilka fall en sådan handling inte krävs.

Vid försäljning till juridisk person behöver

inte faktura enligt momslagen ställas ut

avseende följande momsfria transaktioner

(17 kap.1 2 § ML).

Vid försäljning till juridisk person måste

faktura enligt momslagen ställas ut avseende följande momsfria transaktioner.

sjukvård och tandvård (10 kap. 6, 9, 11 §§)

postområdet (10 kap. 4-5 §§)

modersmjölk, blod eller organ från människor (10 kap. 12 §§)

massmedieområdet 10 kap. 20-25, 26 första stycket 2 §§)

läkemedel (10 kap. 13 §)

kulturområdet (10 kap. 31 §)

social omsorg(10 kap. 14 §)

sedlar, mynt, gravskötsel och guld (10 kap. 34 § 1, 3-4)

utbildningsområdet (10 kap. 15-18 §§)

leverans av vissa tillgångar (10 kap. 37 §)

fristående grupper (10 kap. 19 §)

 

införande eller ackvisition av annonser i periodiska medlemsblad, personaltidningar och organisationstidskrifter (10 kap. 26 § första stycket 1)

leverans av varor och tillhandahållande av tjänster i ett annat EU-land (17 kap. 7-8 §§)

produktion och utsändning av radio- och televisionsprogram, (10 kap. 27 §)

leverans av varor och tillhandahållande av tjänster utanför EU (17 kap. 9§)

idrottsområdet (10 kap. 28-29 §§)

 

kulturområdet (10 kap. 30 §)

 

försäkringsområdet (10 kap. 32 §)

 

finansiella tjänster (10 kap. 33 §)

 

lotterier (10 kap. 34 § 2)

 

fastighetsområdet (10 kap. 35 §)

 

personbefordran tillhandahållen utomlands (6 kap.)

 

Innehåll i en faktura

När ett företag är faktureringsskyldigt enligt momslagen måste fakturan innehålla viss information. I vissa fall kan det räcka med en förenklad faktura, till exempel för ett kvitto. I övriga fall ska en fullständig faktura ställas ut.

Den förenklade fakturan ska innehålla följande uppgifter (17 kap. 28 §):

  • Datum för utfärdandet.

  • Identifiering av säljaren (momsregistrerings- eller organisationsnummer på ett kvitto).

  • Identifiering av vilken typ av varor som har levererats eller tjänster som har tillhandahållits.

  • Den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna denna. (Skattesatsen måste framgå.)

  • Om fakturan är en kreditnota (ändringsfaktura) ska en särskild och otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan samt vilka uppgifter som ändras i den ursprungliga fakturan.

Den förenklade fakturan får endast användas om det fråga om fakturans totalbelopp inte överstiger högst 4 000 kronor inklusive moms eller då handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar gör det svårt att utfärda en fullständig faktura. Skatteverkets riktlinjer i vilka fall förenklade fakturor får utfärdas måste följas. Vidare får en förenklad faktura utfärdas om fakturan är en kreditnota.

Riktlinjerna återfinns i ”Skatteverkets föreskrifter om förenklad faktura enligt mervärdesskattelagen” (SKVFS 2005:14) samt ändring av denna föreskrift (SKVFS 2018:11). Den förenklade fakturan är avsedd för t.ex. avgift för bropassering, bensinautomater, parkeringsautomater och vid tågresor. Förenklade fakturor får inte användas vid gränsöverskridande internationella transaktioner, postorderhandel eller vid installations- och monteringsleveranser.

I de fall ett företag är faktureringsskyldigt enligt momslagen och det inte räcker med en förenklad faktura måste alltså en fullständig faktura utfärdas. Den fullständiga fakturan ska innehålla följande information (17 kap. 28 §):

  • 1. Datum för utfärdande.

  • 2. Löpnummer som ensamt identifierar fakturan.

  • 3. Säljarens momsregistreringsnummer.

  • 4. Kundens momsregistreringsnummer vid s.k. omvänd betalningsskyldighet (dvs. i fall när säljaren inte debiterar svensk moms i fakturan utan köparen redovisar s.k. förvärvsmoms i sitt land).

  • 5. Säljarens fullständiga namn och adress.

  • 6. Köparens fullständiga namn och adress.

  • 7. De levererade varornas eller tjänsternas mängd, omfattning och art.

  • 8. Datum för när varuleverans eller tillhandahållande av tjänst utförts eller slutförts. Om förskott eller à conto erhållits före det att faktura utställts ska betalningsdagen anges i fakturan, om sådant kan fastställas.

  • 9. Beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag (dvs. momsfria transaktioner) enhetspriset exkl. skatt samt ev. prisnedsättning eller rabatt om dessa inte är inkl. i enhetspriset.

  • Tillämpad momsskattesats.

  • Moms att betala såvida inte särskild ordning tillämpas där detta inte ska framgå.

  • När faktura utfärdas av köparen uppgiften ”självfakturering”.

  • Vid momsfria transaktioner, en hänvisning till relevant lagrum i momslagen, EU-direktiv eller annan uppgift om att omsättningen är undantagen från skatteplikt.

  • När köparen är skyldig att redovisa och betala momsen uppgiften ”omvänd betalningsskyldighet”.

  • Vid leverans av ett nytt transportmedel till ett annat EU-land, vissa uppgifter om transportmedlet.

  • Vid tillämpning av vinstmarginalsystemet i 19 kap., uppgiften ”vinstmarginalbeskattning för resebyråer”.

  • vid tillämpning av vinstmarginalsystemet i 20 kap., den eller de av följande uppgifter som är relevanta:

  • - vinstmarginalbeskattning för begagnade varor

  • - vinstmarginalbeskattning för konstverk eller

  • - vinstmarginalbeskattning för samlarföremål och antikviteter.

Skatteverket har i ett ställningstagande (220916, dnr: 8-1832503) samlat och kommenterat ett antal tidigare besvarade frågor som gäller fakturans innehåll. Skatteverket påpekar vikten av uppgiften om köparens namn och adress. Syftet med fakturan är att koppla en viss ekonomisk transaktion till en viss ekonomisk aktör, nämligen köparen. Det därför avgörande för momsavdraget att rätt namn framgår. Rätt namn är det hos Bolagsverket registrerade namnet och i annat fall det namn som finns i Skatteverkets register. Som exempel nämner Skatteverket att förkortningar får användas om dessa är vedertagna i affärslivet, t.ex. LKAB. Vid handel via auktionsföretag kan säljarens namn av sekretesskäl anges som en kod eller utropsnummer. Ett sådant underlag kan medge rätt till momsavdrag hos köparen under förutsättning att både säljare, köpare och Skatteverket kan få tillgång till uppgiften som förtydligar säljarens namn. Skatteverket förtydligar även att vid försäljning från ett företag i en mervärdesskattegrupp så ska namnet på den säljaren anges och inte namnet på den deklarationsskyldige grupphuvudmannen. Om fakturan t.ex. skickas till köparens bokföringsbyrå, ska köparens postadress också nämnas. Det sker lämpligen på annat ställe i fakturan än i det egentliga adressfältet.

När i tiden ska en faktura utfärdas?

För viss försäljning finns en tidsfrist i momshänseende inom vilken fakturan ska ställas ut.

Varuförsäljning inom EU

Faktura ska utfärdas senast den femtonde i månaden efter den månad varan har levererats.

Tjänster inom EU

Den som säljer tjänster som ska redovisas i en periodisk sammanställning ska utfärda en fakturan senast den femtonde i månaden efter tillhandahållandet.

Byggtjänster

Faktura avseende bygg- eller anläggningstjänster eller varor som omsätts i samband med sådana tjänster ska utfärdas senast vid utgången av andra månaden efter den månad under vilken tjänsterna tillhandahållits eller varorna levererats.

För övrig försäljning finns ingen tidsfrist i momslagen utan hänvisning får ske till god affärssed för den aktuella branschen. Inom EU pågår förhandlingar om förändrade momsregler. Momsen i den digitala tidsåldern innehåller bland annat förslag om digital realtidsrapportering vilket kan påverka vid vilken tidpunkt en faktura ska utfärdas.

Exempel på fakturor

En förenklad faktura och fullständig faktura kan se ut på nedanstående sätt. Vidare återfinns även exempel på fakturor avseende varor och tjänster till utlandet.

Faktura_01
Faktura_02
Faktura_03
Faktura_04

Kommentar

Om ett företag önskar göra avdrag för ingående moms avseende inköp krävs en faktura som uppfyller momslagens innehållskrav för att avdragsrätt ska erhållas. Om köparen inte har fått en komplett faktura ska den vända sig till säljaren som är skyldig att ställa ut sådan eller komplettera tidigare utställd handling.

EU-domstolen har uttalat sig om när skattemyndigheter kan neka ett företag avdragsrätt för ingående moms då fakturan är ofullständig (130508, C-271/12). I det aktuella fallet hade ett bolag i en koncern tillhandahållit tjänster till andra koncernbolag. Den nationella skattemyndigheten nekade de köpande koncernbolagen avdragsrätt för ingående moms då myndigheten ansåg att fakturorna var ofullständiga. Fakturorna saknade uppgift om pris per enhet eller det antal timmar som arbetet avsåg. Bolaget kompletterade underlaget med avtal och handskrivna uppgifter med de saknade uppgifterna. EU-domstolen kom fram till att en skattemyndighet har rätt att neka avdragsrätt med hänvisning till att fakturan är ofullständig. Detta gäller i vart fall när kompletteringarna har gjorts efter det att skattemyndigheten fattat sitt beslut att neka avdragsrätt.

Löpnummer ska återfinnas i den fullständiga fakturan. Detta är ett problem vid samfaktureringar där flera säljare utfärdar en gemensam handling. I Skatteverkets ändring av föreskrifter om förenklad faktura enligt mervärdesskattelagen” (SKVFS 2018:11) framgår att kravet på löpnummer kan frångås i en fullständig faktura i följande fall:

  • när leverans av elektrisk kraft och upplåtelse av elnät utfärdas i samma handling och

  • när en återförsäljare utfärdar faktura avseende inbyte av en säljares investeringsvara och denna faktura utfärdas i samma handling som faktura avseende återförsäljarens egna leveranser av motsvarande vara.

I andra fall med gemensam faktura för flera olika säljares beskattningsbara transaktioner gäller de vanliga reglerna. Detta innebär att om reglerna om förenklad faktura kan användas krävs inte separata löpnummer för respektive säljare. Om däremot en fullständig faktura måste utfärdas måste löpnummer för respektive säljare återfinnas i samfakturan. I Skatteverkets ställningstagande (230626, dnr: 8-2362095) påpekar Skatteverket också att vid självfakturering och när faktureringen läggs ut på en tredje person (outsourcing) ska separata löpande nummerserier användas för respektive säljares räkning.

Enligt den sjunde punkten i listan med fakturakraven måste datum anges för varuleverans eller tillhandahållande av tjänst. Skatteverket har dock uttalat att det kan räcka att ange månaden i fall där det är svårt att ange när en tjänst är tillhandahållen (230626, dnr: 8-2381165).

I EU:s momsdirektiv har det saknats regler för sådana värdebevis som bl.a. presentkorten tillhör. Detta har medfört olika momsbeskattning i EU-länderna och problem har uppstått. För att komma till rätta med detta har såväl direktiv som momslag ändrats med tillämpning från 1 januari 2019. Som en följd av detta har Skatteverket utfärdat två ställningstaganden om vouchrar/presentkort (181126, dnr; 202 488720-18/111, 181206, dnr: 202 508158-18/111. De nya reglerna skiljer på enfunktions- respektive flerfunktionsvoucher, där fakturakraven framför allt gäller enfunktionsvoucher. I den situationen är vouchern att jämföra med ett förskott på en beställd vara eller tjänst. Se vidare ordet presentkort. En vanlig fråga är hur momsbeloppet i en faktura ska hanteras i de fall fakturabeloppet avrundas. Skatteverket anger i ställningstagande (200117, dnr: 8-19049) att avrundningslagen, saknar betydelse för beräkningen av moms och beskattningsunderlaget. Det är ersättningen som en säljare får som är utgångspunkt för momsberäkningen. Se vidare ordet öresavrundning.

Faktureringsreglerna har förändrats i flera omgångar vilket medfört många praktiska frågor. Skatteverket har utformat en stor mängd skrivelser och ställningstaganden som återfinns i Rättslig vägledning påwww.skatteverket.se. Se sammanställning av skrivelser och ställningstaganden nedan.

Datum

Dnr

Avser

040128

151294-04/113

Frågor och svar på grund av nya faktureringsregler m.m. när det gäller mervärdesskatt (svar på 6 frågor varav vissa ersatts).

040223

130-205830-04/113

Ytterligare frågor och svar på grund av nya faktureringsregler när det gäller mervärdesskatt m.m. (svar på 18 frågor varav vissa ersatts).

040402

130-255556-04/113

Skrivelse nr 3 beträffande frågor och svar på grund av nya faktureringsregler när det gäller mervärdesskatt m.m. (svar på 12 frågor varav vissa ersatts).

040708

130 407673-04/1152

Innehåll på faktura vid kassarabatter.

040723

130 477317-04/1153

Skrivelse nr 4 beträffande frågor och svar på grund av nya faktureringsreglerna när det gäller mervärdesskatt m.m. (svar på 7 frågor varav vissa ersatts).

040818

130 439981-04/1152

Purchasing Card.

040923

130 563353-04/111

Mervärdesskattelagens krav på uppgifter i kreditnota - hänvisning till ursprungsfakturor.

050311

130 150780-05/111

Förenklad faktura vid vinstmarginalbeskattning.

050627

130 357195-05/111

Uppgift för identifiering av säljaren i förenklad faktura.

050923

SKVFS 2005:14

Skatteverkets föreskrifter om förenklad faktura enligt mervärdesskattelagen (1994:200), se ändring nedan genom SKVFS 2007:13.

050930

131 505964-05/111

Hänvisning till ursprunglig faktura i kreditnota.

060214

131 81324-06/111

Fakturering av flera säljares omsättning i samma handling (delvis ersatt).

070914

SKVFS 2007:13

Skatteverkets föreskrifter om ändring i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2005:14) om förenklad faktura enligt mervärdesskattelagen (1994:200).

130227

131 148844-13/111

Valutan i fakturan och omräkning av mervärdesskattebeloppet när skatten ska betalas i Sverige.

170629

202 279841-17/111

I vilken form fakturor ska bevaras.

181008

SKVFS 2018:11

Skatteverkets föreskrifter om ändring i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2005:14) om förenklad faktura enligt mervärdesskattelagen (1994:200).

181126

202 488720-18/111

Vouchrar.

181205

202 503957-18/111

Brister i fakturans innehåll.

181206

202 508158-18/111

Fakturering och redovisning av vouchrar.

190409

202 170210-19/111

Tillämpningsområdet för mervärdesskattelagens faktureringsregler.

210127

8-724682

Krav på en särskild uppgift i fakturan.

220916

8-1832503

Krav på uppgift om säljarens och köparens namn och adress i en faktura.

230626

8-2362095

Krav på uppgift om löpnummer i en faktura.

230626

8-2381165

Krav på uppgift om datum för leverans eller tillhandahållande i en faktura.

231110

8-2628115

Krav på uppgift om mängd, omfattning och art i en faktura.