Om säljaren haft utgifter för t.ex. frakt, resor, avgifter eller underkonsulter som denne vill att köparen ska betala kan företaget fakturera dessa kostnader till kunden (jfr utlägg). Om säljaren t.ex. fakturerar kunden för resor och hotell i samband med ett konsultuppdrag tillämpas i vissa fall samma momsskattesats på rese- och hotellkostnaderna som på konsultarvodet och i andra fall leverantörens momssats på hela beloppet.
En vidarefakturering av utlägg utgör redovisningsmässigt en intäkt enbart om vidarefaktureringen görs med ett vinstpålägg. Om enbart faktiska utlägg vidarefaktureras utgör detta inte någon intäkt enligt K3, K2 (se dock K2-regler nedan) eller IFRS, och hanteras via balansräkningen. Följande är ett exempel på hur detta går till:
En faktura som innehåller följande poster skickas till kund:
Konsultarvode september 20x1 20 000
Utlägg för resekostnader 3 000
Totalt 23 000
Moms 5 750
Summa att betala 28 750
Detta konteras då enligt följande:
Konto | Debet | Kredit |
3000 Konsultarvoden |
| 20 000 |
2610 Utgående moms 25 % |
| 5 750 |
1510 Kundfordringar | 28 750 |
|
1681 Utlägg för kunder |
| 3 000 |
Utlägget för resekostnader konteras enligt följande:
Konto | Debet | Kredit |
1681 Utlägg för kunder | 3 000 |
|
2640 Ingående moms | 750 |
|
2440 Leverantörsskulder |
| 3 750 |
För att underlätta hantering av moms eller om ekonomisystemet inte stödjer en redovisning över balansräkningen kan transaktionerna nettoredovisas i resultaträkningen. Redovisning sker då över resultaträkningen men varken de olika posterna i resultaträkningen eller resultatet påverkas. Ovanstående exempel kan då konteras på följande sätt i stället:
Konto | Debet | Kredit |
3000 Konsultarvoden |
| 20 000 |
3001 Utlägg till kund (kopplat till momsredovisningen) |
| 3 000 |
3002 Neutralisering utlägg till kund (ej kopplat till momsredovisningen) | 3 000 |
|
2610 Utgående moms 25 % |
| 5 750 |
1510 Kundfordringar | 28 750 |
|
1681 Utlägg för kunder |
| 3 000 |
Utlägget för resekostnader kan hanteras på motsvarande sätt och konteras då enligt följande:
Konto | Debet | Kredit |
1681 Utlägg för kunder | 3 000 |
|
4001 Utlägg till kund (kopplat till momsredovisningen) | 3 000 |
|
4002 Neutralisering utlägg till kund (ej kopplat till momsredovisningen) |
| 3 000 |
2640 Ingående moms | 750 |
|
2440 Leverantörsskulder |
| 3 750 |
Löpande bokföring
Belopp som fakturerats till kund och som ska intäktsredovisas kan krediteras kontogrupp 35 Fakturerade kostnader eller redovisas bland övriga intäkter i kontogrupp 30 exempelvis.
K2-regler
BFN anger i kommentaren till punkt 6.2 att om företaget fakturerar för utlägg kommer det att erhålla betalning för egen räkning. Fakturerade utlägg, t.ex. utgifter för resor och logi, ingår därför i inkomsten.