Sedan 2010 gäller att alla företag som säljer varor och tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort ska använda kassaregister som uppfyller vissa krav.

Med kassaregister avses enligt 39 kap. 2 § SFL kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort. Med kassaregister avses enligt BFNAR 2013:2 punkt 1.11 kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster. Med certifierat kassaregister enligt 39 kap. 8 § SFL likställs i BFNAR 2013:2 enligt punkt 1.12 ett kassaregister med en tillverkardeklaration som visar att kassaregistret uppfyller de krav som ställs på registret i Skatteverkets föreskrifter.

Begreppet kassaregister omfattar enligt BFN:s kommentar till punkten 1.11 alla enheter som ingår i ett system som registrerar försäljning av varor och tjänster oavsett om kassaregistret är certifierat eller inte enligt bestämmelserna i SFL. Definitionen av kassaregister medför att även en taxameter är ett kassaregister, dock med ett specifikt undantag, se nedan. En myntautomat kan innehålla ett kassaregister. Ett kassaregister är konstruerat för att kunna ta fram kvitton till kunder och lagra inslagna belopp i register. De lagrade uppgifterna kan tas fram i efterhand för att användas i företaget och då bland annat som underlag för bokföringen.

Kassaregistret ska enligt 39 kap. 8 § SFL vara certifierat och ska på ett tillförlitligt sätt visa alla registreringar som har gjorts samt programmeringar och inställning som enligt BFL utgör behandlingshistorik. Undantag från certifiering medges men förutsätter att det finns en tillverkardeklaration som visar att kassaregistret uppfyller de krav som ställs på registret i SKVFS 2014:9 (3 kap. 1 § SKVFS 2014:9). Undantag från certifiering omfattar dock inte kontrollenheten eller kontrollsystemet utan ett sådant måste alltid vara certifierat även om kassaregistret i övrigt är undantaget från krav på certifiering.

I ett kassaregistersystem ska det alltid ingå en kontrollenhet eller ett kontrollsystem. En kontrollenhet tar emot och behandlar kvittodata per kvitto för att ta fram kvittokontrolldata (se 6 kap. 1-2 §§ SKVFS 2016:1), Vilken information som ingår i kvittokontrolldata framgår av 6 kap. 4 § SKVFS 2016:1. Kontrollenheten lagrar också viss data vad gäller kvittotyperna normal och kopia.

Löpande bokföring

Kassaregister som anskaffats klassificeras normalt som materiell anläggningstillgång och bokförs som inventarier, maskiner och inventarier, inköp. Om kassaregister utgör s.k. förbrukningsinventarier - korttidsinventarier och inventarier av mindre värde - kan utgiften däremot dras av som kostnad direkt under inköpsåret, och bokförs då normalt på konto 5410 Förbrukningsinventarier. Pappersrullar, bläck etc. till kassaregister klassificeras normalt som kontorsmaterial, kontorsmateriel och trycksaker.

Kostnaden för hyrda/leasade kassaregister bokförs normalt på konto 5220 Hyra av inventarier och verktyg.