Sedan 2010 gäller att alla som i näringsverksamhet säljer varor och tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort ska använda kassaregister som uppfyller vissa krav (ett certifierat kassaregister), se 39 kap. 4 § SFL.

Bestämmelserna om kassaregister fanns tidigare i en egen lag, kassaregisterlagen (2007:592), men är nu infogade i SFL:s kapitel 39 (dokumentation), 42 (tillsyn över kassaregister och kontrollbesök) och 50 (kontrollavgift).

För en mer ingående information kring reglerna hänvisas till SKVFS 2014:9 (krav på kassaregister), SKVFS 2014:10 (användning av kassaregister), SKVFS 2016:1 (kontrollenhet till kassaregister), SKVFS 2020:9 (kontrollsystem till kassaregister) samt 2018:29 (undantag från skyldighet som gäller kassaregister).

Det finns även bestämmelser i BFL och BFNAR 2013:2 att beakta.

Verksamheter där kontantfaktura upprättas för all försäljning faller utanför kassaregisterbestämmelserna eftersom registrering inte görs i ett kassaregister utan varje affärshändelse (kontantfaktura) dokumenteras och registreras normalt var för sig.

Kassaregistret ska enligt 39 kap. 8 § SFL vara certifierat och ska på ett tillförlitligt sätt visa alla registreringar som har gjorts samt programmeringar och inställning som enligt BFL utgör behandlingshistorik.

Huvudregel

Huvudregeln 39 kap. 4 § SFL är att alla som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller betalning mot kontokort ska använda ett certifierat kassaregister. Övriga betalningsmedel som här likställs med kontanter är t.ex. pantkvitton, presentkort, måltidskuponger och swish-betalningar.

Om ett företag har olika självständiga verksamheter som ingår i en näringsverksamhet ska bedömningen om krav på kassaregister föreligger göras separat för varje självständig verksamhet (se 39 kap. SFL). Således kan en näringsverksamhet samtidigt ha självständiga verksamhetsgrenar som omfattas respektive ej omfattas av kravet på kassaregister. Om flera självständiga verksamhetsgrenar omfattas av kraven på kassaregister är det tillåtet att dessa ändå delar på en gemensam kassalåda där kontanter och andra betalningsmedel samlas. Det finns dock ett krav att det ska gå att inventera kassan och stämma av denna mot försäljningen i respektive verksamhetsgren vid varje givet tillfälle. Det är även möjligt att ha en gemensam kassalåda för flera kassaregister (även om dessa ingår i samma verksamhetsgren) så länge det går att inventera kassan och stämma av den mot försäljningen.

Undantagsregler

Från denna huvudregel finns i 39 kap. 5 § SFL ett antal undantag:

  • Verksamheter med försäljning mot kontant betalning eller betalning med kontokort i obetydlig omfattning. Detta innebär en försäljning som normalt uppgår till eller kan antas uppgå till högst fyra prisbasbelopp (2024: 229 200 kr) under ett beskattningsår.

  • Verksamheter som är befriade från skattskyldighet enligt IL för inkomster från försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort. Här ingår stat och kommun men också konkursbon samt ideella föreningar som bedriver allmännyttig verksamhet. Punkten gäller enligt SFL inte för näringsidkare som driver verksamhet i Sverige utan fast driftställe. En sådan näringsidkare ska i stället för kassaregister som uppfyller kraven enligt svenska bestämmelser använda ett kassaregister som har prövats enligt bestämmelserna i ett annat land inom EES, om prövningen visar att kassaregistret uppfyller likvärdiga krav, se 39 kap. 8 a § SFL.

  • Taxiverksamhet enligt taxitrafiklagen (2012:211). Här ställs istället krav på taxameterutrustning av godkänd typ.

  • Distans- och hemförsäljning. Här inkluderas försäljning över internet (som ofta betalas genom kontokort) samt förköp av exempelvis bussbiljetter via mobiltelefonens SMS-tjänst.

  • Försäljning av varor och tjänster med hjälp av varuautomat eller liknande automat eller i en automatiserad affärslokal. Här ingår exempelvis gårdsförsäljning som är obemannad. Undantaget från kassaregister gäller här oavsett omfattningen på försäljningen. Undantag medges från försäljning som är anpassad för obemannad försäljning.

  • Automatspel enligt spellagen (2018:1138) m.fl. lagar vilket inkluderar försäljning av ombud för ATG, Svenska spel etc som registreras i vissa terminalsystem.

Skatteverket får enligt 39 kap, 9 § SFL i enstaka fall besluta om undantag från skyldigheter som gäller kassaregister om behovet av tillförlitligt underlag för skattekontroll kan tillgodoses på annat sätt eller en viss skyldighet är oskälig. Ett sådant beslut får förenas med villkor.