Vid kreditköp av varor och tjänster får företaget en faktura (räkning) som i dagligt språkbruk benämns leverantörsfaktura eller leverantörsskuld. Fram till dess fakturan är betald har företaget därmed en skuld till fakturaavsändaren, leverantören, en leverantörsskuld.
Löpande bokföring
Om inte bokföringstidpunkten senareläggs ytterligare ska bokföring av affärshändelsen ske senast när leverantörsfakturan ankommer till företaget. Detta gäller även om fakturan är tvistig. Fakturan bokas in på konto 2440 Leverantörsskulder.
Enligt 5 kap. 2 § BFL får företag vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst 3 mkr får tillämpa kontantmetoden, dvs. att vänta med att bokföra affärshändelser tills betalning sker. Därmed bokförs inte leverantörsskulder utan en kostnad bokförs när betalning sker. Vid räkenskapsårets utgång ska dock samtliga då obetalda leverantörsskulder bokföras.
Bokslut
Leverantörsskulder redovisas som egen post under rubriken Kortfristiga skulder i balansräkningen i årsredovisningen och årsbokslutet.
K3-regler
En finansiell skuld är enligt punkt 11.6 en skuld som innebär en avtalsenlig skyldighet att
erlägga kontanter eller annan finansiell tillgång till en annan part, eller
byta finansiella instrument med en annan part enligt villkor som kan komma att visa sig oförmånliga.
Upplupet anskaffningsvärde för en finansiell tillgång eller en finansiell skuld är enligt punkt 11.10 det finansiella instrumentets förväntade kassaflöden diskonterade med den effektivränta som beräknades vid anskaffningstillfället.
Ett företag ska enligt punkt 11.13 redovisa en finansiell tillgång eller en finansiell skuld i balansräkningen när företaget blir part i det finansiella instrumentets avtalsmässiga villkor.
Räntebärande finansiella instrument som är fordringar respektive skulder och som redovisas som omsättningstillgångar respektive kortfristiga skulder får enligt punkt 11.16 vid det första redovisningstillfället värderas till upplupet anskaffningsvärde.
Ett företag som vid det första redovisningstillfället har valt att värdera räntebärande finansiella instrument som är fordringar respektive skulder och som redovisas som omsättningstillgångar respektive kortfristiga skulder till upplupet anskaffningsvärde, ska enligt punkt 11.19 även fortsättningsvis värdera dessa till upplupet anskaffningsvärde.
Ett företag får enligt punkt 11.35 inte längre redovisa en finansiell skuld, eller del av en finansiell skuld, i balansräkningen när den avtalade förpliktelsen fullgjorts eller upphört. Detta sker vanligtvis genom att leverantörsskulden betalas.
K2-regler
Ett företag ska enligt punkt 17.2 redovisa en skuld om
företaget har ett åtagande till följd av avtal eller offentligrättsliga regler, och
det förväntas att ett utflöde av resurser från företaget kommer att krävas för att reglera åtagandet.
En skuld som är tvistig ska enligt punkt 17.3 redovisas som skuld om tvisten rör skuldens existens, belopp, kvaliteten på det levererade eller liknande. Uppenbart grundlösa krav som riktas mot företaget ska däremot inte redovisas. Även om fakturan skickas tillbaka till leverantören så måste den därför bokföras och därmed också utgöra underlag för bokföringsposten.
En skuld ska enligt punkt 17.6 värderas till det belopp som krävs för att reglera åtagandet.
Skulder får enligt punkt 17.7 inte nuvärdesberäknas.
En skuld i utländsk valuta ska enligt punkt 17.8 räknas om till balansdagens kurs. Den del av en skuld i utländsk valuta som är säkrad med ett terminskontrakt ska däremot räknas om till terminskursen.
Skulder till leverantörer som företaget inte fått faktura på får enligt punkt 17.9 redovisas som en ospecificerad skuld i posten Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter om var och en av de enskilda skulderna är
av oväsentlig betydelse för företaget, och
svår att specificera och värdera.
Det redovisade värdet ska dels vara skäligt med hänsyn till förhållandena på balansdagen, dels grundas på erfarenhet eller annan välgrundad värdering.
K-årsbokslut
K ÅB baseras på K2-regelverket och reglerna är lika. Eftersom K ÅB har ett val mellan att följa regelverket i sin helhet eller om reglerna i kapitel 2-16 eller 18 i K ÅB innebär begränsningar för företaget vid tillämpning av de bestämmelser i ÅRL som anges i 6 kap. 4 § andra stycket BFL, får företaget tillämpa reglerna i K3, vilket innebär att reglerna i K3 avseende detta ord ska följas. Dock är det värt att notera att det finns specialregler för de olika associationsformerna om företaget väljer att följa K ÅB. Se K-årsbokslut.
Ett företag ska enligt punkt 16.2 redovisa en skuld om
företaget har ett åtagande till följd av avtal eller offentligrättsliga regler, och
det förväntas att ett utflöde av resurser från företaget kommer att krävas för att reglera åtagandet.
En skuld som är tvistig ska enligt punkt 16.3 redovisas som skuld om tvisten rör skuldens existens, belopp, kvaliteten på det levererade eller liknande. Uppenbart grundlösa krav som riktas mot företaget ska däremot inte redovisas. Även om fakturan skickas tillbaka till leverantören så måste den därför bokföras och därmed också utgöra underlag för bokföringsposten.
En skuld ska enligt punkt 16.6 värderas till det belopp som krävs för att reglera åtagandet.
Skulder får enligt punkt 16.7 inte nuvärdesberäknas.
En skuld i utländsk valuta ska enligt punkt 16.8 räknas om till balansdagens kurs. Den del av en skuld i utländsk valuta som är säkrad med ett terminskontrakt ska däremot räknas om till terminskursen.
Skulder till leverantörer som företaget inte fått faktura på får enligt punkt 16.9 redovisas som en ospecificerad skuld i posten Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter om var och en av de enskilda skulderna är
av oväsentlig betydelse för företaget, och
svår att specificera och värdera.
Det redovisade värdet ska dels vara skäligt med hänsyn till förhållandena på balansdagen, dels grundas på erfarenhet eller annan välgrundad värdering.
K1-regler
Enligt K1 för enskilda näringsidkare punkt 6.70 ska leverantörsskulder tas upp till ett belopp som motsvarar vad företaget fakturerats eller utifrån affärsmässiga skäl borde ha fakturerats för inköp m.m. och som vid räkenskapsårets utgång inte var betalat. Ett företag ska enligt punkt 6.71 i balansräkningen ta upp skulder till det belopp som anges i faktura, avtal eller liknande handling. Leverantörsskulder tas upp inklusive moms. Detsamma gäller enligt punkterna 6.70-71 för ideella föreningar och registrerade trossamfund.