Redovisa Rätt 2018 - Eva Törning & Caisa Drefeldt

Personalrepresentation staff entertainment

Beskattning

Personalfester och informationsmöten för anställda utgör personal- eller internrepresentation. För att utgifterna ska vara skattemässigt avdragsgilla krävs att beloppet per person inte överstiger avdragsramen för externrepresentation, representation. Utgifterna överstigande avdragsramen är icke avdragsgilla. Förmån av fri kost i samband med personalrepresentation är enligt 11 kap. 2 § IL skattefri för den anställde om det gäller sammankomster som är tillfälliga och kortvariga.

Sammanfattning av förmåns- respektive avdragsreglerna avseende personalrepresentation enligt SKVs allmänna råd SKV A 2004:5 om avdrag för representation (kan hämtas på SKVs webbplats www.skatteverket.se, frågor besvaras per tel. 0771-567.567):

RepresentationsunderlagArbetsgivarens avdragsrättKostförmån för den anställde
Personalfest, personalresa etc.Avdrag för enklare förtäring med 60 kr
plus moms/person. Max två gånger/år.
Nej om inom beloppsramen
och om max två gånger/år.
InformationsmöteAvdrag för enklare förtäring med 60 kr
plus moms/person
Nej om inom beloppsramen
och ej ofta förekommande
eller dagligen.
Intern kurs eller utbildningAvdrag som utbildningskostnad.Nej om max en vecka.
PlaneringskonferensAvdrag som konferenskostnad.Nej om max en vecka.
Styrelsesammanträde,Avdrag som lönekostnad.Ja om hel måltid.
Bolagsstämma etc.Avdrag för enklare förtäring med 60 kr
plus moms/person.
Nej om enklare förtäring i
form av smörgås.
Måltid vid övertidsarbeteAvdrag som lönekostnad.Ja om hel måltid.
Andra måltider som bekostas
av företaget
Avdrag som lönekostnad.Ja.

Momsreglerna för såväl extern som intern representation är kopplade till avdragsreglerna vid inkomstbeskattningen, vilket innebär att avdrag medges för ingående moms om representationen är avdragsgill. Detta gäller dock inte för kostnader för måltider och liknande förtäring.

Utgifter för representation och liknande ändamål får enligt 16 kap. 2 § IL endast dras av om de har omedelbart samband med näringsverksamheten och då det "uteslutande är fråga om att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser eller liknande eller då utgifterna aver jubileum eller personalvård".

Enligt SKV räknas bl.a. personalfester och informationsmöten till intern representation. Det får dock inte vara fråga om sällskapsliv eller gästfrihet av personlig art. För företagets kringkostnader vid en personalfest, t.ex. lokalhyra, utgifter för musikunderhållning eller uppträdande medges avdrag med skäligt belopp, dock med högst 180 kr exklusive moms per person. Avdrag för utgifter för personalfest medges inte för fler än två personalfester per år. Om anställdas familjemedlemmar eller pensionerade f.d. anställda inbjuds till festen medges även avdrag för den del av utgiften som belöper på dessa personer.

Sverige blev medlem i EU den 1 januari 1995. Då var avdragsramarna för måltider högst 300 kr per person. Året därpå begränsades avdragsramen för måltidsutgifter till högst 180 kr per person och för enklare förtäring till 60 kr. 1997 ändrades avdragsramen för måltidsutgifter till 90 kr per person. Från och med 2012 är momsskattesatsen 12 % på restaurangtjänster, med undantag för vin/sprit/starköl där momsen är 25 %. Vid beräkningen av momsavdraget anser SKV att det kan beräknas enligt en schablon. SKV utgår från att cirka 75 % bör avse mat. Momsreglerna för representation har tidigare varit kopplade till avdragsreglerna vid inkomstbeskattningen, vilket inneburit att avdrag för ingående moms medgetts enligt 8 kap. 9 § ML. Detta har medfört en felaktig hantering i förhållande till gällande EU-regler.

Skatteverket har i ett ställningstagande 2016-12-21 (dnr 131.519171-16/111) uttalat att 300 kr exkl. moms gäller oavsett om det är fråga om utgift för en måltid, såsom lunch eller middag eller om det är fråga om liknande förtäring. Det innebär att 300 kr per person anses som skäligt även för en kostnad som avser t.ex. frukost eller mingel med dryck och snittar. Det finns alltså ingen ytterligare beloppsgräns när det gäller avdrag för ingående moms på kostnader för vissa typer av förtäring. För kringkostnader etc. finns dock andra beloppsgränser.

Om kostnaden för en måltid uppgår till högst 300 kr per person exkl moms medges avdrag för hela den ingående momsen. Överstiger kostnaden 300 kr per person kan avdraget beräknas schablonmässigt till 36 kr per person för måltid utan alkohol och 46 kr per person för måltid med alkohol.

Mer information om de nya momsreglerna finns i Rätt Moms.

Förmån av fria måltider (kostförmån) i samband med representation är skattefri. Vid intern representation gäller detta bara vid tillfälliga och kortvariga sammankomster. Till intern representation räknas här både personalfester, interna kurser, planeringskonferenser och informationsmöten med personalen. För att förmån av fria arbetsmåltider vid informationsmöten och interna konferenser ska vara skattefria krävs enligt SKV att det handlar om intern representation. Fria måltider i samband med styrelsesammanträden, årsmöten och liknande möten är enligt SKV skattepliktiga då de inte kan anses som sådana konferenser där skattefria måltider kan tillhandahållas.

Kammarrätten i Stockholm har i en dom (2015-04-28, mål nr 6896-6898-13) slagit fast att ett julbord för personalen kan ha ett omedelbart samband med en konferens och därmed ge full avdragsrätt. Måltider och mindre trivselaktiviteter kan således ingå i en konferens utan att avdragsrätten begränsas.

När det gäller frågan om arbetsmåltider kan utgöra intern representation i samband med informationsmöten och planeringskonferenser anser SKV i ett ställningstagande (dnr 131.247797-09/111) att det måste finnas dokumentation som gör det möjligt att i efterhand avgöra om det handlat om intern representation och det är arbetsgivaren som ansvarar för underlaget. Av dokumentationen ska bland annat syftet och nyttan med mötet/konferensen framgå. Måltiden är skattepliktig om arbetsgivaren inte kan visa att det varit fråga om representation. Information och planering av det löpande arbetet på företaget utgör enligt SKV inte intern representation och därför är fria måltider i samband med sådana möten skattepliktiga. Däremot utgör enligt skrivelsen enstaka möten där arbetsgivaren lämnar viktig information om t.ex. organisationsförändringar och personalfrågor intern representation - fria måltider i samband med sådana möten är skattefria.

Se uppslagsordet Representation i Rätt Lön samt Representation i Rätt Moms.

Löpande bokföring

Avdragsgilla utgifter för personalrepresentation debiteras konto 7631 Personalrepresentation, avdragsgill (BAS 2018). Icke avdragsgill personalrepresentation debiteras konto 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill.

Bokslut

I den kostnadsslagsindelade resultaträkningen ingår kostnaderna för både avdragsgill och icke avdragsgill personalrepresentation i posten Personalkostnader. I den funktionsindelade ingår kostnaderna i den funktion som personalen tillhör, dvs. tillverkning, försäljning eller administration.

Deklaration

I blankett INK2 och INK4 redovisas både avdragsgill och icke avdragsgill personalrepresentation på rad 3.8 Personalkostnader men de icke avdragsgilla kostnaderna ska sedan återföras på rad 4.3 Bokförda kostnader som inte ska dras av.

I blankett NE redovisas kostnader för personalrepresentation på rad R7 Anställd personal. Icke avdragsgilla kostnader redovisas inte - i så fall ska de återföras på sidan 2 på rad R13 Bokförda kostnader som inte ska dras av.

 

Förenklat årsbokslut

Kostförmån

Representation

Resultaträkning, allmänna regler enligt K3

Resultaträkning, K1 enskilda näringsidkare

Resultaträkning, kostnadsslagsindelad enligt K2

Resultaträkning, kostnadsslagsindelad enligt ÅRL

Sifferkollen Läs mer

Belopp

Basbelopp
År 2017 2018 2019
Prisbasbelopp 44 800 45 500 46 500
Förhöjt pbb. 45 700 46 500 47 400
Inkomstbasbelopp 61 500 62 500 64 400
Utdelning fåmansföretag
År 2017 2018 2019
Schablonbelopp 163 075 169 125 171 875

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2017 2018 2019
Räntesats 0,36* 0,36 0,51

* 0,19 om räkenskapsåret börjar 2016 och avslutas 2017.

Referensränta
År 2017 2018 2019
Räntesats -0,5 -0,5 -0,5
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2017 2018 2019
Positiv 6,27 6,49 6,51
Negativ 1,50 1,50 1,51
Statslåneränta
År 2016 2017 2018
31 maj 0,57 0,34 0,49
30 nov 0,27 0,49 0,51

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2017 2018 2019
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 9,50
Förmånsbil, bensin 6,50 6,50 9,50
Kostförmån
År 2017 2018 2019
Frukost, lunch och middag 225 235 245
Lunch eller middag 90 94 98
Frukost 45 47 49
Skattefria gåvor
År 2017 2018 2019
Julgåva 450 450 450
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 350
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2017 2018 2019
Skattesats 22% 22% 21,4%
Mervärdesskatt
År 2017 2018 2019
Normal

25 %

25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1939 - 1953 1954 -
Arb. avgifter 6,15% 16,36% 31,42%
Egenavgifter 6,15% 16,36% 28,97%