Enligt 5 kap. 5 § BFL ska, om en bokföringspost rättas, anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den. Om rättelsen sker genom en särskild rättelsepost ska det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.

BFN förtydligar detta i BFNAR 2013:2 punkt 2.17 genom att ange att en bokföringspost i en datorbaserad bokföring alltid ska rättas genom en särskild rättelsepost, dvs. det är inte tillåtet med strykning här. I en manuell bokföring är det dock tillåtet att stryka över den felaktiga posten och skriva den rätta intill men bara om bokföringsposten inte påverkat summeringarna (dvs. kolumnerna är inte summerade med bläck).

Rättelseposten utgör enligt BFNAR 2013:2 punkt 2.18 en ny bokföringspost och ska dokumenteras med en ny verifikation.

Det är inte heller tillåtet att göra en rättelse av en bokföringspost retroaktivt. För att uppfylla BFL:s krav på presentation i registreringsordning krävs enligt BFN:s kommentar att rättelseposten bokförs i den redovisningsperiod i vilken felet upptäcktes. Det innebär att rättelse av en felaktig bokföringspost inte får göras i en redovisningsperiod om arbetet med perioden är avslutat. Upptäcks däremot felet innan arbetet med redovisningsperioden är avslutat, hänförs rättelsen till den perioden. Upptäcks t.ex. ett fel som uppstått i februari i samband med att februari månad stäms av i mars, hänförs rättelsen av felet till februari.

Arbetet med en redovisningsperiod är enligt BFN:s kommentar avslutat när periodens affärshändelser är bokförda samt eventuella avstämningar och rättelser med anledning av avstämningarna är gjorda. När arbetet med en redovisningsperiod avslutas beror på vilken bestämmelse om tidpunkten för bokföring i BFNAR 2013:2 som företaget tillämpar. Tillämpar företaget 5 kap. 2 § första stycket BFL, dvs. bokföringen görs så snart det kan ske, avslutas arbetet med redovisningsperioden normalt några dagar in i efterföljande redovisningsperiod. Senareläggs bokföringen med stöd av punkt 3.7, 3.8 eller 3.9 i BFNAR 2013:2 är arbetet med de redovisningsperioder som ingår i kvartalet respektive räkenskapsåret avslutat när kvartalets respektive räkenskapsårets affärshändelser och rättelser är bokförda.

Den upplysning om rättelsen som ska enligt BFN:s kommentar lämnas kan göras t.ex. genom att ange rättelsepostens verifikationsnummer på verifikationen till den rättade bokföringsposten.