För samtliga affärshändelser, rättelser och bokslutsposter ska det enligt 5 kap. 6 § och 10 § BFL finnas verifikationer. Begreppet verifikationer definieras i 1 kap. 2 § punkt 8 BFL som ”de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen”, t.ex. kvitton, fakturor, insättnings- eller uttagsbevis och lönelistor.
Enligt BFNAR 2013:2 punkt 5.1 ska en verifikation ”dokumentera en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen och får inte samtidigt utgöra presentation i registreringsordning eller systematisk ordning”, se vidare BFNAR 2013:2 punkterna 5.4-16. Enligt punkt 5.12 ska konteringen göras på verifikationen ”om det behövs för att säkerställa sambandet mellan verifikationen och bokföringsposten”.
Verifikationen ska enligt 5 kap. 7 § BFL innehålla uppgifter om
1.när verifikationen upprättades,
2.när affärshändelsen inträffat,
3.vad affärshändelsen avser,
4.belopp i kronor (moms och momsregistreringsnummer ska anges särskilt),
5.motpart,
6.verifikationsnummer eller annat identifieringstecken, samt
7.sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen utan svårighet ska kunna fastställas.
Uppgifterna nr 1-6 får enligt 5 kap. 8 § BFL utelämnas om det är förenat med svårighet att låta uppgiften ingå i verifikationen och ett utelämnande är förenligt med god redovisningssed.
Om det inte finns någon naturlig verifikation, t.ex. vid korrigeringar av felbokförda poster och vid bokslutstransaktioner, får man i stället upprätta en bokföringsorder och använda den som verifikation. Vid datorbokföring kan man även använda sig av automatkontering för redan i förväg bestämda poster, t.ex. vid månadshyror.
Verifikationerna måste förses med verifikationsnummer eller annat identifieringstecken, se 5 kap. 7 § BFL. I enlighet med punkt 5.9 i BFNAR 2013:2 ska en serie av verifikationsnummer eller andra identifieringstecken vara obruten för en tidsperiod. Serien ska föras i en följd utan att mellanliggande nummer eller tecken hoppas över. Det ska i bokföringssystemet gå att kontrollera att verifikationsserien är obruten.
Ett företag får använda flera verifikationsnummerserier under förutsättning att bokföringen fortfarande är överskådlig och i god ordning, se punkt 5.10.
Ett aktiebolags fakturor ska enligt 28 kap. 5 § ABL även innehålla bolagets företagsnamn, den ort där styrelsen har sitt säte och bolagets organisationsnummer. Om bolaget har gått i likvidation ska även detta anges.
Om en verifikation rättas ska det enligt 5 kap. 9 § BFL anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den.
För krav enligt ML, se faktura