Vill du ha kvitto? Frågan uttalas ständigt i affärer, på krogar och kaféer. Men inte så länge till om man ska tro Per Willstedt på Aspia. Han är övertygad om att digitala kvitton snart tar över och skickas automatiskt till kunden.
– Det har tagit längre tid än jag trodde. Men nu tror jag att det lossnar. Om fyra–fem år har digitala kvitton tagit över, det är jag övertygad om, säger Per Willstedt, ansvarig för tjänsteområde redovisning på Aspia och Auktoriserad Redovisningskonsult FAR.
Möjligheten att göra kvitton digitala har funnits i många år. Fördelarna med digitala kvitton är många. Några har hoppat på tåget. Ändå har det gått trögt. Men nu har två nyckelspelare, Ica och Kivra slagit sig samman. Och då kan det gå undan, tror Per Willstedt.
Kivra har funnits som digital brevlåda sedan 2013 och är ett privat initiativ med HMs förre VD Karl-Johan Persson som stor ägare.
Andra digitala brevlådor är E-boks, Digimail och statliga Min myndighetspost. Men Kivra är helt dominerande i Sverige.
– Jag tror att Kivra blir dominerande också när det gäller digitala kvitton. För användarna är det bra att ha alla kvitton samlade på en plats i stället för att man har kanske tio olika ställen, säger Per Willstedt.
Digitala kvitton ska spara tid hos företagen och förenkla livet för konsumenterna. Minskad administration, enklare rutiner och ökad säkerhet hör till fördelarna.
Det finns också bedömare som tror att digitala kvitton kan göra det enklare att förebygga kriminalitet när kvitton blir digitala på bred front. Skatteflykt och andra ekobrott kan bli svårare när kvitton hanteras i digitala, slutna system.
Ytterligare en fördel är hållbarheten. Ett papperskvitto bleknar på ett par år, det gör inte det elektroniska kvittot. Den som köper en cykel och sparar kvittot i en pärm kan mycket väl upptäcka, när cykeln har gått sönder efter något år, att kvittot är i stort sett oläsligt.
En annan fördel är att både säljare och köpare lätt kan hitta sina elektroniska kvitton eftersom de är sökbara.
Och miljön skonas, åtminstone lite. I Sverige producerar vi enligt Svensk Handel cirka 1,7 miljarder papperskvitton, motsvarande 60 000 träd, per år.
Övergången har kommit längre när det gäller kvitton för privatkunder än när det gäller kvitton för företagskunder.
Tidigt ute med digitala kvitton har Axfoodgruppen, med kedjor som Hemköp och Willys, varit. Nu aviserar Ica att man kommer med på tåget, liksom Jula och Åhléns. Den digitala plattformen i det här fallet blir Kivra.
– Handeln måste driva på. Att detaljhandelsjättarna börjar med digitala kvitton kan bli avgörande. Nu kommer det att gasa på, nu lossnar det, säger Per Willstedt.
Hittills har ett slags mellanting varit ganska vanligt bland företagskunder, nämligen att man fotograferar kvittot. Det ger en del av de digitala fördelarna. Men man måste spara både papperskvittot och det digitala kvittot.
– Den som fotograferar sina kvitton och därefter kastar dem bryter mot bokföringslagen. Det problemet försvinner när vi går till uteslutande digitala kvitton, säger Per Willstedt.
Han hoppas att svenska företag snart ska ges möjlighet att överge lösningen med fotograferade kvitton till förmån för ett helt digitalt flöde.
Nu har flera olika aktörer enats om en gemensam standard för digitala kvitton. Det kommer troligen att underlätta övergången.
– Nu måste vi få ordning på detta. Om man hoppar över steget med fotografering blir det smidigare att få in kvittot direkt i sin bokföring, man slipper en massa dubbelarbete, säger Per Willstedt.
På ett företag ska olika system kunna interagera. Kassaregistret ska kunna hantera informationen och kopplas samman med bokföringen.
– Men när man lyckas med det har man skapat ett digitaliserat flöde som är säkert och effektivt, säger Per Willstedt.
Även med avfotograferade kvitton kan man skapa ett digitaliserat flöde. Men processen blir betydligt smidigare om kvittot är digitalt från början.
Per Willstedts råd är att man ska se till att ha ett bra systemflöde för sin bokföring. Då kan man förenkla en stor del av det administrativa arbetet.
– Då kan man ägna sig åt att skapa värden i stället för att hitta kvitton, säger Per Willstedt.
Text: Björn Dickson
Fakta digitala kvitton
Så länge ska man spara kvitton
Grundregeln är att ett företag ska spara underlag, som kvitton, på samma sätt som det kom in till företaget. Papperskvitton sparas i pappersform. Normalt ska man spara kvitton i sju år. Men om man fotograferar papperskvitton så att de blir digitala ska papperskvittot sparas i tre år. Det digitala kvittot ska sparas i sju år.
Enhetlig standard
Under 2018 kom en enhetlig standard för att föra över kvittoinformation digitalt. Bakom standarden står organisationerna IT & Telekomföretagen och Svensk handel samt Skatteverket och leverantörer av kassaregister och elektroniska kvitton.
Några aktörer
Några företag som arbetar med digitala kvitton är Kivra och Findity samt Expense som har en app för att fotografera kvitton. Kivra väntas bli den stora plattformen för att hantera digitala kvitton.
Ica, Åhléns och Jula är stora kedjor ligger i startgroparna för att börja erbjuda digitala kvitton. Sedan tidigare erbjuder Hemköp och Willys digitala kvitton.