RSVs skrivelse 2000-03-14 Dnr. 12195-99/140

Information om Riksskatteverkets rekommendationer, RSV S 2000:22, för tillämpningen av bokföringslagens (1999:1078) bestämmelser om tillåtelse i vissa fall för företag att förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands Dnr. 12195-99/140

2000-03-14

1 Sammanfattning

I skrivelsen informeras om bokföringslagens bestämmelser m.m. om tillåtelse i vissa fall för företag att förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands. Information lämnas bl.a. om vilken myndighet som fattar beslut om tillstånd, när tillstånd behövs, vilka allmänna förutsättningar som gäller för tillstånd, om innehållet i Riksskatteverkets rekommendation, RSV S 2000:22, vad företagets ansökning bör innehålla, om skattemyndigheternas hantering av företagens ansökningar, om överklagande och vad som gäller om tillstånd saknas.

2 Inledning

Enligt 7 kap. 4 § bokföringslagen (1999:1078, BFL) får skattemyndigheten, om det föreligger särskilda skäl, tillåta att ett företag förvarar maskinläsbara medier utomlands. I sådana fall får maskinutrustning och system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i vanlig läsbar form eller i mikroskrift hållas tillgängliga i samma land. Vidare gäller enligt paragrafen bl.a. att ett tillstånd får förenas med villkor och begränsas till viss tid.

Riksskatteverket (RSV) har utfärdat rekommendationer m.m. för tillämpningen av den aktuella bestämmelsen, RSV S 2000:22. I skrivelsen informerar RSV om lagbestämmelsen, rekommendationerna och hanteringen av ansökningarna.

3 Bokföringslagens bestämmelser m.m.

Enligt 7 kap. 2 § BFL är huvudregeln att räkenskapsinformation skall förvaras i Sverige. Paragrafen har följande lydelse:

Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation skall vara varaktiga och lätt åtkomliga. De skall bevaras fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De skall förvaras i Sverige, i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt.

Maskinutrustning och system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i 1 § första stycket 1 eller 2 skall hållas tillgängliga i Sverige under hela den tid som anges i första stycket.

Enligt 7 kap. 4 § BFL får ett företag i vissa fall tillåtas att förvara maskinläsbara medier, maskinutrustning och system utomlands. Paragrafen har följande lydelse:

Om det finns särskilda skäl, får skattemyndigheten tillåta att ett företag, trots bestämmelserna i 2 §, förvarar maskinläsbara medier utomlands. I sådana fall får maskinutrustning och system som avses i 2 § andra stycket hållas tillgängliga i samma land. Tillståndet får förenas med villkor och begränsas till viss tid. Även om tillstånd ges, skall företaget genom omedelbar utskrift kunna ta fram räkenskapsinformationen i Sverige i sådan form som avses i 1 § 1 eller 2.

Tillstånd enligt första stycket ges av Finansinspektionen när det gäller företag som står under inspektionens tillsyn.

Som framgår av lagtexten innebär bestämmelserna ett avsteg från huvudregeln i 7 kap. 2 § BFL om bevarande av räkenskapsinformation. I förarbetena till lagen (Regeringens proposition 1998/99:130 s. 268 f.) anfördes följande.

Syftet med bestämmelserna om bevarande av räkenskapsinformation är att det i efterhand skall gå att få fram information om tidigare inträffade affärshändelser. Bestämmelserna tillgodoser, utöver näringsidkarens egna behov, främst borgenärernas och det allmännas intresse. Informationen skall kunna tas fram exempelvis vid framtida konkursförfaranden, vid skatterevisioner eller i förundersökningar i brottmål.

För att tillgodose dessa syften är det mest ändamålsenliga att de medier på vilket räkenskapsinformationen bevaras – vare sig det är pappersdokument, mikroskrift eller maskinläsbara medier – förvaras inom Sverige. Det är uppenbart att möjligheterna att tillgodose de kontroll- och bevisintressen som bär upp bokföringsreglerna allvarligt skulle försvagas om materialet utan begränsningar fick föras utomlands. Enligt vår mening måste därför huvudregeln även i framtiden vara att media på vilket räkenskapsinformationen lagras skall förvaras i Sverige.

Regeringen konstaterade också att det fanns tungt vägande skäl för att bibehålla den tidigare ordningen där den maskinutrustning med vilken räkenskapsinformationen bevaras måste finnas inom landet. Samtidigt ansågs att den fortgående tekniska utvecklingen liksom den internationella integrationen med ökad styrka talade för att det bör finnas ett visst utrymme för att bevara räkenskapsinformation med hjälp av maskinell utrustning som är placerad utomlands, i vart fall om den lagrade räkenskapsinformationen samtidigt finns tillgänglig via terminal i Sverige (se a. prop. s. 269 f.).

I propositionen framhöll regeringen också (s. 267) att företagen sedan tillkomsten av 1976 års bokföringslag har kommit att bli allt mer internationellt verksamma. Bl.a. har det utländska ägandet av svenska företag ökat samtidigt som svenska företag i ökande grad har etablerat filialer utomlands. Det har ibland framförts önskemål om att räkenskapsinformation ska kunna arkiveras med användande av datautrustning som är placerad utomlands. Det har därvid hävdats att detta skulle möjliggöra en effektivare administrativ hantering för företagen.

Det påpekades härutöver (s. 270) bl.a. att de svenska bestämmelserna, enligt uppgift, vid flera tillfällen har tvingat fram kostsamma särlösningar i koncerner där något av företagen är svenskt. Regeringen ansåg, trots de nackdelar som kunde anföras ur kontrollsynpunkt, att övervägande skäl talade för att förbudet mot att bevara räkenskapsinformationen med hjälp av utomlands placerad maskinutrustning borde mjukas upp. I propositionen föreslog regeringen således att arkivering genom maskinutrustning utomlands skulle kunna medges om det föreligger särskilda skäl och om skattemyndigheten medger tillstånd till det. Slutligen anfördes i författningskommentaren (prop. s. 408) bl.a. följande.

Möjligheten att förvara maskinläsbara medier jämte maskinutrustning och system utomlands är avsedd för sådana fall då företaget har en organisatorisk anknytning till utlandet, antingen därför att det ingår i en gränsöverskridande koncern eller därför att det utgör filial till ett utländskt företag. Omständigheterna måste också i övrigt vara sådana att detta slag av arkivering m.m. utomlands framstår som naturlig. Så kan vara fallet när en internationell koncern har organiserat sin verksamhet så att redovisningen för företag från olika länder sköts från en gemensam plats. Det är självklart att tillstånd att ha utrustningen placerad utomlands inte skall ges annat än då det står klart att något missbruk inte kan befaras. Normalt bör det inte komma i fråga att ge tillstånd att förvara maskinläsbara medier, maskinutrustning m.m. i ett land med vilket Sverige inte har avtal om internationell rättshjälp i brottmål. En annan naturlig förutsättning för tillstånd är att det står klart att företaget i tillräcklig utsträckning beaktar de säkerhetsaspekter som kan finnas.

Också ett företag som har fått tillstånd att förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands måste kunna ta fram räkenskapsinformationen i läsbar form med hjälp av maskinutrustning placerad i Sverige. Detta gäller även om tillståndsmyndigheten inte har angett detta särskilt i beslutet. Myndigheten kan också förena tillståndet med de villkor som den anser vara nödvändiga för att möjliggöra en betryggande granskning av företagets räkenskapsinformation. Ett sådant villkor kan vara att företaget vid anmodan skall ge skattemyndigheten tillgång till räkenskapsinformationen i annan lämplig form (t.ex. en datafil med de grundregistrerade uppgifterna).

Tillståndet kan tidsbegränsas men löper annars tills vidare.

Oavsett tillståndet måste företaget givetvis fortfarande iaktta bestämmelserna i 2 § om varaktighet, lättåtkomlighet och förvaring i ordnat skick och om förvaring på betryggande och överskådligt sätt.

I 7 kap. 4 § BFL anges att även om tillstånd ges skall företaget, genom omedelbar utskrift kunna ta fram räkenskapsinformationen i Sverige i vanlig läsbar form/mikroskrift. Av propositionen (s. 267) framgår att kravet på omedelbar utskrift innebär att företaget måste ha terminalåtkomst i Sverige till sitt bokföringssystem i utlandet.

I sammanhanget kan nämnas att enligt 7 kap. 3 § BFL får, om det föreligger särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed, ett dokument som innefattar en verifikation, trots bestämmelserna i 2 §, tillfälligt förvaras utomlands. I författningskommentaren (prop. s. 407) anfördes följande.

Av 2 § följer att alla föremål som omfattas av förvaringsbestämmelsen som huvudregel skall förvaras i Sverige. Detta gäller såväl själva informationsbäraren som den utrustning som fordras för att presentera räkenskapsinformationen i vanlig läsbar form eller mikroskrift. Förevarande paragraf innehåller emellertid ett undantag från kravet på förvaring i Sverige. Enligt bestämmelsen får en verifikation i pappersformat tillfälligt förvaras utomlands, om det finns särskilda skäl och det kan anses förenligt med god redovisningssed. ...

Bestämmelsen är i första hand avsedd för två typsituationer. Den ena är när en handling tillfälligt förs ut ur landet för att bokföras där. Den andra är när en handling, som inte bara tjänar som verifikation utan också har någon annan funktion, tillfälligt förs ut ur landet för att denna andra funktion skall kunna utnyttjas (jfr Bokföringsnämndens uttalande U 93:3). Så snart bokföring har skett eller handlingen på annat sätt har tjänat sitt syfte utomlands, måste dock verifikationerna återföras till Sverige för att bevaras här under den resterande arkiveringstiden.

4 Vilken myndighet beslutar om tillstånd?

Av 7 kap. 4 § framgår att tillstånd ges av den skattemyndighet där företaget har sitt säte. I fråga om företag som står under Finansinspektionens tillsyn meddelas dock tillstånd av inspektionen.

5 När behövs tillstånd?

Frågan om det krävs tillstånd enligt 7 kap. 4 § BFL kan åskådliggöras genom följande typfall.

Typfall 1 Datorn finns i utlandet och dokumenten (verifikationerna) finns i Sverige

Företaget i Sverige är anslutet till en dator i utlandet. Företagets ekonomiavdelning registrerar via terminal från Sverige bokföringsposterna i datorn som finns i utlandet. I detta fall finns både dokumenten (verifikationerna) och ekonomipersonalen i Sverige. Det enda som finns i utlandet är datorn. De bokföringsposter som registreras i datorn i utlandet blir enligt lagens definition arkiverade där. Tillstånd enligt 7 kap. 4 § BFL krävs.

Typfall 2 Datorn finns i utlandet och dokumenten (verifikationerna) förvaras tillfälligt utomlands

Företaget i Sverige är anslutet till en dator i utlandet. Företagets bokföring sköts dock delvis i utlandet av ekonomipersonal som finns där, t.ex. på en särskild koncerngemensam bokföringsenhet (s.k. shared service center). Företaget skickar dokumenten till bokföringsenheten utomlands. Leverantörerna kan också skicka sina fakturor direkt dit. Dokumenten (verifikationerna) förvaras tillfälligt i utlandet för bokföring och skickas därefter till Sverige för arkivering. I detta fall befinner sig såväl datorn, ekonomipersonalen som dokumenten (endast tillfälligt) i utlandet. Tillstånd enligt 7 kap. 4 § BFL krävs.

Typfall 3 Datorn finns i Sverige och dokumenten (verifikationerna) förvaras tillfälligt utomlands

Företaget i Sverige har en dator i Sverige på vilken bokföringen sker. Viss del av företagets bokföring sker dock från utlandet, t.ex. registrering av leverantörsfakturor. Leverantörsfakturorna skickar företaget till bokföringsenheten utomlands, alternativt kan leverantörena skicka sina fakturor direkt dit. Dokumenten (verifikationerna) förvaras tillfälligt i utlandet innan de skickas till Sverige för arkivering. I detta fall befinner sig datorn i Sverige medan ekonomipersonalen som bokför finns både i Sverige och i utlandet. Dispens krävs inte om bokföringsposterna registreras från en terminal i utlandet direkt i datorn i Sverige.

Kommentarer:

Bestämmelsen i 7 kap. 3 § BFL om tillfällig förvaring utomlands är begränsad till dokument som innefattar en verifikation. Detta innebär att det inte är tillåtet enligt BFL att förvara t.ex. grundbokföring och huvudbokföring utomlands om dessa är i vanlig läsbar form. Är grund- och huvudbokföring i maskinläsbar form får förvaring ske utomlands, under förutsättning att tillstånd medges enligt 7 kap. 4 § BFL. Bestämmelsen är begränsad till räkenskapsinformation i maskinläsbar form.

6 Allmänna förutsättningar för tillstånd

6.1 Vilka företag kan få tillstånd?

Av författningskommentaren till 7 kap. 4 § (se avsnitt 3) framgår att det för tillstånd bör krävas att det ansökande företaget har någon form av organisatorisk anknytning till utlandet, antingen därför att det ingår i en gränsöverskridande koncern eller därför att det utgör filial till ett utländskt företag.

Detta medför att tillstånd inte bör medges i fall då företaget önskar arkivera räkenskapsinformationen koncernexternt.

6.2 Vilka länder?

Av författningskommentaren till 7 kap. 4 § (se avsnitt 3) framgår att tillstånd normalt inte bör ges att förvara maskinläsbara medier i ett land med vilket Sverige inte har avtal om internationell rättshjälp i brottmål.

En förteckning över de främmande stater med vilka Sverige har sådana avtal finns i Regeringens tillkännagivande (1998:1627) av främmande staters anslutning till vissa av Sverige biträdda konventioner angående inbördes rättshjälp m.m. Regeringskansliets, Utrikesdepartementet, traktatenhet kan lämna upplysningar om uppdateringar av förteckningen. Det går också att via internet söka i Europarådets förteckningar (www.coe.fr).

7 RSV S 2000:22

RSV har utfärdat rekommendationer m.m. för tillämpningen av bestämmelsen i 7 kap. 4 § BFL, RSV S 2000:22.

Rekommendationerna är sådana kompletteringar av lagtexten och de ovan under avsnitt 3 redovisade förarbetsuttalandena som har ansetts särskilt påkallade för en ändamålsenlig och enhetlig rättstillämpning.

7.1 Särskilda skäl

En förutsättning för beslut om tillstånd till att förvara maskinläsbara medier utomlands m.m. är att det föreligger särskilda skäl. Nedan under avsnitt 7.1.1 – 7.1.3 redovisas vad som, enligt RSV:s rekommendationer, bör beaktas vid bedömningen av om det föreligger särskilda skäl och vad som i övrigt bör vara uppfyllt för att tillstånd ska kunna medges.

7.1.1 Företagets skäl för tillstånd

När det gäller bedömningen av företagets skäl för tillstånd har RSV utfärdat följande rekommendationer.

  1. Den omständigheten att företaget av kostnads- eller effektivitetsskäl vill ha sina maskinläsbara medier utomlands bör inte tillmätas någon avgörande betydelse vid bedömningen av om det föreligger särskilda skäl.

7.1.2 Allmän bedömning

Till ledning för bedömningen av företaget, dess ägare och företagsledning har RSV utfärdat följande rekommendationer.

  1. Skattemyndigheten bör vid en ansökning om tillstånd göra en allmän lämplighetsbedömning av det ansökande företaget samt de personer eller ägargrupper som står bakom det.

7.1.3 Bedömning av företagets organisation, rutiner m.m.

Till ledning för bedömningen av företagets organisation, rutiner m.m. har RSV utfärdat följande rekommendationer.

  1. Skattemyndigheten bör vid tillståndsprövningen också bedöma om de ansvars- och befogenhetsregler som gäller för bokföring i företagets redovisningssystem är lämpligt utformade med avseende på företagets avsikt att placera maskinläsbara medier samt maskinutrusning utomlands.
  2. Det bör för tillstånd krävas att företaget har en betryggande datasäkerhet med väl inarbetade rutiner för drift och åtkomstmöjlighet till räkenskapsinformationen.

7.2 Intyg av företagets revisor

I syfte att underlätta hanteringen av ansökningsförfarandet har RSV utfärdat följande rekommendationer.

  1. Uppgifterna i företagets ansökning bör intygas av företagets revisor.

7.3 Villkor

Ett tillståndsbeslut enligt 7 kap. 4 § BFL får förenas med villkor. Av förarbetena (jfr. avsnitt 3 ovan) framgår att avsikten är att tillståndet ska kunna förenas med de villkor som myndigheten anser vara nödvändiga för att möjliggöra en betryggande granskning av företagets räkenskapsinformation. RSV har utfärdat en rekommendation och lämnat två exempel på villkor som verket anser att ett beslut skall respektive kan förenas med. Denna rekommendation och dessa exempel redovisas nedan under avsnitt 7.3.1 – 7.3.3.

7.3.1 Återkallande av tillstånd vid förändrade förhållande

För att säkerställa åtkomstmöjligheten till räkenskapsinformationen har RSV utfärdat följande rekommendationer.

  1. Skattemyndigheten bör som villkor i ett beslut om tillstånd alltid föreskriva att tillståndet kan komma att återkallas om förutsättningarna för detta ändras i något väsentligt avseende.

7.3.2 Systemdokumentation och behandlingshistorik

Av 5 kap. 11 § BFL framgår att ett företag skall upprätta sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). Företaget skall också upprätta sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik).

För att säkerställa att företaget vid en framtida revision tillhandahåller informationen i systemdokumentationen och behandlingshistoriken på ett ändamålsenligt sätt har RSV lämnat följande exempel på villkor som ett beslut kan förenas med.

Exempel 1

  1. Företaget skall utan dröjsmål och utan kostnad för skattemyndigheten i översättning kunna tillhandahålla innehållet i sådan systemdokumentation och behandlingshistorik som avses i 5 kap. 11 § BFL.

7.3.3 Räkenskapsinformationen på datafil

För att säkerställa att företaget vid en framtida revision tillhandahåller en datafil med den räkenskapsinformation som är förvarad utomlands som maskinläsbart medium har RSV lämnat följande exempel på villkor ett beslut kan förenas med.

Exempel 2

  1. Företaget skall utan dröjsmål och utan kostnad för skattemyndigheten kunna tillhandahålla räkenskapsinformationen i formen av datafil.

7.4 Begränsning i tiden

Av 7 kap. 4 § BFL framgår att ett beslut får begränsas till viss tid. Till ledning för tillämpningen av den bestämmelsen har RSV angett följande rekommendationer.

  1. Giltighetstiden för ett beslut om tillstånd bör första gången det meddelas för ett visst företag begränsas till tre år. Om tillståndet förnyas för samma företag bör det kunna medges för ytterligare fem år i taget.

8 Vad företagets ansökning bör innehålla

Ett företags ansökning om tillstånd bör innehålla uppgifter till ledning för skattemyndighetens bedömning av om det föreligger särskilda skäl. Ansökningen kan exempelvis innehålla följande uppgifter:

  1. Allmänna uppgifter om företaget (verksamhet, ägare, företagsledning m.m.).
  2. Företagets organisatoriska anknytning till det land där maskinläsbart medium är avsett att förvaras.
  3. Allmänna uppgifter om hur verksamheten är organiserad i utlandet, för den organisatoriska enhet där arkivering är avsedd att ske.
  4. Företagets skäl för att arkivera maskinläsbara medier utomlands.

Företagets ansökning bör vidare innehålla uppgifter för skattemyndighetens bedömning av om företaget vid en framtida revision kan tillhandahålla den räkenskapsinformation som är avsedd att förvaras utomlands. Följande utgör exempel på vad ansökningen i den delen lämpligen kan innehålla:

  1. Hur företagets redovisningssystem i stort är upplagt eller är tänkt att vara upplagt.
  2. Hur företagets systemdokumentation och behandlingshistorik är upplagd.
  3. Uppgifter om och hur företaget avser att fullgöra arkvieringsskyldigheten under den lagstadgade arkiveringstiden.
  4. Uppgifter om företaget vid en revision kan tillhandahålla en datafil med den räkenskapsinformation som finns arkiverad i utlandet.

Av avsnitt 7.2 framgår att RSV i sina rekommendationer angett att uppgifterna i företagets ansökning bör intygas av företagets revisor.

Någon blankett för ansökning om tillstånd har inte tagits fram av RSV.

9 Skattemyndigheternas hantering av företagens ansökningar om tillstånd

Enligt RSV:s bedömning behövs viss ADB-kunskap för hanteringen av ansökningarna om tillstånd. Ansökningarna bör hanteras samlat inom respektive skattemyndighet.

RSV har för avsikt att inledningsvis bistå skattemyndigheterna i tillståndsärendena, i syfte att uppnå en enhetlig tillämpning av bestämmelserna.

10 Överklagande

Ett beslut om tillstånd kan överklagas. Överklagandet ska ske till allmän förvaltningsdomstol, d.v.s. i första instans till länsrätten (9 kap. 1 § BFL).

11 Om tillstånd saknas

I BFL finns inte någon särskild sanktion mot företag som i strid med 7 kap. 2 § förvarar räkenskapsinformation utomlands.

Om ett företag förvarar räkenskapsinformation utomlands och om tillstånd enligt 7 kap. 4 § inte erhållits av skattemyndigheten föreligger dock omständigheter som medför att företagets revisor måste påpeka detta i revisionsberättelsen. Detta gäller även om företaget omedelbart kan tillhandahålla räkenskapsinformationen i Sverige.

Sifferkollen Läs mer

Belopp

Basbelopp
År 2018 2019 2020
Prisbasbelopp 45 500 46 500 47 300
Förhöjt pbb. 46 500 47 400 48 300
Inkomstbasbelopp 62 500 64 400  
Utdelning fåmansföretag
År 2017 2018 2019
Schablonbelopp 163 075 169 125 171 875

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2017 2018 2019
Räntesats 0,36* 0,36 0,51

* 0,19 om räkenskapsåret börjar 2016 och avslutas 2017.

Referensränta
År 2016-07-01 2019-07-01
Räntesats -0,5 0,0
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2017 2018 2019
Positiv 6,27 6,49 6,51
Negativ 1,50 1,50 1,51
Statslåneränta
År 2016 2017 2018
31 maj 0,57 0,34 0,49
30 nov 0,27 0,49 0,51

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2017 2018 2019
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 6,50
Förmånsbil, bensin 9,50 9,50 9,50
Kostförmån
År 2017 2018 2019
Frukost, lunch och middag 225 235 245
Lunch eller middag 90 94 98
Frukost 45 47 49
Skattefria gåvor
År 2017 2018 2019
Julgåva 450 450 450
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 350
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2017 2018 2019
Skattesats 22% 22% 21,4%
Mervärdesskatt
År 2017 2018 2019
Normal

25 %

25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1938 - 1953 1954 -
Arb. avgifter 0 % 10,21% 31,42%
Egenavgifter 0 % 10,21% 28,97%

 

AktuelltLäs mer