Är det säkert med e-faktura? Och vad krävs det för systemstöd? Anna Elverheim, styrelseordförande för Nätverket för Elektroniska Affärer, NEA, svarar på de vanligaste frågorna om e-faktura.
1. Vad krävs det för system för att kunna skicka och ta emot e-fakturor?
De flesta ekonomisystem på marknaden har idag inbyggt stöd för att skicka och ta emot e-fakturor. Större företag och offentlig sektor tillhandahåller webbportaler för mindre företag att registrera sina kundfakturor. Syftet med dessa är enbart att säkerställa att mindre företag utan ekonomisystem kan skapa e-faktura till offentlig sektor och till större företag som ofta kräver e-faktura, men för det lilla företaget blir hanteringen fortfarande manuell och risken för fel ökar.
2. Vad krävs av mottagaren?
Mottagaren behöver ha en teknisk förmåga att ta emot e-fakturor. Antingen direkt genom sitt affärssystem eller genom en operatör som hjälper till som mellanhand. För att bli synlig som mottagare är det bra att publicera sig i register som till exempel Peppol och NEA eRegister i Sverige.
3. Uppfyller en e-faktura alla krav som ställs på vad en faktura ska innehålla?
Ja, det gör den. När fakturan skapas i ekonomisystemet och distribueras som en e-faktura följer uppgifterna med till det strukturerade e-fakturaformatet som skickas vidare till mottagaren. Du kan alltid vara trygg med att e-fakturan uppfyller kraven på vad en faktura ska innehålla.
4. Är det säkert med e-faktura?
Ja, det är det. E-fakturorna är alltid tillgängliga för spårbarhet och ursprungskontroll. På så sätt säkerställs att informationen är korrekt i bokföringen. Tekniken finns för att säkerställa att fakturan kommer fram och att du i annat fall får besked om motsatsen. En e-faktura är baserad på strukturerad information (data), vilket innebär att det är läsbart för andra system. På så sätt kan andra manuella moment som stansning och efterbearbetning minskas och därmed också risken för fel.
5. Hur kan jag säkerställa att e-fakturan kommer till rätt mottagare?
Organisationsnummer eller GLN används som unikt ID, vilket säkerställer att e-fakturan kommer till rätt mottagare.
6. Varför är det en prisskillnad mellan en PDF och en e-faktura?
PDF är en billigare standardtjänst som säljs på en massmarknad riktad mot vilken typ av kommunikation som helst, men man måste vara medveten om riskerna. Det finns färre säkerhetsfunktioner som säkerställer att mejlet med fakturan har kommit fram och många hittas inte i mejlkorgen med försenad betalning som följd. Dessutom kräver en PDF ett arbete för den som tar emot fakturan. Med e-faktura får man ett säkrare flöde där ingenting försvinner på vägen och fakturan går från ett affärssystem till ett annat med all den data som ursprungsfakturan innehöll. Upprätthållandet och utvecklingen av dessa tjänster gör att det blir en prisskillnad.
7. Vad är fördelarna med e-faktura?
I takt med att digitaliseringen i samhället ökar vill allt färre vara bundna till fysiska kontorsrum med papperspärmar. Med e-fakturor finns alltid originalen till hands. Om vi dessutom får en ändrad lagstiftning avseende papperskvitton tror vi att de fysiska pärmarnas tid är över. En e-faktura behöver inte efterregistreras och det spar tid. Det gör även att din bokföring blir uppdaterad direkt och att du får bättre kontroll på ditt företag. En e-faktura innehåller korrekta uppgifter och inga manuella moment riskerar felhantering.
8. Hur kommer jag i gång med uppsättningar när företaget ska börja skicka e-fakturor?
De flesta program på marknaden för små och medelstora företag har en enkel process för att komma i gång med att skicka och ta emot e-fakturor. I de fall man inte har den möjligheten direkt i sitt affärssystem kan man ta kontakt med en operatör som kan hjälpa till att konvertera det som kommer ut från affärssystemet till standardiserade e-fakturaformat.
9. Finns det attestflöden så att byrån kan säkerställa att kunden har godkänt fakturan?
Vissa system har det inbyggt i sina tjänster eller så finns det lösningar på marknaden att integrera med. I vilket fall som helst underlättas automatiserad attest av en e-faktura hela vägen.
10. Är ett hinder idag att det är svårt att hitta företagets e-fakturaadress?
Elektroniska adresser finns idag publicerade i register som till exempel Peppol och NEA eRegister i Sverige, där man kan söka själv. De flesta standardiserade ekonomisystem för små och medelstora företag har åtkomst till dessa register samt till sina egna kundbaser vilket gör det enkelt att söka upp e-fakturaadresser.
11. Vad ska jag göra om mina leverantörer inte vill skicka e-faktura?
Det bästa är att långsiktigt arbeta in kraven i de avtal man har med leverantörerna så att det blir en naturlig del av överenskommelsen mellan köpare och säljare. I de fall leverantörer ändå inte kan eller vill, kan man sätta upp en fakturaportal där leverantörerna skriver in sina fakturor. Det innebär dock ett merarbete för leverantören vilket kan vara bra som påtryckningsmedel för köparen, men skapar en extra pålaga för leverantören. Det finns lösningar på marknaden där man kan få sin pappersfaktura eller PDF omvandlad till en e-faktura, men oftast kommer mindre mängd data med och det kostar mer.
Eric Widegren