Våren rullar in och det är snart semesterårsavslut för dem som har semesterår från den 1 april till den 31 mars. – Planera och förbered det nya semesteråret i god tid. Det säger Jessica Larsson, auktoriserad lönekonsult/lönespecialist på Lönek i Norrköping.
Vi börjar med fallgropar som man som lönespecialist ska undvika inför det nya semesteråret. Jessica Larsson varnar för att felaktiga beräkningar av semestersaldon och semesterdagar ofta orsakas av felregistreringar i lönesystemen.
– Säkerställ därför att till exempel sjukdom, tjänstledigheter och föräldraledigheter har rapporterats på rätt sätt. Stäm också av semesterberäkningarna lite extra för dem som har ändrat sysselsättningsgrad eller bytt semesterrätt under intjänandeåret, säger Jessica Larsson.
Stäm av rörlig semesterlön
Hon säger också att man bör stämma av hur eventuell rörlig semesterlön ska utbetalas, om den ska betalas ut löpande under året eller som en klumpsumma i samband med semesterårsskiftet.
– Genom att vara noggrann i sina kontroller före uppdateringen av det nya semesteråret kan man fånga upp fel som hade kunnat kräva väldigt mycket tid att utreda i ett senare skede, säger Jessica Larsson.
Något som man ska se upp med är att olika lönesystem kräver olika semesterinställningar. Därför är det nödvändigt att vara väl insatt i systemets specifika funktioner och krav för att beräkningarna ska falla ut rätt.
– Ett exempel är föräldraledighet, som man i vissa lönesystem måste hålla koll på manuellt när dagarna övergår till icke-semestergrundande föräldraledighet. I dessa lönesystem kan det vara extra viktigt att man gör kontroller av semesterberäkningarna för anställda som varit föräldralediga, så att man säkerställer att semesterdagarna räknas ner från rätt datum, säger Jessica Larsson.
Förändringar i kollektivavtal?
Ett annat råd är att man ska stämma av hur det ser ut i företagets kollektivavtal och om det har hänt några förändringar i den bransch där kunden/företaget är verksamt.
– Det kan vara förändringar som påverkar semesterberäkningarna. Även lönesystemen gör sina teknologiska framsteg, håll dig uppdaterad med systemnyheter, säger Jessica Larsson.
Finns det något annat som är viktigt att påpeka i sammanhanget?
Gör regelbundna kontroller
– Arbeta proaktivt inför semesterårsskiftet genom att göra regelbundna kontroller och stickprover under året. Det är ett sätt att minimera risken för felberäkningar i samband med semesterårsskiftet. Dokumentera alla kontroller och samla dokumentationen på en gemensam plats för enkel åtkomst. Ett semesterårsskifte behöver nödvändigtvis inte bli så tidskrävande om man har haft kontroll på det under året, säger Jessica Larsson.
Jessica Larssons bästa råd
Planera och förbered det nya semesteråret
Stäm av personalens outtagna semesterdagar med organisationen i god tid före det nya semesteråret så det finns chans att hinna planera in ledigheten.
Kontrollera semesterinställningarna både på företagsnivå och i register över anställda. Semesteravtalet i lönesystemet styr hur nya semesterdagar räknas fram, värdet av dessa, hur semesterdagar får sparas, garantibelopp med mera.
Därför är det viktigt att inställningarna i semesteravtalen är rätt uppsatta. Har de anställda rätt semesterrätt? Är de kopplade mot rätt semesteravtal? Beräknas semestern på den enskilde individen från rätt datum? Följ upp om företaget har förskottssemesterskulder som ska skrivas av. Stäm också av att nya lönearter har rätt semesterinställningar.
Håll koll på lagar och avtal
Se till att vara uppdaterad på eventuella ändringar i lagar och avtal som kan påverka semesterårsskiftet.
Kolla vilka rörliga lönedelar som är semestergrundande
Kontrollera vilka rörliga lönedelar som är semestergrundande enligt kollektivavtal och stäm av att dessa är korrekt uppsatta i lönesystemet.
Bonusar är ett exempel på en rörlig del av lönen som kan vara både semestergrundande och icke semestergrundande. Stäm av hur bonusar och övriga rörliga lönedelar ska hanteras och att de är registrerade rätt.
Stickprover för tjänstledigheter
Ta stickprover på anställda som är eller har varit tjänstlediga och föräldralediga under intjänandeåret. Kontrollera att föräldraledighet som inte är semestergrundande är rätt registrerad i lönesystemet. Kontrollera personer som ändrat sysselsättningsgrad under året att den genomsnittliga sysselsättningsgraden beräknas rätt.
Björn Dickson