En arbetsgivare är enligt flera lagbestämmelser skyldig att lämna information till såväl arbetstagare som fackliga organisationer i en rad olika frågor. Enligt anställningsskyddslagen ska arbetsgivaren exempelvis lämna underrättelse till arbetstagare och varsel till fackliga organisationer innan han vidtar uppsägningar på grund av personliga förhållanden.
Enligt semesterlagen ska arbetsgivaren informera arbetstagare om sitt beslut om förläggning av semestern. Har arbetsgivaren beslutat om förläggning av ledighet enligt föräldraledighetslagen i strid mot arbetstagarens önskemål, ska arbetsgivaren informera arbetstagaren och arbetstagarens lokala arbetstagarorganisation om beslutet.
Medbestämmandelagen innehåller emellertid särskilda informationsregler som ålägger arbetsgivare en skyldighet att lämna information i vissa frågor till fackliga organisationer. Reglerna gäller såväl kollektivavtalsbundna som kollektivavtalslösa arbetsgivare.
Medbestämmandelagen är den viktigaste lagen för reglering av arbetstagares inflytande. Inom vissa verksamheter är medbestämmandelagen emellertid tillämplig endast i begränsad omfattning.
Detta gäller verksamhet som är av religiös, vetenskaplig, konstnärlig eller annan ideell natur eller som har kooperativt, fackligt, politiskt eller annat opinionsbildande ändamål. I dessa verksamheter är lagen inte tillämplig såvitt gäller verksamhetens mål och inriktning. Detta betyder att lagens regler om förhandling och information inte gäller sådana frågor.
Informationsskyldighet för kollektivavtalsbundna arbetsgivare
Enligt 19 § medbestämmandelagen ska arbetsgivaren fortlöpande informera fackliga organisationer i förhållande till vilka han är bunden av kollektivavtal om
den produktionsmässiga och ekonomiska utvecklingen av verksamheten, samt
riktlinjerna för personalpolitiken.
Lagen anger att om det finns en lokal arbetstagarorganisation så ska informationsskyldigheten enligt 19 § fullgöras mot denna.
Vilka uppgifter?
Informationsskyldigheten avser uppgifter om sådana mera allmänna förhållanden i verksamheten som typiskt sett är av betydelse för arbetstagarsidan för att denna ska kunna följa utvecklingen och bilda sig en uppfattning om utsikterna i framtiden.
Informationen kan således, beroende på vilken sorts verksamhet arbetsgivaren bedriver, handla om produktionsteknik, organisation och planering av verksamheten, förändringar av driften eller arbetsförhållanden, marknadsutvecklingen inom branschen, konjunkturläget, rekryteringsprinciper, bemanningsplaner och befordringar.
Syfte
Rätten för arbetstagarorganisationerna att få information syftar till att dessa organisationer på ett ändamålsenligt sätt ska kunna utöva inflytande över arbetsgivarens verksamhet och också att underlätta förhandlingar mellan arbetsgivaren och arbetstagarnas företrädare.
Kontinuerlig skyldighet
Informationsskyldigheten enligt 19 § gäller kontinuerligt och skyldigheten är således inte, till skillnad från skyldigheten att begära primär förhandling enligt 11 § medbestämmandelagen, knuten till ett beslut som arbetsgivaren avser att fatta.
Förhållandet mellan 11 § och 19 § i fråga om information till en arbetstagarorganisation kan ibland vara oklart. Vid förberedande av ett beslut om viktigare förändring av verksamheten eller av arbets- eller anställningsförhållandena för enskilda arbetstagare som omfattas av 11 § tillgodoses i regel arbetstagarsidans behov av information genom att arbetsgivaren är skyldig att ta upp en primär förhandling på ett tidigt stadium. Förhandlingsskyldigheten ersätter således informationsskyldigheten.
Det kan emellertid inte uteslutas att arbetsgivaren i mera komplicerade frågor är skyldig att informera enligt 19 § om till exempel preliminära planer eller om utredningsinitiativ redan innan hans förhandlingsskyldighet inträder. Är det fråga om ett konkret beslut som arbetsgivaren avser att fatta, och förhandlingsskyldigheten således inträtt, har arbetstagarsidan dock inte rätt att dessutom få information enligt 19 §.
Informationstidpunkt
Informationen ska lämnas så snart som möjligt, om inte parterna kommer överens om annat. Ett vanligt förfarande är att arbetsgivaren och den eller de lokala avtalsbundna fackliga organisationerna kommer överens om en stående tidpunkt, exempelvis en gång per månad, då parterna träffas och arbetsgivaren lämnar informationen.
Rätt att granska böcker m.m.
Vidare är arbetsgivaren skyldig att ge kollektivavtalsbundna arbetstagarorganisationer tillfälle att granska böcker, räkenskaper och andra handlingar som rör arbetsgivarens verksamhet. Det kan handla om att arbetstagarorganisation ska få läsa exempelvis analyser, rapporter och inkomna order.
Rätten att granska böcker etc. gäller dock endast i den utsträckning som den fackliga organisationen behöver läsa handlingarna för att kunna ta tillvara medlemmarnas gemensamma intressen i förhållande till arbetsgivaren. Vid prövningen av om arbetstagarorganisationen ”behöver” viss handling ska hänsyn tas till motstående intressen. Detta betyder normalt att uppgifter om arbetsgivarens privata förhållanden, överväganden i anslutning till konfliktsituationer, utvecklings- och forskningsarbete av synnerligen hemlig natur samt uppgifter i samband med anbudsgivning i konkurrens med andra företag faller utanför informationsskyldigheten.
Slutligen gäller att arbetsgivaren på begäran ska förse en kollektivavtalsbunden arbetstagarorganisation med kopior av handlingar och biträda organisationen med utredningar som organisationen behöver för att ta tillvara sina medlemmars intressen gentemot arbetsgivaren. En förutsättning är dock att detta kan ske utan oskälig kostnad eller omgång. Kostnaden för arbetsgivaren att tillhandahålla materialet samt det besvär detta skulle förorsaka denne ska således vägas mot det intresse och behov som den fackliga organisationen har av att få materialet.
Informationsskyldighet för kollektivavtalslösa arbetsgivare
Mot bakgrund av ett EU-direktiv (Europaparlamentets och rådets direktiv 2002/14/EG om inrättande av en allmän ram för information och samråd med arbetstagare i Europeiska gemenskapen) har regler om informationsskyldighet införts i medbestämmandelagen också för arbetsgivare som saknar kollektivavtal.
Dessa regler, som återfinns i 19 a §, gäller arbetsgivare som inte är bunden av något kollektivavtal alls. Sådana arbetsgivare ska fortlöpande lämna alla berörda fackliga motparter motsvarande information som kollektivavtalsbundna arbetsgivare ska lämna till sina avtalsbundna fackliga motparter, dvs. information om den ekonomiska och produktionsmässiga utvecklingen samt om riktlinjerna för personalpolitiken (se ovan om innehållet i denna information). Informationen ska i första hand lämnas till lokal arbetstagarorganisation. Finns ingen lokal arbetstagarorganisation ska informationsskyldigheten fullgöras gentemot den centrala arbetstagarorganisationen.
Informationsskyldigheten gäller dock endast i förhållande till den eller de fackliga organisationer som har medlemmar som är anställda hos arbetsgivaren. Såväl arbetsgivaren som den fackliga organisationen har ett ansvar för att arbetsgivaren får information om huruvida det finns anställda som är medlemmar. Om arbetsgivaren ändå är osäker på om de anställda är fackligt organiserade så måste han fråga de anställda om detta, åtminstone någon gång per år.
En arbetstagare som har utsetts att företräda sin organisation för att ta emot informationen får inte vägras skälig ledighet för detta.
Tystnadsplikt
Den information som ska lämnas till motpart vid en förhandling eller i samband med överlämnande av information kan innehålla uppgifter som parten inte vill ska spridas till obehöriga. Det kan gälla uppgifter om företagshemligheter eller uppgifter av känslig personlig karaktär.
Medbestämmandelagen medger inte att en part själv belägger motparten med tystnadsplikt om sådana uppgifter. I stället ska denna situation lösas genom förhandling om tystnadsplikt. Parten har således rätt till förhandling med motparten om tystnadsplikt rörande den information som ska lämnas. Reglerna finns i 21 § medbestämmandelagen.
Förhandlingen kan gälla såväl omfattningen av tystnadsplikten som hur länge den ska bestå. Part kan även vilja ha en begränsning av till vilka personer motparten ska få lämna ut uppgifterna. I fråga om personkretsen finns dock en regel i 22 § medbestämmandelagen som innebär att den som har mottagit information med tystnadsplikt för en lokal eller central arbetstagarorganisations räkning får, trots tystnadsplikten, föra informationen vidare till ledamot i styrelsen för organisationen. I sådant fall gäller tystnadsplikten även för styrelseledamoten.
Om parterna inte kan enas vid förhandlingen kan den part som vill ha tystnadsplikt väcka talan vid domstol om tystnadsplikt. Sådan talan ska väckas inom tio dagar efter det att förhandlingen har avslutats. Domstolen ska förordna om tystnadsplikt, i den mån det kan antas att det annars skulle föreligga risk för väsentlig skada för part eller annan. Domstolen måste således göra en avvägning mellan å ena sidan partens befogade intresse av tystnadsplikt för att undvika skada och å den andra motpartens intresse av att få del av, eller sprida, informationen.
Om en part har fullgjort sina skyldigheter, dvs. har begärt förhandling om tystnadsplikt och iakttagit talefristen för att väcka talan, gäller den begärda tystnadsplikten till dess frågan har blivit slutligt avgjord av domstolen. Undantag från denna regel gäller dock om kravet är obefogat och parten har insett eller bort ha inse detta. I sådant fall gäller således inte någon tystnadsplikt.
Editionsplikt
En särskild sida av informationsskyldigheten är den s.k. editionsplikten. Regler om denna informationsskyldighet finns i 18 § medbestämmandelagen.
Editionsplikten innebär att om en part under en förhandling åberopar en skriftlig handling så måste parten visa den för motparten om denne begär det. Denna skyldighet gäller såväl arbetsgivar- som arbetstagarsidan och är tillämplig vid alla former av förhandling, dvs. vid förhandlingar om rättstvister, intressetvister och vid förhandlingar enligt medbestämmandelagens regler om primär och sekundär förhandling i 11-13 §§.
Editionsplikten gäller skriftliga handlingar som innehåller uppgifter om faktiska förhållanden som har betydelse för förhandlingen. Handlingar som innehåller uppgifter om partens förhandlingstaktiska överväganden eller liknande behöver däremot inte visas för motparten.
Tänk på
En enskild arbetstagare har inte rätt att få information enligt reglerna i medbestämmandelagen. Informationsmottagare på arbetstagarsidan är alltid en facklig organisation.