I ett anställningsförhållande utför arbetstagaren arbete mot en överenskommen ersättning. Detta innebär att arbetstagaren normalt upparbetar en fordran på arbetsgivaren för lön eller annan ersättning som följd av anställningen. Som en gemensam beteckning på arbetstagarens fordran används nedan uttrycket lönefordran.
Det kan inträffa att arbetsgivaren av någon anledning har en fordran på arbetstagaren. I den situationen uppkommer frågan om arbetsgivaren genom avdrag på arbetstagarens lönefordran kan kvitta med sin motfordran. Detta regleras i lagen om arbetsgivares kvittningsrätt. Möjligheterna till kvittning är begränsade och får endast ske i de fall som anges i kvittningslagen. Reglerna för kvittning mot lönefordran ska gälla även för kvittning mot en fordran på pension (1 § kvittningslagen).
Medgiven kvittning
Har arbetstagaren lämnat sitt medgivande får kvittning ske mot lönefordran. Frivillig kvittning är alltså tillåten. Arbetstagaren kan dock ta tillbaka ett på förhand lämnat kvittningsmedgivande innan lönefordringen förfallit till betalning. Om medgivandet återkallats får kvittning endast ske i de fall som anges nedan för tvungen kvittning.
Tvungen kvittning
Har arbetstagaren inte lämnat sitt medgivande får kvittning endast ske i följande tre fall enligt 3 § kvittningslagen.
Arbetsgivarens fordran på arbetstagaren har sin grund i ett avtal där det framgår att fordringen får kvittas mot lönefordran. Det kan t.ex. vara fråga om att arbetsgivaren givit arbetstagaren ett lån och det i en låneförbindelse mellan dem anges att arbetsgivaren har rätt att kvitta amortering och ränta mot arbetstagarens lönefordran.
Arbetsgivarens fordran avser ersättning för skada som arbetstagaren uppsåtligen vållat i tjänsten.
Dessutom är det möjligt att i kollektivavtal införa en rätt till kvittning om avtalet slutits eller godkänts av central arbetstagarorganisation. Ett sådant kollektivavtal får tillämpas även på arbetstagare som inte är medlem i den arbetstagarorganisation som träffat avtalet. Detta förutsätter att arbetstagaren utför arbete som avses med avtalet och inte omfattas av annat tillämpligt kollektivavtal. I flera kollektivavtal finns t.ex. regler om att arbetsgivaren har rätt till kvittning med ett schablonbelopp som skadestånd när arbetstagaren lämnar anställningen utan att iaktta föreskriven uppsägningstid.
För att kvittning ska få ske i fallen a) och b) krävs att arbetsgivarens fordran är klar och förfallen och att fordringen har uppkommit i samband med anställningen. Det är dock inte tillåtet att ta i anspråk ersättning till arbetstagaren som avser särskilda kostnader.
Saknas rätt till kvittning kvarstår naturligtvis arbetsgivarens fordran på arbetstagaren. Fordran får då drivas in enligt vanliga regler. En särskild bedömning får dock göras för fordran som har sin grund i att lön eller annan ersättning av misstag utbetalats till arbetstagaren med för högt belopp (se nedan).
Förbehållsbelopp (existensminimum)
Vid tvungen kvittning får arbetsgivaren inte inkräkta på det belopp som kan sägas vara arbetstagarens existensminimum. Detta kallas också förbehållsbelopp eller beneficium. Tvungen kvittning får därför endast ske mot den del av lönefordringen som överstiger vad som behövs för arbetstagarens och hans familjs försörjning och eventuell övrig underhållsskyldighet (4 § kvittningslagen). Skatteverket har meddelat föreskrifter för hur man ska bestämma den del av lönefordran som ska vara skyddad vid kvittning. Innan tvungen kvittning får ske ska arbetsgivaren vända sig till Kronofogden för att få besked om hur stor del av lönefordringen som ska vara skyddad mot kvittning.
Konkurrens med andra fordringar
Det kan uppstå konkurrens mellan kvittning och andra fordringar som också ska betalas genom avdrag på lönen. En sådan situation uppstår om den tillgängliga delen av arbetstagarens lönefordran inte räcker för såväl arbetsgivarens kvittning som för vissa externa fordringar. Skatteavdrag har alltid företräde framför kvittning. Även utmätning av lön går normalt före kvittning om utmätningen beslutats innan lönefordringen förfallit till betalning. Vid tvungen kvittning gör dock Kronofogden en fördelning mellan arbetsgivarens fordran och de externa fordringarna som utmätts om det inte rör sig om familjerättsliga underhållsbidrag och vissa andra fordringar som har företräde enligt 7 kap. 14 § utsökningsbalken (5 § kvittningslagen).
Skadestånd
Om arbetsgivaren kvittar mot arbetstagarens lönefordran i annat fall eller i större omfattning än vad som är tillåtet är han eller hon skyldig att ersätta arbetstagaren för uppkommen skada. Detta gäller också om arbetsgivaren bryter mot sin skyldighet att inhämta besked från Kronofogden. Såväl ekonomiskt som allmänt skadestånd kan utdömas. Skadeståndet kan jämkas om arbetsgivarens handlande var ursäktligt (8 § kvittningslagen).
Förskott på lön
Har arbetsgivaren givit arbetstagaren ett förskott på lön bör detta normalt ses som en löneadministrativ åtgärd. Det är fråga om en förtida utbetalning av lön. Förskottet kan sedan dras av från kommande lön. Detta bör inte ses som kvittning med de begränsningar att göra löneavdrag som följer av kvittningslagen.
Ett förskott på lön kan ges vid ett enstaka tillfälle. Det kan också uppstå ett förskott som en följd av de lönerutiner arbetsgivaren tilllämpar och som innebär att man gör en preliminär beräkning av lönen med korrigering i efterhand. Förskott bör avräknas mot lönen vid det första därpå följande löneutbetalningstillfälle där avräkning är möjlig. Dröjer man kan löneavdraget komma att ses som kvittning enligt reglerna i kvittningslagen.
För förskott på semesterlön finns särskilda bestämmelser i semesterlagen. En arbetsgivare som lämnat arbetstagaren förskott på semesterlön får enligt 29 § tredje stycket semesterlagen avräkna förskottet mot semesterersättning inom fem år i samband med att arbetstagarens anställning upphör. Det finns vissa undantag från avräkningsrätten bl.a. vid uppsägning från arbetsgivarens sida på grund av arbetsbrist.
Återkrav för felaktig löneutbetalning
Det inträffar att arbetsgivaren av misstag betalar ut för mycket i lön eller annan ersättning. Frågan är om arbetsgivaren kan återta beloppet genom kvittning mot arbetstagarens lönefordran. Kvittning kan alltid ske om arbetstagaren lämnat sitt medgivande.
Tvungen kvittning, dvs. utan arbetstagarens medgivande, kan enligt kvittningslagen ske om arbetstagaren uppsåtligen vållat skada i tjänsten. Vid felaktigt utbetald lön innebär detta att kvittning får ske endast om arbetstagaren med full insikt om misstaget tagit emot den felaktiga utbetalningen utan att meddela arbetsgivaren. Det krävs med andra ord kvalificerad ond tro hos arbetstagaren.
Även om det inte skulle finnas rätt till kvittning har arbetsgivaren i princip kvar sitt fordringsanspråk på arbetstagaren för det felaktigt utbetalda beloppet. Återkrav för utbetalning av misstag brukar kallas condictio indebiti. Enligt rättspraxis förlorar dock en arbetsgivare sin rätt till återkrav för felaktig löneutbetalning om arbetstagaren i god tro mottagit och förbrukat beloppet. Kravet på att arbetstagaren även ska ha förbrukat beloppet sätts inte särskilt högt. Med god tro menas att arbetstagaren varken insett eller bort inse att lönebetalningen var felaktig.
Vid bedömningen om arbetstagaren insett eller bort inse att betalningen var felaktig tas hänsyn till sådana faktorer som storleken på de felaktiga beloppet, om löneförhållandena är komplicerade och lönespecifikationer eller lönebesked är svåra att förstå.
Rättspraxis
I AD 1999 nr 72 fann domstolen att ett skäligt belopp för otillåten kvittning skulle uppgå till 20 000 kr.
AD 2009 nr 40 rörde en arbetstagare som blivit avskedad med anledning av att hon bedrivit konkurrerande verksamhet. I målet uppkom bland annat frågan om arbetsgivaren haft rätt att kvitta arbetstagarens semestersättning mot en fordran som arbetsgivaren hade mot arbetstagaren. Arbetsdomstolen fann inte att det i målet aktuella förfarandet utgjorde kvittning, men gjorde följande uttalande:
”Huvudregeln i kvittningslagen är, enligt 1 §, att en arbetsgivare inte i vidare mån än som anges i lagen får göra avdrag på arbetstagares fordran på lön eller annan ersättning på grund av anställningen för att kvitta med motfordran hos arbetstagaren. Det avgörande kriteriet på att ett löneavdrag utgör en kvittning är att avdraget svarar mot en fristående motfordran. Om så inte är fallet, är det inte fråga om kvittning. Det är alltså fråga om kvittning när arbetsgivaren innehåller lönen i kvittningssyfte. Det föreligger däremot inte kvittning om arbetsgivaren av annan orsak underlåter att betala lönen i rätt tid, t.ex. på grund av att tvist föreligger om rätten till lönebeloppet (se AD 2009 nr 20), eller om lönens beräkning eller under påstående om att förskott utgått, eller att betalning redan har skett, eller om arbetsgivaren underlåter att betala utan angivande av orsak. I doktrinen har uttalats att brott mot kvittningslagen skulle kunna föreligga när arbetsgivaren, utan att formellt kvitta, innehåller lön endast tills vidare, om syftet är att möjliggöra kvittning längre fram om närmare utredning skulle visa att han har kvittningsgill motfordran.”
AD 2021 nr 40. Domen rör en biträdande jurist vid en Advokatbyrå. Arbetstagaren arbetade heltid och avlönades med provision om 35 % av debiterade intäkter. Hon sade upp sin anställning den 2 januari 2018. Arbetsdomstolen kom fram till att arbetsgivaren, advokatbyrån, genomfört en otillåten kvittning av den biträdande juristens lön genom ett löneavdrag motsvarande nästan en månadslön. Till följd härav har arbetstagaren haft rätt att omedelbart frånträda anställningen. Arbetsgivaren kunde därför inte få skadestånd för att arbetstagaren slutat anställningen utan att iaktta sin uppsägningstid. Arbetstagaren tillerkänns lön och allmänt skadestånd för brott mot kvittningslagen. Arbetstagaren hade också begärt skadestånd för brott mot LAS eftersom hennes uppsägning, enligt henne själv var framprovocerad. Arbetsdomstolen ansåg att det inte var visat att arbetstagaren utsatts för trakasserier. Däremot ansågs grunden för frånträdandet inte varit sådan att hon har haft rätt till allmänt skadestånd för brott mot anställningsskyddslagen.
Tänk på
Det finns ett starkt löneskydd i syfte att se till att intjänad lön verkligen tillkommer arbetstagaren. I vissa fall får dock lönen tas i anspråk av den som har en fordran på arbetstagaren. Om arbetstagaren medger det kan en motfordran från arbetsgivaren alltid kvittas mot lönefordran. Därutöver har arbetsgivaren rätt till tvungen kvittning i några enstaka undantagsfall men endast mot den del av lönen som överstiger arbetstagarens existensminimum.