Om en fackförening eller en anställd vill ha uppgifter från en privat arbetgsivaren är dessa enligt grundregeln inte offentliga. Däremot gäller det motsatta för en offentlig arbetsgivare.
Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten, ofta enskilda individer och företrädare för media, har rätt till insyn i och tillgång till information om statens och kommunernas verksamhet. Offentlighetsprincipen kommer till uttryck exempelvis genom rätten till yttrandefrihet, meddelarfriheten för tjänstemän och genom allmänna handlingars offentlighet.
Handlingar, det vill säga texter, bilder eller information lagrad på annat sätt, till exempel i en dator eller på ett USB-minne är allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Exempelvis minnesanteckningar och utkast till beslut anses inte som allmänna handlingar. Bestämmelser om rätten att få ta del av allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningen. Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Rätten att ta del av allmänna handlingar kan begränsas genom sekretess, som innebär ett förbud att muntligen eller på annat sätt röja uppgifter. Bestämmelser om sekretess finns framför allt i offentlighets- och sekretesslagen.
Lagrum
offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)tryckfrihetsförordningen (1949:105)