Instruktion om finansiell rapportering

Upprättande av rapportinstruktionen

Styrelsen ska fastställa och meddela skriftliga instruktioner om när och hur uppgifter som behövs för att bedöma bolagets ekonomiska situation ska samlas in och rapporteras till styrelsen. På grund av skiftande behov hos bolag och verksamheter finns dock inte några detaljerade regler om vad en rapportinstruktion ska innehålla.

En instruktion om finansiell rapportering krävs inte om bolaget har en begränsad storlek eller verksamhet. Vilka bolag som därmed kan bortse från kravet på rapportinstruktion är flytande. I regelns förarbeten talas om bolag utan anställda och Vilande bolag, men i praktiken borde även mindre bolag som enmanskonsulter och andra vara undantagna. I andra bolag med begränsad verksamhet kan det vara rimligt att ersätta den skriftliga instruktionen med en rapporteringsrutin som överenskommits muntligt.

Instruktionen är riktlinjer framförallt till verkställande direktören, om en sådan är utsedd av styrelsen, som är primärt ansvarig för rapporteringen till styrelsen. Instruktionen är dock indirekt riktad till de ledande befattningshavare och ekonomipersonal som verkställande direktör gett i uppdrag att ta fram underlaget för rapporteringen.

Styrelsen och verkställande direktören bör samverka i upprättandet av rapportinstruktionen. Styrelseordföranden ska bevaka att styrelsen fullgör sin uppgift att ta fram rapportinstruktionen. Både styrelsens och ekonomiorganisationens behov respektive resurser måste samordnas. Det finns ingen mening med att lägga på alltför betungande krav som vare sig efterfrågas eller kan efterlevas.

Rapporternas innehåll

Verkställande direktör ska lämna upplysningar till styrelseledamöterna löpande, framförallt i ekonomiska frågor men också om andra relevanta och angelägna ärenden. Ibland kallas denna rapportering VD-brev eller liknande. Rapporten kan utformas på olika sätt men ska ge en övergripande bild av det ekonomiska läget såväl som möjlighet för ledamöterna att själva göra analyser. Indelning i olika produkter, affärsområden och marknader är ofta viktig. Den ekonomiska situationen kan beskrivas i termer av månatliga och rullande resultaträkningar, avvikelser i förhållande till budget, orderstock, kundfordringar och leverantörsskulder, kassaflöde och likviditet. Rapporteringen ska ge en bild av bland annat försäljning, kostnader, finansieringsförhållanden, likviditet, särskilda risker och andra ekonomiska förhållanden.