Rätt Bolagsrätt 2022 – Robert Sevenius

Instruktion om finansiell rapportering

 

Instruktionen om finansiell rapportering är en beskrivning av hur uppgifter om bolagets ekonomiska situation samlas in och rapporteras till styrelsen. I bolag med begränsad verksamhet behövs inte någon instruktion. I publika aktiebolag ska det finnas en instruktion om finansiell rapportering.

Instruktion om finansiell rapportering syftar till att säkerställa att styrelseledamöterna ska kunna ställas till ansvar för brister i bolagets förvaltning och ekonomiska styrning. Det finns tre typer av skriftliga arbetsinstruktioner som styrelsen måste fastställa: Arbetsordning för styrelsen, VD-instruktion och Instruktion om finansiell rapportering.

Upprättande av rapportinstruktionen

Styrelsen ska fastställa och meddela skriftliga instruktioner om när och hur uppgifter som behövs för att bedöma bolagets ekonomiska situation ska samlas in och rapporteras till styrelsen. På grund av skiftande behov hos bolag och verksamheter finns dock inte några detaljerade regler om vad en rapportinstruktion ska innehålla.

En instruktion om finansiell rapportering krävs inte om bolaget har en begränsad storlek eller verksamhet. Vilka bolag som därmed kan bortse från kravet på rapportinstruktion är flytande. I regelns förarbeten talas om bolag utan anställda och Vilande bolag, men i praktiken borde även mindre bolag som enmanskonsulter och andra vara undantagna. I andra bolag med begränsad verksamhet kan det vara rimligt att ersätta den skriftliga instruktionen med en rapporteringsrutin som överenskommits muntligt.

Instruktionen är riktlinjer framförallt till verkställande direktören, om en sådan är utsedd av styrelsen, som är primärt ansvarig för rapporteringen till styrelsen. Instruktionen är dock indirekt riktad till de ledande befattningshavare och ekonomipersonal som verkställande direktör gett i uppdrag att ta fram underlaget för rapporteringen.

Styrelsen och verkställande direktören bör samverka i upprättandet av rapportinstruktionen. Styrelseordföranden ska bevaka att styrelsen fullgör sin uppgift att ta fram rapportinstruktionen. Både styrelsens och ekonomiorganisationens behov respektive resurser måste samordnas. Det finns ingen mening med att lägga på alltför betungande krav som vare sig efterfrågas eller kan efterlevas.

I börsbolag och andra bolag som tillämpar svensk kod för bolagsstyrning ska styrelsen minst en gång per år pröva rapporteringsinstruktionens aktualitet och relevans. I vanliga fall behöver dokumentet inte justeras nämnvärt, men möjligheten finns för varje ny styrelse och styrelseledamot att forma reglerna för sitt arbete. Den årliga översynen är dock viktig för att det ska vara ett aktuellt dokument som varje styrelseledamot känner till.

Rapporternas innehåll

Verkställande direktör ska lämna upplysningar till styrelseledamöterna löpande, framförallt i ekonomiska frågor men också om andra relevanta och angelägna ärenden. Ibland kallas denna rapportering VD-brev eller liknande. Rapporten kan utformas på olika sätt men ska ge en övergripande bild av det ekonomiska läget såväl som möjlighet för ledamöterna att själva göra analyser. Indelning i olika produkter, affärsområden och marknader är ofta viktig. Den ekonomiska situationen kan beskrivas i termer av månatliga och rullande resultaträkningar, avvikelser i förhållande till budget, orderstock, kundfordringar och leverantörsskulder, kassaflöde och likviditet. Rapporteringen ska ge en bild av bland annat försäljning, kostnader, finansieringsförhållanden, likviditet, särskilda risker och andra ekonomiska förhållanden.

Exempel på rapportinstruktionens rubriknivåer (Almi)

1 Ansvarsfördelning

2 Omfattning

3 Riktlinjer avseende innehåll i VD:s rapportering till styrelsen

A. Ekonomisk rapportering samt budget och årsredovisning

B. Rapportering avseende den operativa verksamheten

Lagar och regler

8 kap. 5 och 17 §§ aktiebolagslagen (2005:551)

7.3-4 Svensk kod för bolagsstyrning