Det finns ett stort antal lönesystem av olika märken och av olika storlek. De flesta lönesystem är uppbyggda på likartat sätt.
I ackumulatorregistret lagras de olika värdena i den framräknade lönen. I vilken ackumulator värdena ska lagras finns angivet i löneartsregistret. Vid leverans finns ett ackumulatorregister som standard, men det registret bör anpassas till det egna företaget. Man kanske vill redovisa företagsspecifika avdrag, t.ex. avdrag till konstföreningen.
Ackumulatorerna grupperas beroende på i vilken redovisning ackumulatorvärdena ska redovisas, t.ex.
uppgifter om arbetad tid och lönesummor till Statistiska Centralbyrån eller arbetsgivarorganisationen
summor som ska redovisas på arbetsgivardeklarationen
semesterlöneberäkningar
övertidsjournal
egna ackumulatorer för företagsintern redovisning.
I vissa lönesystem kan innehållet i ackumulatorn också användas för löneberedning. T.ex. provisionsberäkning beräknad med en viss procentsats på innehållet i ackumulatorn. När beräkningen är utförd kan värdet i ackumulatorn nollställas och ny ackumulering påbörjas.
Kommentar
Med tanke på att värdet i en ackumulator används för redovisning till olika myndigheter och annan redovisning, är det viktigt att inte vem som helst kan gå in och ändra värdet i olika ackumulatorer. Vid upphandling av lönesystemet är det bra att tänka över vilka säkerhetsnivåer som behövs. Likaså bör man också bestämma hur många det är som ska ha tillgång till, och vilka som får ändra de olika uppgifterna i lönesystemet.
För att ytterligare öka säkerheten vid arbete i ackumulatorerna är det bra om ändringen och även vem som har gjort ändringen, registreras i en logfil, som vid kontroll kan tas fram.