I vissa yrken används speciella arbetskläder eller uniformer. Det kan vara skyddskläder eller kläder som är särskilt avpassade för arbetet och inte kan användas privat.
Lag
Skyddskläder
Enligt arbetsmiljölag (1977:1160) ska arbetsgivaren ”vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall”. Detta innebär bl.a. att arbetsgivaren ska tillhandahålla skyddsutrustning i form av skydds- eller överdragskläder som skyddar mot frätande vätska. Det kan också innebära t.ex. hjälmar, skyddsglasögon, hörselskydd och förstärkta skor/stövlar.
Skyddskläder och skyddsutrustning ska tillhandahållas och bekostas av arbetsgivaren. Utrustningen är skattefri för den anställde.
Arbetskläder
Det finns också arbetskläder som inte anges som skyddskläder enligt arbetsmiljölagen. Det kan vara fråga om kläder som utsätts för starkt slitage eller kraftig nedsmutsning. Sådana arbetskläder är skattefria för den anställde.
Om arbetsgivaren tillhandahåller andra typer av arbetskläder, t.ex. kavaj, dräkt eller kostym för t.ex. säljare eller mässpersonal som med fördel kan användas privat, är dessa skattepliktiga för den anställde. Det kan vara fråga om kläder där företagets logotyp tryckts mycket diskret och inte kan hänföras till reklamkläder.
Förmånen av kläderna ska värderas till marknadsvärde, d.v.s. det pris den anställde kan köpa kläderna för på orten.
Uniform
Med uniform menas ”klädedräkt för tjänstebruk som fastställts och utformats i detalj av myndighet eller arbetsgivare”, t.ex. uniformer inom försvarsmakten.
En uniform används i tjänsten och kan inte med fördel användas privat. Den är därför skattefri för den anställde.
Reklamkläder
Ibland kan arbetsgivaren förse de anställda med kläder som är avsedda som reklam för företaget. I de fallen är kläderna försedda med företagets namn eller logotyp på ett sätt som gör att man inte med fördel använder dessa privat. I de fallen är kläderna en skattefri förmån för de anställda.
Kontanta ersättningar
Om den anställde får kontant ersättning eller bidrag för att köpa eller tvätta kläder som inte är föreskrivna skydds- eller arbetskläder är denna ersättning en skattepliktig lön för den anställde.
Bokföring
Kostnaden för inköp av arbets- eller skyddskläder debiteras konto 7384 Kostnader för fria eller subventionerade arbetskläder.
Beskattning
För den anställde
I de fall kläderna betraktas som skydds- eller arbetskläder är det en skattefri förmån. Om kläderna däremot med fördel kan användas privat betraktas de som en skattepliktig förmån som ska värderas enligt marknadsvärde. Värdet läggs till den anställdes underlag för beräkning av preliminärskatt.
I de fall den anställde får en kontant ersättning för skattepliktiga kläder är detta en kontant lön som ökar underlaget för beräkning av preliminärskatt.
För företaget
Skattefria arbets- och skyddskläder liksom reklamkläder, är inte underlag för beräkning av arbetsgivaravgifter. Är kläderna däremot skattepliktiga för den anställde ska värdet av förmånen vara underlag för beräkning av arbetsgivaravgift.