En löneadministratör kan aldrig bli personligen ansvarig för felaktigheter i löneutbetalningen. Detta gäller naturligtvis bara om det inte varit en uppsåtlig handling. Det finns därför några tillfällen då det är viktigt att ansvarig person har attesterat utbetalningen.
På företaget bör det finnas en attestordning. En förteckning över de personer som har attesträtt och för vad attesträtten gäller.
Reseräkning
När en reseräkning lämnas för utbetalning bör den vara attesterad av den som är ansvarig för den företagna resan.
Det är arbetsgivarens skyldighet att försäkra sig om att de anställda känner till de bestämmelser som gäller på företaget när det gäller traktamentsutbetalningar. Ibland är det bara löneadministratören, som känner till de skatteregler som gäller. Löneadministratören är därför en lämplig person att granska reseräkningen före utbetalning, men den som är ansvarig för resan ska också attestera reseräkningen.
Löneadministratörens lön
Det är viktigt att alla löner blir riktigt uträknade men det är nästan än viktigare med löneadministratörens egen lön. Är det fler löneadministratörer på företaget kan man bereda varandras löner och på det sättet undvika misstag i den egna lönen.
Många gånger är löneadministratören ensam löneberedare på företaget. Det är då vikigt att någon behörig kontrollerar och attesterar löneadministratörens lön.
Avräkningslista/banklista
När löneberedningen är klar görs ofta en avstämningslista före den definitiva körningen. Den listan kan granskas och attesteras av behörig person. Ofta är det ekonomichef eller personalchef som är behörig. Sedan ska den slutliga lönekörningen överensstämma med den attesterade avstämningslistan. Det kan också vara så att den färdiga banklistan attesteras av den som är behörig eller att banköverföringen sköts av någon annan än löneadministratören.
Kommentar
Varje företag har sina rutiner när det gäller löneutbetalning men för att trygga löneadministratörens arbetssituation är det viktigt att det finns attestregler i samband med löneutbetalningen. Jag tror att de flesta löneadministratörer, hur länge de än har arbetat i yrket, känner en viss nervositet när bankfilen ska skickas iväg.
Arbetsgivardeklaration
Från lönesystemet tar man ut ett underlag för arbetsgivardeklarationen och de flesta lönesystem kan även skapa en fil för uppladdning av uppgifterna hos Skatteverket. Den uppladdade filen måste slutgodkännas av behörig firmatecknare.
Om man av någon anledning inte kan ladda upp en fil så måste uppgifterna föras över på en blankett som måste undertecknas av behörig firmatecknare innan den skickas in till Skatteverket.
Logglista
I många lönesystem kan man ha olika behörighetsnivåer. Vem som helst ska inte kunna göra ändringar i lönesystemet. Det gäller exempelvis ändringar i ackumulerade värden, löneuppgifter m.m.
För att ytterligare öka säkerheten kan alla ändringar som görs i lönesystemets person- eller ackumulatorregister registreras och sparas. Man kan sedan skriva ut en ”logglista” som visar vilket datum ändringen gjorts, vad som ändrats och vem som utfört ändringen.