Innehåll

Rätt Lön 2022 – Erika Dahlgren

Konfidentiell information

En löneadministratör kommer ofta i kontakt med information som ska behandlas konfidentiellt.

Kommentar

Den anställdes lön ska naturligtvis behandlas konfidentiellt. Det är egentligen bara företagets ledning, den anställdes närmaste chef och de som arbetar med lönerna, som ska ha information om den anställdes lön.

Om man är fler än en löneadministratör på lönekontoret bör man inte administrera sin egen lön, utan lämna det arbetet till kollegan. Är man ensam på lönekontoret måste man administrera sin egen lön. Det är då lämpligt att närmaste chef attesterar löneadministratörens lön på kontroll- eller avräkningslistan.

Eftersom löneadministratören ska göra avdrag för sjukfrånvaro eller frånvaro för vård av sjuka barn, får man också läkarintyg från de anställda. Läkarintygen innehåller information som måste behandlas ytterst konfidentiellt. Självklart ska ett läkarintyg inte ligga på skrivbordet utan sorteras in i pärmar, som förvaras i låsbara skåp.

När Kronofogden skickar ut utmätningsbesked händer det att dessa är adresserade enbart till företaget, alltså utan personlig adress. Brevet öppnas kanske vid central postöppning, ankomststämplas och diarieförs för att därefter ligga till allmän åsyn i personal- eller ekonomiavdelningens postkorg. Det finns nästan ingenting som väcker större nyfikenhet på företaget, än post från Kronofogden. Det är fortfarande för de allra flesta litet skamligt att få utmätning i lönen.

Om man som löneadministratör har den minsta möjlighet att ändra rutinerna och få Kronofogdens post oöppnad direkt till lönekontoret, är detta att föredra. Informationen stannar då på en avdelning eller hos en person, som är van att arbeta med känsliga frågor.

Löneadministratören får också mycket ofta ta emot förtroenden från de anställda, det kan gälla hemsituationen, planering av pension eller annan information. Detta gör att löneadministratören har en mycket speciell arbetssituation som ställer stora krav på integritet.

Sekretessfrågor är ingenting som finns i någon speciell lagstiftning utan här är det sunda förnuftet som måste gälla. När man anställer en person som ska arbeta med dessa frågor kan man ha en speciell sekretessklausul i anställningsavtalet, för att verkligen visa hur viktiga de här frågorna är.

Den som arbetar med företagets löner bör ha ett utrymme som går att låsa. Att sitta i företagets reception och administrera företagets löner är ingen bra idé.

Lönematerial ska inte ligga framme mer än när vi arbetar med löneberedningen, under övrig tid ska materialet förvaras i låsbara skåp.

Tänk också på att datorskärmen kan visa information som inte ska kunna ses av obehöriga.

Det viktiga är att sätta den anställdes personliga integritet i främsta rummet.