En av de vanligaste förmånerna på våra arbetsplatser är kostförmånen som uppstår när arbetsgivaren betalar måltider för en anställd. Förmånen uppstår eftersom kostnader för måltider som huvudregel räknas som privata. Värdet av kostförmånen är schablonberäknat istället för att beräknas enligt marknadsvärdet som ju är det vanliga för de flesta förmåner.
Tidigare räknades kostförmånen fram baserat på det genomsnittliga värdet för en normal lunch, men från och med 2021 har Riksdagen beslutat att kostförmånen ska beräknas med hjälp av prisbasbeloppet. Förmånsvärdet för helt fri kost, det vill säga frukost, lunch och middag, ska motsvara 0,52 procent av prisbasbeloppet och avrundas till närmaste femtal kronor. Förmånsvärdet för lunch respektive middag motsvaras av 40 procent av detta belopp och frukosten motsvaras av 20 procent.
För 2024 är förmånsvärdet för en lunch eller middag 120 kronor och för en frukost 60 kronor.
Mat på jobbet
Det är idag relativt vanligt att arbetsgivaren subventionerar värdekuponger eller exempelvis Rikskortet. Både kupongerna och Rikskortet räknas som kontanta betalmedel och förmånsvärdet i detta fall blir den del av värdet på kupongerna eller kortet som arbetsgivaren betalar för.
Om arbetsgivaren subventionerar den anställdes lunchkostnad genom att erbjuda lunchkuponger som endast är giltiga hos en speciell restaurang, till en lägre kostnad än om den anställde själv köpt kupongerna uppstår en kostförmån som motsvarar skillnaden mellan det den anställde betalar och det aktuella årets schablonbelopp för kostförmånen.
Detsamma gäller i de fall en arbetsgivare installerar en kyl eller frys med olika färdiga maträtter på arbetsplatsen. Arbetsgivaren köper in maträtterna till marknadspris från en matleverantör och de anställda kan sedan köpa dessa maträtter. Under förutsättning att den anställde får betala samma belopp som marknadspriset uppstår ingen skattepliktig förmån. Om arbetsgivaren däremot låter de anställda betala ett lägre pris uppstår en kostförmån.
Exempel
Arbetsgivaren betalar 65 kronor (inklusive moms) för de maträtter som köps in men den anställde betalar endast 50 kronor. Förmånen som de anställde ska beskattas för blir då 120 kronor (förmånsbeloppet för 2024) minus 50 kronor (som hen betalat själv) = 70 kronor.
Frukost
Om den anställde under en tjänsteresa bor på hotell där frukost ingår i rumspriset uppstår ingen skattepliktig förmån även om det är arbetsgivaren som betalar för hotellet. Detta grundar sig i att frukosten inte går att välja bort utan man får den på köpet. Om frukosten däremot inte ingår i rumspriset utan måste läggas till mot en extra kostnad så ska den anställde förmånsbeskattas.
På vissa arbetsplatser erbjuder arbetsgivaren frukost till de anställda vid arbetsdagens början men här bör man iaktta försiktighet då detta sannolikt innebär att en skattepliktig förmån för fri frukost uppstår.
Måltider i samband med representation
Måltider som arbetsgivaren betalar för den anställdes räkning i samband med extern och intern representation är skattefria. Observera dock att det är viktigt att reglerna som omger representation verkligen följs eftersom det annars kan vara så att måltiderna faktiskt blir skattepliktiga.
I detta sammanhang är det viktigt att påpeka att om arbetsgivaren betalar måltider i samband med exempelvis övertid eller om man efter ett avslutat möte äter en gemensam lunch så utgör det skattepliktig förmån för vilken den anställde ska beskattas.
Konferenser och kurser
Om arbetsgivaren betalar måltider vid en extern konferens eller kurs är detta en skattepliktig förmån.
I samband med interna konferenser och kurser är måltiderna normalt sett skattefria så länge konferensen eller kursen inte pågår längre tid än en vecka.
Personalfest
Om arbetsgivaren bjuder på en måltid i samband med personalfest är den skattefri för den anställde förutsatt att personalfesten i övrigt följer reglerna för intern representation.
Bokföring
Om arbetsgivarens utgifter för kosten kan särredovisas debiteras vid inköpstillfället konto 7382 Kostnader för fria eller subventionerade måltider eller på konto 7380 Kostnader för förmåner för anställda. Arbetsgivaravgifter på kostförmånen debiteras konto 7512 Sociala avgifter för förmånsvärden.
Beskattning
När arbetsgivaren subventionerar den anställdes lunchkostnad genom köp av lunchkuponger, som endast är giltiga hos en speciell restaurang, uppstår en kostförmån för den del som arbetsgivaren betalar, resterande del ska betalas av den anställde genom avdrag på nettolönen för att en kostförmån inte ska uppstå. I de fall arbetsgivaren betalar ett lägre belopp för lunchkupongerna ska den anställde trots detta beskattas för värdet upp till den skattepliktiga schablonen.
Om arbetsgivaren i stället väljer att subventionera lunchen genom t.ex. ”Rikskortet” anses det vara ett betalningsmedel, som kan användas även till annat än luncher, t.ex. inköp av livsmedel. Förmånen räknas då som skillnaden mellan arbetsgivarens kostnad och det nettoavdrag som görs på den anställdes lön.
För den anställde
Värdet på en kostförmån ökar underlaget för beräkning av preliminärskatt.
För arbetsgivaren
Kostförmånernas värde är underlag för beräkning av arbetsgivaravgifter och redovisas som övrig skattepliktig förmån i arbetsgivardeklarationen på individnivå.
Kommentar
Det är viktigt att arbetsgivaren har tydliga rutiner för hur kostförmåner redovisas till den som sköter lönehanteringen då förmåner som huvudregel ska redovisas i den månad de har nyttjats. I de fall det av praktiska skäl inte går att få underlag på kostförmåner i samma månad som de åtnjutits är det tillåtet att låta redovisningen släpa en eller högst två månader.