Under senare tid har det blivit mer och mer vanligt att arbetsgivare och anställda kommer överens om att byta kontant bruttolön mot en skattefri förmån, s.k. löneväxling. Även byte till en skattepliktig förmån kan i vissa lägen vara positivt för den anställde.
Det är dock en hel del att tänka på om man på företaget vill införa möjlighet till löneväxling. I princip ska löneväxlingen inte innebära några kostnader för arbetsgivaren, utan löneväxlingen ska vara vad man kallar kostnadsneutral.
Det innebär att kostnaden för lön, förmåner och arbetsgivaravgifter ska vara densamma före som efter löneväxlingen. Vad som däremot kan uppkomma är kostnader för administrationen runt löneväxlingen. Det kanske inte alltid är så lätt att beräkna dessa och en del av kostnaden kanske får skrivas på kontot för god personalpolitik och möjlighet för de anställda att påverka sin lönesituation. En viss administrativ kostnad för löneväxlingen måste dock arbetsgivaren räkna med.
När företaget beslutat att införa möjlighet till löneväxling för de anställda finns det mer att tänka på. Man behöver inte erbjuda all personal löneväxling, med undantag för hemdator, men om företaget är kollektivavtalsbundet måste man kontrollera med sitt arbetsgivarförbund om det i kollektivavtalet finns något hinder för löneväxling.
Ej tillåten löneväxling
När det gäller personalvårdsförmåner t.ex. motion och friskvård kan löneväxling mot bruttolön inte tillämpas. Förutsättningen för skattefriheten för motion och friskvård är att förmånen ska vara av mindre värde och inte kunna bytas mot kontanter. Om arbetsgivaren då tillämpar bruttolöneavdrag för motionen för sina anställda och någon senare avstår från motionen och får tillbaka sin högre lön, har han i princip bytt en skattefri förmån mot en högre lön.
Löneväxling med skattekonsekvenser
Om en anställd som har bilförmån avstår en del av sin bruttolön för denna förmån, kommer det belopp han avstår ifrån inte att reducera det schablonberäknade bilförmånsvärdet.
Om den anställde däremot avstår en del av sin nettolön, alltså lönen efter preliminärskatteavdrag, kommer det beloppet att reducera det framräknade förmånsvärdet. Beloppet ska inte redovisas i arbetsgivardeklarationen på individnivå.
Man bör också tänka på hur stor del av bruttolönen, som personalen kan använda för löneväxling. Man måste då komma ihåg att informera den anställde om de sociala förmåner, som kan påverkas av löneväxlingen. De sociala förmåner som påverkas av en längre tids löneväxling är sjukpenning, pensioner, föräldrapenning m.m.
När en anställd beslutat sig för att anta erbjudande om löneväxling bör anställningsavtalet kompletteras med ett avtal om löneväxling. Följande bör finnas med i ett löneväxlingsavtal:
Den lön från vilken lön löneväxling ska ske.
Avtalets längd.
Från vilken lön sjuklön, semesterlön, övertidsersättning m.fl. kommer att beräknas.
Utifrån vilken lön som framtida löneökningar ska beräknas.
Hur löneväxlingen ska hanteras när anställningen upphör.
Hur löneväxlingen ska hanteras om den anställde vill avsluta avtalet i förtid.
Hur löneväxlingen ska hanteras om den anställde blir sjuk, är föräldraledig eller ledig av annan orsak.
Hur löneväxlingen ska hanteras om arbetsgivarens kostnad för förmånen ökar eller minskar.
Hur löneväxlingen ska hanteras när förmånsvärdet för bil ändras vid årsskifte.
Från arbetsgivarens sida är det viktigt att fundera på de skattemässiga konsekvenser, som uppstår av förmånen och de konsekvenser som detta medför i företagets redovisning.
Är förmånerna skattefria och vad är reglerna för skattefrihet?
Är värderingen av de skattepliktiga förmånerna, marknadsvärde eller schablonvärde?
Utgår arbetsgivaravgifter eller särskild löneskatt på förmånen?
Är kostnaden för förmånen skattemässigt avdragsgill?
Är momsen avdragsgill?
Sammanfattningsvis kan man säga att för att genomföra löneväxling för de anställda, krävs noggranna förberedelser. Den som ska handha och administrera löneväxlingen måste ha kunskap om de skattekonsekvenser en löneväxling medför.
De anställda måste också få en noggrann information om konsekvenser och regler om löneväxlingen.
Beräkning
Vid beräkning av löneväxlingsbeloppet - bruttolöneavdraget måste hänsyn tas till om företagets kostnad för förmånen är avdragsgill eller ej avdragsgill i företagets redovisning.
I de fall en löneväxling ska göras mot en kostnad som är avdragsgill för företaget behöver bara hänsyn tas till arbetsgivaravgiften vid uträkningen av bruttolöneavdragets storlek.
Exempel
Magnus ska gå en utbildning i marknadsföring. Utbildningen har betydelse för Magnus hos den nuvarande arbetsgivaren, men också privat om han skulle byta anställning. Därför anser arbetsgivaren att en del av kostnaden för utbildningen ska Magnus betala genom att avstå från bruttolön.
Kostnaden för utbildningen är 25 000 kronor. Av dessa ska Magnus betala 10 000 kronor genom ett bruttolöneavdrag.
Men Magnus ska också få tillgodoräkna sig den arbetsgivaravgift som företaget inte behöver betala. Då blir bruttolöneavdraget.
Bruttolöneavdraget som arbetsgivaren ska göra för Magnus blir 7 609 kronor. Om Magnus har 53 % i marginalskatt blir den minskade skatten 7 609 kronor × 53 % = 4 032 kronor.
Om en löneväxling ska göras för en kostnad som inte är avdragsgill i företagets redovisning, måste också hänsyn tas till bolagsskatten som för närvarande är 22,0 %.
Att avstå bruttolön för att arbetsgivaren ska sätta in pengarna på en pensionsförsäkring är mycket vanligt. Även då den anställde tjänar under 8,07 inkomstbasbelopp, vilket är högsta pensionsgrundande inkomst.
Här kan arbetsgivaren sätta in litet extra till premien eftersom han får en lägre arbetsgivaravgift. Vid ett bruttolöneavstående på 3 000 kronor kommer premieberäkningen att se ut så här:
Arbetsgivaren skulle alltså kunna öka insättningen med 217 kronor. Men då måste vi minska 217 kronor med den särskilda löneskatten. Det gör vi med följande beräkning:
Arbetsgivaren kan alltså sätta in 3 174 kronor på pensionsförsäkringen.
När det gäller avstående av bruttolön för pension kan man inte använda den anställdes privata pensionsförsäkring. Insättningen räknas då som lön och ska beskattas. Avdragsrätten för privat pensionsinsättning tas från den 1 januari 2016 bort i inkomstdeklarationen. Arbetsgivaren köper i stället en pensionsförsäkring med den anställde som förmånstagare. Maximal avsättning är 35 procent av lönen eller den högsta procent som arbetsgivaren avgör.
Beskattning
För den anställde
Ett bruttolöneavdrag innebär att den anställdes underlag för beräkning av preliminärskatt minskar. En sänkning av bruttolönen under en längre tidsperiod kan också påverka den anställdes sjukpenning och framtida pensioner.
För företaget
En löneväxling med bruttolöneavdrag kommer att minska underlaget för beräkning av arbetsgivaravgift och särskild löneskatt. Arbetsgivaren får däremot en ökad kostnad för den vara eller tjänst som löneväxlingen avser. T.ex. löneväxling för hushållstjänster, den anställde avstår från bruttolön, vilket minskar arbetsgivarens lönekostnad och kostnad för arbetsgivaravgifter. Däremot ökar arbetsgivarens kostnader i och med inköp av hushållstjänsten.
Kommentar
Den som administrerar företagets löner måste få fullständig information om löneväxlingsavtalen, om löneväxling ska göras från den vanliga månadslönen eller en framtida löneförhöjning eller vid utbetalning av rörlig lön. Information ska också ges gällande om semester, övertid, sjuklön m.m. ska beräknas från lönen före löneväxling eller efter, hur länge löneväxlingen ska pågå, samt hur löneväxlingen påverkas av längre tids frånvaro, sjukdom eller föräldraledighet.
Om den anställde har en bruttolön, som understiger gränsen för sjukpenninggrundande eller pensionsgrundande inkomst, kommer löneväxlingen att påverka den framtida pensionen eller sjukpenningen. Därför brukar man rekommendera att anställda med sådana löner avstår från en längre tids löneväxling.