Lag
I 39 kap. skatteförfarandelag finns bestämmelser att de som driver verksamhet inom restaurang-, tvätteri-, bygg- eller frisörbranschen måste föra anteckningar i en speciell liggare. Med restaurangbransch menas också gatukök, kafé, personalmatsal, catering, centralkök och pizzabutik. Även andra liknande ställen där man kan hämta mat omfattas av lagen.
Från och med 1 juli 2018 omfattas även fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet samt annan kropps- och skönhetsvårdsverksamhet än sådan frisörverksamhet som sedan tidigare omfattas av systemet.
Skyldighet att föra personalliggare gäller även vid s.k. blandad verksamhet. Om ett företag bedriver både verksamhet som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare och annan verksamhet i samma lokal, ska skyldigheten att föra personalliggare även omfatta personer som arbetar i den andra verksamheten. Arbete som utförs av enskilda näringsidkare, företagsledare i fåmansföretag och fåmanshandelsbolag och dessa personers familjemedlemmar ska också antecknas i personalliggaren.
I liggaren ska antecknas alla som arbetar i lokalen varje arbetsdag. Även ej avlönad personal och inhyrd personal från bemanningsföretag ska skrivas in i liggaren. Det kan vara praktikanter eller familjemedlemmar som hjälper till gratis. En person som från ett annat företag, t.ex. servicetekniker som utför ett arbete i lokalen behöver inte skrivas in i liggaren.
Liggaren ska vara inbunden och sidorna förnumrerade. Anteckningarna ska föras med beständig skrift, t.ex. kulspetspenna. Om en ändring görs ska datum för ändringen och vem som utfört ändringen skrivas in.
En inbunden personalliggare kan kostnadsfritt beställas från Skatteverket.
Man kan föra en liggare elektroniskt i datorn. Anteckningarna måste då enkelt kunna skrivas ut vid ett kontrollbesök av Skatteverket. Även i en elektronisk liggare måste eventuella ändringar loggas så att man kan se när och av vem ändringen utförts.
Av liggaren ska framgå:
företagets namn och organisationsnummer
namn och personnummer på de som arbetar den dagen
klockslag då arbetspassen börjar och slutar.
Liggaren ska föras löpande. Personalen ska skrivas in när den börjar och slutar sitt arbetspass. Tiden ska antecknas i direkt anslutning till att arbetet börjar eller slutar. Om en anställd har flera arbetspass under dagen ska varje arbetspass början och slut antecknas.
Undantag från att föra personalliggare:
Då verksamheten är ett hotell med matsal och matsalens omsättning är mindre än 25 % av den totala omsättningen, behöver man inte föra en personalliggare.
En frisörsalong som hyr ut stolar till andra som har en F-skattsedel behöver inte föra upp dessa i en personalliggare. Däremot ska eventuella anställda föras in i en personalliggare.
Skatteverket kan göra besök i verksamhetslokalen för att kontrollera att de som arbetar är antecknade i personalliggaren. Personalliggaren ska finnas tillgänglig. Skatteverket får vid besöket begära legitimation av de personer son arbetar i lokalerna och dessa ska då överensstämma med de som antecknats i peresonalliggaren. Om inte personalliggaren är ordentligt ifylld eller om den inte finns tillgänglig kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift. Kontrollavgiften är 10 000 kronor samt 2 000 kronor per person som inte är upptagen i liggaren.
Arkivering
Personalliggaren ska sparas i två år efter utgången av beskattningsåret.
