Definition
Tjänsteresa för utbildning och/eller diskussion och information om företagets organisation och verksamhet.
Kommentar
En konferensresa är i grunden en tjänsteresa, vilket innebär att arbetsgivaren normalt får avdrag för kostnaden som utbildningskostnader och att den anställde inte ska förmånsbeskattas. Konferensresor kan vara både externa och interna.
En konferensresa måste vara till nytta för arbetsgivaren för att den ska vara skattefri för de anställda. Resultatet av resan ska gagna företaget, främst i ekonomiskt hänseende. Det krävs dock inte att man kan visa några direkt påvisbara ekonomiska resultat av resan.
Det är inte ovanligt att studieresor till utlandet kombineras med nöjen, sightseeing o.d. Det kan då ifrågasättas om resan varit en ren studieresa, eller om den anställde ska förmånsbeskattas för viss del. Detta får avgöras utifrån en samlad bedömning. Av betydelse för bedömningen är då resmålet, hur resan varit upplagd, arbetsgivarens nytta av resan, om anhöriga varit med på resan, hur stora inslagen av nöjen och rekreation varit m.m.
Resmålet kan få betydelse för bedömningen. Det kan vara svårt att motivera valet av ort om resan förläggs till ett exklusivt resmål, vilket ökar risken för förmånsbeskattning.
Det är viktigt att det finns ett detaljerat program över konferensens upplägg. Resan bör innehålla en väsentlig del av effektivt arbete, en tumregel är sex timmars arbete per dag eller 30 timmar per vecka. Tiden ska vara jämnt fördelad under veckan. Viss tid för nöjen och rekreation accepteras. Av programmet bör framgå hur varje dag är upplagd.
Om anhöriga är med på resan och arbetsgivaren betalar även för dem ska den anställde beskattas för en indirekt förmån. Att anhöriga är med gör också att resans syfte som konferensresa kan komma att ifrågasättas.
Semester i anslutning till konferens
Om en anställd väljer att stanna kvar på konferensorten efter konferensen för att ha semester ska vederbörande stå för kostnaderna för hotell o.d. själv. Skattefria traktamenten kan inte betalas ut för den privata tiden. Om arbetsgivaren betalar hotell m.m. ska den anställde förmånsbeskattas. Eventuellt utbetalda traktamenten för den privata tiden blir skattepliktiga som lön.
Någon beskattning för utgiften för hemresan ska inte ske, om resan inte blir dyrare, eftersom arbetsgivaren hade haft denna utgift även om den anställde åkt hem direkt.
Tänk på
Ur arbetsgivarens synvinkel utgör samtliga utgifter för en ren konferensresa fullt avdragsgilla driftskostnader i företaget. Det gäller även utgifter för normala konferensmåltider. Ur de anställdas synvinkel är konferensen att betrakta som intern representation, vilket innebär att de inte ska beskattas för kostförmån.
Om arbetsgivaren bjuder på en bättre middag på kvällen bör denna brytas ut och behandlas enligt reglerna för personalfest. Detta då det inte är en ”normal” konferensmåltid.