Definition
En liggare med uppgifter om vilken personal som vid varje given tidpunkt är aktiva på en arbetsplats.
Kommentar
Den som bedriver näringsverksamhet inom frisör-, restaurang-, tvätteri- och byggbranschen ska föra personalliggare. Fr.o.m. den 1 juli 2018 utvidgades systemet till att omfatta även de som bedriver näringsverksamhet inom fordonsservice, skönhetsvård (omfattar även hårvård efter lagändringen) samt livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet.
Personalliggaren ska föras löpande varje dag och innehålla uppgifter om
- näringsidkarens namn och personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer,
- namn och personnummer eller samordningsnummer för de som är verksamma i verksamheten, samt
- tidpunkten då arbetspassen börjar och slutar för respektive person.
Namn och personnummer på de som arbetar i verksamheten och tiderna för arbetspasset ska föras in i personalliggaren i omedelbar anslutning till att arbetspassen påbörjas eller avslutas. Även enskilda näringsidkare och företagsledare i fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag även skriva in uppgifter om sina egna arbetspass i personalliggaren.
Uppgifterna ska sparas två år efter utgången av det kalenderår då näringsidkarens beskattningsår går ut.
Restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet, samt tvätteriverksamhet
I dessa branscher finns vissa undantag från kravet att föra personalliggare. Skyldigheten gäller inte
- enskild näringsverksamhet där bara näringsidkaren, dennes make eller barn under 16 år är verksamma, eller
- fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag där bara företagsledaren, dennes make eller barn under 16 år är verksamma.
Personalliggare behöver inte heller föras om näringsverksamheten huvudsakligen avser annan verksamhet än restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet. Med huvudsaklig del avses 75 procent. Om man har bedrivit blandad verksamhet i lokalerna och varit skyldig att föra personalliggare har dokumentationsskyldigheten hittills bara omfattat de som varit verksamma i den delen av verksamheten som medfört skyldighet att föra personalliggare. Fr.o.m. den 1 juli 2018 ska i dessa fall samtliga verksamma i verksamhetslokalen anteckna sig i personalliggaren.
Personalliggaren får föras manuellt eller elektroniskt. En manuellt förd liggare ska vara inbunden med förnumrerade sidor. Uppgifterna ska noteras med beständig skrift.
Byggverksamhet
I byggverksamhet ska personalliggaren föras elektroniskt. Det är byggherren som ska tillhandahålla utrustning så att liggaren kan föras elektroniskt och se till att liggaren hålls tillgänglig för Skatteverket. Utrustning behöver inte tillhandahållas för mindre arbeten (om den sammanlagda kostnaden för byggverksamheten på byggarbetsplatsen inte beräknas överstiga fyra prisbasbelopp) eller på byggarbetsplatser där fysiska personer inte bygger i byggverksamhet. Vilken utrustning en byggherre ska ha och vad som krävs för att utrustningen ska anses tillhandahållen framgår av ett ställningstagande (170406, dnr: 131 425367-16/111).
Byggherren är också skyldig att anmäla sig för registrering hos Skatteverket innan byggverksamheten på byggarbetsplatsen påbörjas. Uppgift ska lämnas om var byggverksamheten ska bedriva och när den påbörjas. Anmälan ska även göras när byggverksamheten har avslutats.
Byggherren kan överlåta sina skyldigheter till en näringsidkare som har fått i uppdrag att självständigt ansvara för arbetets utförande. För detta krävs ett skriftligt avtal mellan byggherren och näringsidkaren.
Kontrollavgift
Skatteverket får göra kontrollbesök i verksamhetslokalen respektive på byggarbetsplatsen. Om uppgiftsskyldigheten inte fullgörs eller om personalliggaren inte hålls tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen eller byggarbetsplatsen tas en kontrollavgift ut med 12 500 kr. Detsamma gäller om en byggherre inte meddelat Skatteverket när byggverksamheten ska påbörjas och var den ska bedrivas. Dessutom tas en kontrollavgift ut med 2 500 kr för varje person som vid Skatteverkets kontroll är verksam men inte är dokumenterad i en tillgänglig personalliggare.
Vid en ny överträdelse av reglerna inom ett år från dagen då beslut om kontrollavgift meddelades tas kontrollavgift ut med 25 000 kr.
Rättspraxis
RÅ 2008 ref. 53
En enskild näringsidkare behövde inte notera uppgifter om egna arbetspass i personalliggaren.