Om det behövs med hänsyn till arten av den mottagna verifikationen får bokföringen grundas på en särskilt upprättad hänvisningsverifikation. Detta framgår av 5 kap. 6 § BFL.
Om ett företag använder en hänvisningsverifikation ska det enligt BFNAR 2013:2 punkt 5.14 av hänvisningsverifikationen eller av systemdokumentationen framgå var den ursprungliga uppgiften om affärshändelsen förvaras. Enligt kommentaren till bestämmelsen kan det ibland förekomma att uppgifter är av en sådan art att det inte är lämpligt att de ingår bland verifikationerna. Det vara fråga om dokument med självständigt värde såsom kontrakt, avtal, skuldebrev och liknande. Det kan också vara fråga om verifikationer med uppgifter som av något skäl är känsliga för personer eller företaget, exempelvis uppgifter som hälsovård eller företagshemligheter. Företaget kan då i stället använda hänvisningsverifikation och förvara de känsliga uppgifterna på ett annat och mer betryggande sätt.
Hänvisningsverifikationen kan vara i elektronisk form eller pappersform liksom den verifikation som hänvisningsverifikationen hänvisar till.
Hänvisningsverifikationen kan också, enligt kommentaren till BFNAR 2013:2 punkt 5.14 användas vid återkommande affärshändelser som helt eller delvis verifieras av samma ursprungliga uppgifter om affärshändelsen, t ex en avi om hyresbetalning på vilken hänvisning görs till ett hyreskontrakt.