Företag som tillfälligt eller som en sekundär aktivitet hyr ut t.ex. kontors-, butiks-, lagerlokaler eller garage/parkeringsplats i egen fastighet redovisar normalt hyresintäkterna som ett slags biinkomst i posten Övriga rörelseintäkter. Hyresintäkter i ett fastighetsförvaltande företag bokförs däremot som huvudinkomst, t.ex. vid lägenhetsuthyrning i olika fastigheter exempelvis i kontogrupp 30.
Löpande bokföring
Erhållen hyra som utgör sidointäkt krediteras konto 3910 Hyres- och arrendeintäkter alternativt underkontot 3911 Hyresintäkter. Om hyran i stället utgör huvudintäkt kan exempelvis konto 3010 döpas om till Hyresintäkter.
Om hyran betalas kvartals- eller halvårsvis bör en löpande periodise-ring göras redan i grundbokföringen. Detta möjliggör en kontinuerlig uppföljning av företagets resultat månad för månad och underlättar även bokslutsarbetet när det gäller periodiseringen. Varje månad intäktsförs då en tredjedel av kvartalshyran, alternativt en sjättedel av halvårshyran - med en bokföringsorder eller via automatkontering.
Bokslut
Eftersom hyran normalt betalas i förskott ska den del av hyran som avser perioden efter balansdagen normalt redovisas som en interimsskuld i bokslutet. Den hyresintäkt som belöper på det kommande räkenskapsåret debiteras tidigare använt konto, i kontoklass 3 eller konto 3910 Hyres- och arrendeintäkter, och krediteras konto 2971 Förutbetalda hyresintäkter. Om per balansdagen det i stället finns upplupna, men ännu ej erhållna hyresintäkter, krediteras ett konto i kontoklass 3 eller konto 3910 Hyres- och arrendeintäkter, alternativt underkontot 3911 Hyresintäkter, och debiteras konto 1750 Upplupna hyresintäkter. Återföring av interimstransaktionerna i det nya räkenskapsårets bokföring kan ske genom att samma konton bokförs omvänt om den faktiska kostnaden bokförts på detta konto. Den faktiska kostnaden kan också bokföras direkt mot interimskontot. Om det är en återkommande periodisering kan det i stället vara lämpligt att låta posten ligga kvar under året och i bokslutsarbetet justera med årets förändring.
K3-regler
Företag som tillämpar K3 ska tillämpa kapitel 20 Leasingavtal när det gäller hyresintäkter men det är i princip samma redovisningsregler som enligt K2-reglerna.
K2-regler
Enligt punkt 6.26 ska inkomst från hyresavtal redovisas som intäkt linjärt över perioden då det som hyrs disponeras av hyrestagaren. Detta gäller även förhöjda förstagångshyror.
K-årsbokslut
K ÅB baseras på K2-regelverket och reglerna är lika. Eftersom K ÅB har ett val mellan att följa regelverket i sin helhet eller om reglerna i kapitel 2-16 eller 18 i K ÅB innebär begränsningar för företaget vid tillämpning av de bestämmelser i ÅRL som anges i 6 kap. 4 § andra stycket BFL, får företaget tillämpa reglerna i K3, vilket innebär att reglerna i K3 avseende detta ord ska följas. Dock är det värt att notera att det finns specialregler för de olika associationsformerna om företaget väljer att följa K ÅB. Se K-årsbokslut.
Enligt punkt 5.26 ska inkomst från hyresavtal redovisas som intäkt linjärt över perioden då det som hyrs disponeras av hyrestagaren. Detta gäller även förhöjda förstagångshyror.
K4-regler
Företag som tillämpar i koncernredovisningen tillämpar fr.o.m 2019 IFRS 16 Leasingavtal.