Vid inköp med kontokort får köparen en skuld till kontokortsföretaget. Bokföringen av inköpet ska enligt god redovisningssed ske redan i samband med inköpet och inte först när fakturan från kontokortsföretaget kommer.
Löpande bokföring
Vid köp/betalning med kontokort debiteras det konto inköpet gäller, t.ex. konto 6110 Kontorsmateriel (BAS 2024), och momsen debiteras konto 2640 Ingående moms antingen vid inköpstillfället eller när en samlingsfaktura anländer från kontokortsföretaget. Kontokortsföretaget tar ut en avgift för hanteringen, oftast i form av en årsavgift som tas ut i förskott. Avgiften bokförs normalt på konto 6040 Kontokortsavgifter. En del banker tar dessutom ut en avgift från detaljhandeln för inlösen av kontokortsbetalningar. Denna avgift kan bokföras på samma sätt som kontokortsavgifter.
Alla kvitton i original som är underlag för företagets kontokortsköp ska arkiveras i mottagen form (vilken kan vara i elektronisk form eller på papper). Överföring får göras till annan form.
Bokslut
I samband med bokslutsarbetet bör en avstämning göras mellan bokförda och fakturerade kontokortsskulder. Om det per balansdagen finns bokförda kontokortsinköp som ännu inte har fakturerats av kontokortsföretaget, får inköpen inte bokas bort genast, eftersom företaget fortfarande juridiskt sett är betalningsansvariga för inköpet. Preskriptionstiden för näringsidkare är tio år, vilket innebär att kontokortsföretaget i princip kan vänta i tio år med att skicka fakturan.