Vid betalning med en postväxel vänder sig företaget till en bank där postväxeln skrivs ut på ett visst belopp till namngiven mottagare. Efter att ha betalat beloppet till banken kan postväxeln överlämnas till mottagaren som i sin tur kan lösa in den på en bank. En postväxel är att jämställa med kontanter för mottagaren.
Löpande bokföring
En erhållen postväxel, som löses in på bank till kontanter, debiteras konto 1910 Kassa (BAS 2024). Om postväxelns belopp samtidigt med inlösningen sätts in på företagets bankkonto, debiteras konto 1940 Bank.
En till mottagaren överlämnad postväxel, vilken betalats kontant, krediteras konto 1910 Kassa. Så länge postväxeln ej överlämnats utgör den bara en annan form av kontanter, som inte bokförs. Om postväxelns belopp betalas via ett bankuttag krediteras konto 1940 Bank. Om inte postväxeln överlämnas till mottagaren samma dag den utställs bör beloppet debiteras konto 1910 Kassa då postväxeln fram till överlämnandet representerar kontanter.
Eftersom en postväxel jämställs med kontanter ska den bokföras senast påföljande arbetsdag enligt 5 kap. 2 § BFL.
Bokslut
Erhållen, men oinlöst postväxel, räknas till företagets kontanter och ska ingå i kassainventeringsrapporten per balansdagen.
Utskriven och betald postväxel, vilken per balansdagen ännu ej överlämnats till mottagaren, räknas också till företagets kontanter.